Aus der Perspektive einer Vergabestelle gliedert sich eine Ausschreibung (Öffentliche und Beschränkte Ausschreibung) grob in zwei Schritte. Der erste Schritt umfasst die Ermittlung des Bedarfs, die Kostenschätzung, die Bereitstellung der Haushaltsmittel, die Wahl der Verfahrensart, die Erstellung der Vergabeunterlagen und die Bekanntmachung der Ausschreibung. Der zweite Schritt ist dann die eigentliche „Angebotsphase“. Diese Bewerbungs- und Angebotsphase gliedert sich, abhängig von der Art des Verfahrens, in eine Korrespondenzphase mit den Bewerbern und Bietern, in der die Bewerbungs- und Angebotsunterlagen ausgetauscht werden. Nach der Eignungsprüfung sowie Prüfung und Wertung der Angebote, der Vorabinformation unterlegener Bieter (EU-weites Verfahren) etc. erfolgt letztlich der Zuschlag.
Für teilnehmende Unternehmen wird ein Ausschreibungsverfahren mit der Bekanntmachung einer Ausschreibung relevant. Wobei zu unterscheiden ist zwischen der Bekanntmachung einer Ausschreibung und den sog. Verdingungsunterlagen, die den Auftrag und die zu erfüllenden Anforderungen exakter beschreiben. Bietende Unternehmen müssen fristgerecht die
Verdingungsunterlagen anfordern, wollen Sie an einer Ausschreibung teilnehmen.
Während der Korrespondenzphase kommunizieren Bieter und Vergabestelle. Neben dem Austausch der Vergabeunterlagen geht es in den meisten Fällen dabei um zusätzliche
Informationen zu den in den Verdingungsunterlagen angeforderten Spezifikationen des Produktes oder der Dienstleistung. Vergabestellen gehen dabei generell so vor, dass die
Antworten auf die Fragen einzelner Bieter an die gesamte Bietergemeinde weitergeleitet werden, um die Chancengleichheit zu wahren. Fällt einem Bewerber ein Fehler in den
Verdingungsunterlagen auf, so ist es empfehlenswert, diesen Fehler zu „Rügen“, um der Vergabestelle die Möglichkeit zu geben die Verdingungsunterlagen zu verbessern. Geschieht
die Rüge aus einer kooperativen Grundhaltung heraus, so wird die Vergabestelle in der Regel eher die Vorteile eines rechtssicheren Verfahrens sehen als im rügenden Bieter einen
Querulanten.
Als nächstes werden die Angebote im Beisein des Verhandlungsführers und eines zweiten Vertreters der Vergabestelle geöffnet (4-Augenprinzip). Während bei Lieferungen und
Dienstleistungen nach VOL die Angebotsöffnung in Abwesenheit der Bieter durchgeführt wird, gibt es bei den Bauaufträgen nach VOB einen sog. „Submissionstermin“, an dem unter
Anwesenheit der Bieter oder Ihrer Bevollmächtigter die Angebote geöffnet werden.
Dann erfolgt die erste Stufe der Angebotsprüfung und -wertung: Die formelle Angebotsprüfung. Formale Mängel in den Angeboten führen häufig dazu, dass Bieter bereits an dieser ersten Hürde scheitern. Ausschlussgründe während der formellen Angebotsprüfung sind:
- Verspätete Angebote
- Nicht ordnungsgemäß verschlossene Angebote
- Nicht ordnungsgemäß gekennzeichnete Angebote
-Fehlen wichtiger Preisangaben
-Fehlende Unterschrift
- Zweifelhafte Korrekturen des Bieters an seinen eigenen Angaben
- Veränderungen der Verdingungsunterlagen
- Beiliegende AGB des Bieters (= eine Veränderung der Verdingungsunterlagen)
- Mehrfache Beteiligung eines Unternehmens an der Ausschreibung
- Nicht zugelassene Nebengebote (etwa: Alternativangebot)
Die zweite Stufe der Angebotswertung ist die Eignungsüberprüfung des Bieters: Eingangs ist es hier wichtig sich im Klaren darüber zu sein, dass die Vergabestellen
grundsätzlich keine Eignungsnachweise nachfordern dürfen, die sie in der Ausschreibung nicht eingefordert haben. Hat die Vergabestelle jedoch schon in der Vergabebekanntmachung darauf hingewiesen, dass Eignungsnachweise auch nach Angebotsabgabe nachgefordert werden können, so geht das in Ordnung. Das bedeutet gleichzeitig, dass das Fehlen verlangter
Nachweise regelmäßig zum Ausschluss führt. Insbesondere für Newcomer ist es im Hinblick auf die Eignungsnachweise wichtig, bei Abgabe einer Bewerbung bzw. eines Angebots die gesamte Palette zulässiger Nachweisführung auszuschöpfen, um die Eignungsprüfung zu bestehen. Hier seien vor allem „Verfügbarkeitserklärungen“ erwähnt. In einer Verfügbarkeitserklärung erklärt ein Bieter und ein ihm verbundenes Unternehmen, dass der Bieter auf die Ressourcen des verbundenen Unternehmens zugreifen kann, dass sie aus seiner Sicht also „verfügbar“ sind. Auf diese Weise können Newcomer fehlende Referenzen sowie Erfahrung und kleinere Unternehmen Nachteile bzgl. der technischen Ausrüstung und der Mitarbeiter Anzahl ausgleichen.
In der dritte Stufe der Angebotswertung wird die Richtigkeit bzw. „Auskömmlichkeit“ des Angebotes geprüft: Neben der rechnerischen Überprüfung der Angebote (Preise) wird unter anderem geprüft, ob z.B. im Falle außergewöhnlich günstiger Angebote, die Gefahr der Insolvenz des jeweiligen Bieters durch nicht kostendeckende Produktion gegeben ist. Das bedeutet allerdings nicht, dass ein Unternehmen nicht dazu berechtigt wäre, durch aggressive Preispolitik für einzelne Aufträge unter die Kostendeckung zu gehen, um sich neue Märkte zu erschließen. Bei Rückfragen der Vergabestelle zur Kalkulation ist diese gegebenenfalls zu erläutern.
In der vierten Stufe wird die Wirtschaftlichkeit eines Angebotes unter Berücksichtigung der mitgeteilten Zuschlagskriterien bewertet: Zuerst wird dabei i.d.R. das Preisleistungsverhältnis vor dem Hintergrund des Leistungsverzeichnisses bewertet. Dann werden, so zugelassen, die Nebenangebote bewertet. Nebenangebote müssen
grundsätzlich zu den Hauptangeboten gleichwertig sein. Ein Nebenangebot als “abgespeckte“ Version eines Hauptangebotes führt zum Ausschluss. Es kann zu diesem Zeitpunkt immer noch zu klärenden Gesprächen mit den Bietern durch die vergebende Stelle kommen. Oft geht es darin um die Auskömmlichkeit eines Angebotes. Die Vergabestelle darf auch hier Einblick in die Kalkulationen der Bieter verlangen. Obwohl die Vergabestelle auch nach der Angebotsöffnung noch die Mitwirkung des Bieters fordern kann, darf es sich jedoch nicht um richtige Nachverhandlungen handeln, die konkrete Preise und Leistungsinhalte des Angebotes zum Gegenstand haben (Verhandlungsverbot). Während der Prüfungs- und Wertungsphase können auch Tests und Muster eines Angebotes verlangt sowie Sachverständige hinzugezogen werden.
Mit dem Abschluss der vierten Stufe trifft die Vergabestelle die Vergabeentscheidung über die Annahme bzw. Ablehnung der Angebote. Erteilt sie einem Bieter den Zuschlag, informiert sie den erfolgreichen sowie die nicht erfolgreichen Bieter über das Ergebnis. Details hierzu ergeben sich aus der Art des gewählten Verfahrens. Bei EU-weiten Verfahren sind die nicht berücksichtigen Bieter dabei aber als Erste zu informieren, um den Rechtsschutz nicht zu gefährden, sog. Vorabinformationspflicht. Den nicht berücksichtigten Bietern muss der Name des Bieters mitgeteilt werden, der den Zuschlag erhalten hat. Die nicht berücksichtigten Bieter sind über den Grund zu informieren, warum ihr Angebot nicht berücksichtigt wurde. Wenn der Ausschluss während der ersten drei Stufen wegen formaler Fehler, mangelnder Eignung des Bieters oder eines nicht auskömmlichen Angebotes geschah, so müssen die Bieter genauere Angaben zum Ausschlussgrund bekommen.
Das Recht der Vergabeverfahren ist in diverse Gesetzen, Verordnungen und Abkommen geregelt, die hier der Vollständigkeit halber genannt werden:
- EU-Vergaberichtlinien
- Das Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG)
- Die Haushaltsordnungen des Bundes-, der Länder und Gemeinden (BHO, LHO)
- Das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
- Die Vergabeverordnung (VgV)
- Die Verdingungsordnung für Leistungen Teil A (VOL/A)
- Die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB)
- Die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF).
