Eine Beschränkte Ausschreibung wird oberhalb der europäischen Schwellenwerte Nicht-offenes Verfahren genannt. Bei einer Beschränkten Ausschreibung wird nur einer beschränkten Anzahl von Unternehmen die Möglichkeit gegeben, ein Angebot abzugeben. Dem geht in der Regel ein sog. Teilnahmewettbewerb voraus, der allgemein bekannt gegeben wird. Hier werden Unternehmen dazu aufgefordert, ihre Eignung zur Durchführung eines Auftrages nachzuweisen. Aus den Wettbewerbsteilnehmern wählt die vergebende Stelle eine Reihe Unternehmen aus, die dann dazu aufgefordert werden, tatsächlich ein Angebot abzugeben. In der Praxis schreiben Vergabestellen Beschränkte Ausschreibungen jedoch auch häufig nicht über einen Teilnahmewettbewerb aus, sondern kontaktieren sofort drei Unternehmen und fordern diese auf, direkt ein Angebot abzugeben. Bei einer Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb muss ein Unternehmen der Vergabestelle mithin bereits bekannt sein, will es aufgefordert werden, ein Angebot abzugeben.
Ist einer Vergabestelle kein Unternehmen bekannt, das für eine Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb in Frage kommen würde, so wird diese mitunter im Rahmen einer Markterkundung anhand der auf Landesebene erstellten Bieterlisten, den sog. „Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis für öffentliche Aufträge“ (ULV), eine Anzahl Unternehmen identifizieren, denen dann die – nicht zwingende – Aufforderung gemacht wird, ein Gebot abzugeben. Ein zweiter Vorteil der Eintragung in eine dieser „Bieterlisten“ ist, dass anstelle der geforderten Einzelnachweise zur Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit und Fachkunde auch immer öfter die Bescheinigung der Eintragung in eine Bieterliste vorgelegt werden kann.
Der Eintrag in eine Bieterliste empfiehlt sich durchaus, sollte aber nicht als Garant für den unmittelbaren Erhalt einer Aufforderung ein Angebot abzugeben missverstanden werden. Steter Kontakt zu der relevanten Vergabestelle und den Auftragsberatungsstellen der Länder sowie ein maßgeschneidertes allgemeines Marketing, das auf Vergabestellen abzielt sind hier unabdingbar. Es gibt für jedes Bundesland eigene Grenzwerte bzgl. der Auftragshöhe, unterhalb derer ein Auftrag durch eine Beschränkte Ausschreibung vergeben werden kann und nicht unbedingt allgemein ausgeschrieben werden muss.
