Eine Freihändige Vergabe wird oberhalb der europäischen Schwellenwerte Verhandlungsverfahren genannt. Die Freihändige Vergabe betrifft in der Regel die vom Umsatz her kleinsten Aufträge und ist formlos. Die Größe der Aufträge, um die es bei der Freihändigen Vergabe geht, unterscheidet sich dabei von Bundesland zu Bundesland durchaus. Je nach Bundesland kann unterhalb gewisser „Bagatellgrenzen“ nur eine kleine Anzahl von Unternehmen zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden. Diese Aufforderung muss nicht öffentlich erfolgen und kann sogar am Telefon geschehen. Das bedeutet, dass ein Unternehmen bereits bei der vergebenden Stelle bekannt sein muss, will es im Rahmen einer Freihändigen Vergabe berücksichtigt werden. Für ein Unternehmen heißt es, frühzeitig und nachhaltig Kontakte zu Vergabestellen zu pflegen und durch gezielte Werbung bei den Vergabestellen und Präsenz in den einschlägigen Datenbanken, Messen und Publikationen auf sich aufmerksam zu machen. Aber auch Aufträge, die freihändig vergeben werden, können über die Ausschreibung eines Teilnahmewettbewerbs allgemein bekannt gemacht werden.
Für das „Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis für öffentliche Aufträge“ gilt bei Freihändigen Vergaben ähnliches wie bei Beschränkten Ausschreibungen: Eine lohnende Investition, die jedoch kein Allheilmittel darstellt und auf keinen Fall aktives Marketing und regelmäßigen Kontakt zu Vergabestellen ersetzt.
Wie bereits bei der Beschränkten Ausschreibung gelten auch für Freihändige Vergaben länderspezifische Wertgrenzen. Während in Berlin z.B. bei Auftragswerten für Lieferungen und Leistungen nur bis 7.500 Euro freihändig vergeben werden kann, sieht Brandenburg hierfür eine Wertgrenze von 20.000 Euro vor.
(Klicken für größere Ansicht) Wertgrenzen für Beschränkte Ausschreibungen / die Freihändige Vergabe in den Bundesländern (alle Beträge Euro, so nicht anders ausgewiesen alle Beträge brutto, Stand September 2008)
