Beschränkte Ausschreibung

Eine Beschränkte Ausschreibung wird oberhalb der europäischen Schwellenwerte Nicht-Offenes Verfahren genannt. Bei einer Beschränkten Ausschreibung wird nur einer beschränkten Anzahl von Unternehmen die Möglichkeit gegeben, ein Angebot abzugeben. Dem geht in der Regel ein sog. Teilnahmewettbewerb voraus, der allgemein bekannt gegeben wird. Hier werden Unternehmen dazu aufgefordert, ihre Eignung zur Durchführung eines Auftrages nachzuweisen. Aus den Wettbewerbsteilnehmern wählt die vergebende Stelle eine Reihe Unternehmen aus, die dann dazu aufgefordert werden, tatsächlich ein Angebot abzugeben. In der Praxis schreiben Vergabestellen Beschränkte Ausschreibungen jedoch häufig nicht über einen Teilnahmewettbewerb aus, sondern kontaktieren sofort drei Unternehmen und fordern diese auf, direkt ein Angebot abzugeben. Bei einer Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb muss ein Unternehmen der Vergabestelle mithin bereits bekannt sein, will es aufgefordert werden, ein Angebot abzugeben. Ist einer Vergabestelle kein Unternehmen bekannt, das für eine Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb in Frage kommen würde, so wird diese mitunter im Rahmen einer Markterkundung anhand der auf Landesebene erstellten Bieterlisten, den sog. Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis für öffentliche Aufträge (ULV), eine Anzahl Unternehmen identifizieren, denen dann die nicht zwingende Aufforderung gemacht wird, ein Gebot abzugeben. Jüngst wurden die ULV der Länder durch die Präqualifizierung VOL zu einer bundesweiten Einrichtung aufgewertet. Für öffentliche Aufträge, die nach der VOB vergeben werden, existiert seit einiger Zeit eine eigenständige Liste innerhalb der Präqualifizierung VOB .
Ein zweiter Vorteil der Eintragung in die Präqualifikationslisten ist, dass anstelle der im Rahmen einer öffentlichen Auftragsvergabe geforderten Einzelnachweise zur Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit und Fachkunde auch immer öfter die Bescheinigung der Eintragung in eine Präqualifakationsliste vorgelegt werden kann oder sogar muss. Der Eintrag in eine Bieterliste empfiehlt sich durchaus, sollte aber nicht als Garant für den unmittelbaren Erhalt einer Aufforderung ein Angebot abzugeben missverstanden werden. Steter Kontakt zu der relevanten Vergabestelle und den Auftragsberatungsstellen der Länder sowie ein maßgeschneidertes allgemeines Marketing, das auf Vergabestellen abzielt sind vor dem Hintergrund Beschränkter Ausschreibungen unabdingbar.

CPV-Code

Das "Gemeinsame Vokabular für öffentliche Aufträge" (Common Procurement Vocabulary - CPV) wird durch die Europäische Union zur Kategorisierung des Auftragsgegenstands bei der Vergabe öffentlicher Aufträge in den Mitgliedstaaten vorgeschrieben. Bereits die Ausschreibungsbekanntmachungen von Vergaben oberhalb der europäischen Schwellenwerte sollen so in allen Mitgliedstaaten der EU nach derselben Systematik bzgl. ihres Gegenstandes geordnet werden, was Unternehmen die Suche nach geeigneten Aufträgen durchaus erleichtern kann. In der Praxis empfiehlt sich allerdings bei der Suche nach Ausschreibungsbekanntmachungen auch im Volltext der Bekanntmachung nach passenden Stichwörtern zu suchen, da eine falsche Kennzeichnung durch die Vergabestelle vorkommen kann.

Europäische Ausschreibung oder EU-Ausschreibung

Ausschreibungen von Aufträgen deren Auftragsvolumen über den europäischen Schwellenwerten liegt. Das Gegenstück zu den EU-Ausschreibung unterhalb der europäischen Schwellenwerte sind nationale Ausschreibungen.

Freihändige Vergabe

Eine Freihändige Vergabe wird oberhalb der europäischen Schwellenwerte Verhandlungsverfahren genannt. Die Freihändige Vergabe betrifft in der Regel die vom Umsatz her kleinsten Aufträge und ist formlos. Die Größe der Aufträge, um die es bei der Freihändigen Vergabe geht, unterscheidet sich dabei von Bundesland zu Bundesland nach der VOB und VOL 2006 durchaus. Je nach Bundesland kann unterhalb gewisser Bagatellgrenzen nur eine kleine Anzahl von Unternehmen zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden. Diese Aufforderung muss nicht öffentlich erfolgen und kann sogar am Telefon geschehen. Das bedeutet, dass ein Unternehmen bereits bei der vergebenden Stelle bekannt sein muss, will es im Rahmen einer Freihändigen Vergabe berücksichtigt werden. Für ein Unternehmen heißt es, frühzeitig und nachhaltig Kontakte zu Vergabestellen zu pflegen und durch gezielte Werbung bei den Vergabestellen und Präsenz in den einschlägigen Datenbanken, Messen und Publikationen auf sich aufmerksam zu machen. Aber auch Aufträge, die freihändig vergeben werden, können über die Ausschreibung eines Teilnahmewettbewerbs allgemein bekannt gemacht werden. Für das Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis für öffentliche Aufträge respektive für die Präqualifizierungsllisten gilt bei Freihändigen Vergaben ähnliches wie bei Beschränkten Ausschreibungen: Eine lohnende Investition, die jedoch kein Allheilmittel darstellt und auf keinen Fall aktives Marketing und regelmäßigen Kontakt zu Vergabestellen ersetzt.

Lose/Losvergabe

Ein Auftrag ist vom Auftraggeber entweder anhand von Mengengrößen (Teillose) oder anhand inhaltlicher Aussrichtung (Fachlose) in Teilauftäge zu zerlegen (GWB § 97 Abs.3). Diese Vorschrift dienst explizit der Mittelstandsförderung, da Teil- und Fachlose kleinere und mittlere Unternehmen sowohl eher ansprechen als Großunternehmen als auch von kleineren und mittleren Unternehmen eher geleistet werden können als Großaufträge. Technische und wirtschafliche Gründe sind dabei als Ausnahmebegründungen zugelassen. Die Lose eines Auftrages müssen nicht in der selben Ausschreibung bekannt gemacht werden. Es kommt oft vor, dass die verschiedenen Lose eines Auftrages in mehreren Ausschreibungen über eine gewisse Zeit ausgeschrieben werden.

Nicht-Offenes Verfahren

Beim Nicht-Offenen Verfahren handelt es sich um eine Beschränkte Ausschreibung mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb auf der Basis europarechlticher Grundlagen (EG).

Offenes Verfahren

Das Offene Verfahren ist das europarechtliche (EG) Gegenstück zur Öffentlichen Ausschreibung

Öffentliche Ausschreibung

Öffentliche Ausschreibungen, die oberhalb der europäischen Schwellenwerte Offene Verfahren genannt werden, sollten nach dem Gesetz die Regel sein, während die Beschränkte Ausschreibung und die Freihändige Vergabe die Ausnahme sind. Bei der Öffentlichen Ausschreibung macht eine Vergabestelle einer unbestimmt Zahl von Unternehmen die geplante Vergabe eines Auftrages bekannt (allgemeine Bekanntmachung). Es gibt in Deutschland eine Vielzahl von ehemals staatlichen Ausschreibungsorganen auf der Ebene des Bundes, der Länder sowie der Kommunen. Sogar die Veröffentlichung in eigenen Publikationen, in lokalen Zeitungen oder auf Internetportalen erfüllt unterhalb der europäischen Schwellenwerte die Pflicht zur allgemeinen Bekanntmachung einer Ausschreibung. Das hat den Effekt, dass der staatliche oder halbstaatliche Charakter der meisten Ausschreibungsorgane (typischerweise die der Länder oder des Bundes) eine Vollständigkeit suggerieren, die sie nicht auch nur annähernd bieten können. Bei über 30.000 Vergabestellen in Deutschland und einer unübersehbaren Anzahl von Veröffentlichungswegen ist es unumgänglich, auf die Dienste eines spezialisierten Informationsdienstes wie den DTAD zurückzugreifen, will ein Unternehmen vermeiden, nur einen Bruchteil der eigentlich in Frage kommenden Ausschreibungen berücksichtigen zu können.

Präqualifizierung

Bei der Präqualifizierung handelt es sich um eine allgemeine Eignungsprüfung von Unternehmen in den Augen öffentlicher Auftraggeber, die unabhängig von tatsächlichen Vergaben durchgeführt wird. Um sich zu präqualifzieren, müssen Unternehmen die einzelnen Nachweise zur Sachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit bei einer Präqualifizierungsstelle einreichen. Unternehmen, die sich präqualifiziert haben, können ihre Eignung für öffentliche Aufträge dann durch einen Verweis auf ihre Mitgliedschaft in einer Präqualifizierungsliste nachweisen.

Präqualifizierung für Bauaufträge (PQ-VOB)

Für Aufträge, die im Rahmen der VOB vergeben werden, wurde eigens der "Verein für die Präqualifizierung von Bauunternehmen" gegründet. Dieser Verein führt eine im Internet allgemein zugängliche Liste präqualifizierter Bauunternehmen. Dort sind die Nachweise zur Sachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der geführten Unternehmen in einem geschützten Bereich hinterlegt, auf den Vergabestellen per Passwort und der Registrierungsnummer des präqualifizierten Unternehmens zugreifen können. Die eigentliche Präqualifizierung wird von 6 Präqualifizierungsstellen durchgeführt, bei denen Bauunternehmen ihre Eignung für öffentliche Bauaufträge nachweisen können (PQ-VOB) .
Je nach dem, für wie viele Leistungsbereiche sich ein Unternehmen präqualifizieren will, muss für eine Registrierung zwischen ca. 400 und 700 Euro pro Jahr aufgewendet werden. Dabei ist zu beachten, dass die verschiedenen Präqualifizierungsstellen unterschiedliche Preismodelle anwenden und sich abhängig von Größe und Spezialisierung des jeweiligen Bauunternehmens durchaus ein günstigstes Angebot ergeben kann.

Präqualifizierung für Aufträge aus Lieferungen und Leistungen (PQ-VOL)

Für Aufträge, die im Rahmen der VOL vergeben werden, existiert seit 2009 ebenfalls ein bundeseinheitliches Präqualifizierungsverfahren. Die Industrie- und Handelskammern und, soweit vorhanden, deren Auftragsberatungsstellen haben die Registrierung von Unternehmen übernommen. Der Unterschied zu den bekannten Unternehmer- und Lieferantenverzeichnissen (ULV) der Bundesländer ist, dass die "Präqualifizierungsdatenbank für den Liefer- und Dienstleistungsbereich" über die Landesgrenzen hinweg genutzt werden soll (PQ-VOL) .
Für eine Registrierung werden von den Stellen verschiedene Preise erhoben. So kostet die Erstregistrierung in Bayern 180 Euro und in Hessen 215 Euro.

Schwellenwerte, europäisch

Durch die EU vorgegebenen Auftragshöhen, ab denen Vergabestellen in den Mitgliedsstaaten verpflichtet sind Ausschreibungen nach den Vorgaben der EU durchzuführen und nicht alleine nach nationalen Recht. Mit der Verordnung (EG) Nr. 1177/2009 der Kommission aus dem November 2009 belaufen sich diese Schwellenwerte im allgemeinen auf 4.845.000 Euro für Bauleistungen von Auftraggebern aller Art. Bei den Liefer- und Dienstleistungen belaufen sich die Schwellenwerte für obere Bundesbehörden auf 125.000 Euro, für Versorger auf 387.000 Euro und für die restlichen Vergabestellen auf 193.000 Euro.

Schwellenwerte, national

Nationale Schwellenwerte in Deutschland legen die Auftragshöhen fest, anhand derer geregelt ist, ob eine Vergabe freihändig, beschränkt oder öffentlich zu vergeben ist. Bis zur Vergaberechtsreform von 2009 wurden diese Schwellenwerte individuell durch die Bundesländer recht uneinheitlich geregelt.
Mit der Neufassung der VOB wurden für Bauleistungen bundesweite Schwellenwerte für die verschiedenen Vergabearten eingeführt. Danach können Beschränkte Ausschreibungen, abhängig vom Gewerk, bei einer Netto-Auftragshöhe bis zu 50.000, 100.000 oder 150.000 Euro durchgeführt werden. Die Neufassung der VOL 2009 enthält keine Regelungen zu Schwellenwerten zwischen der Vergabearten.Es kann also davon ausgegangen werden, dass hier in der Zukunft wieder länderspezifische Regelungen in Kraft bleiben.
Im Rahmen der "vergabgerechtlichen Beschleunigungsmaßnahmen" des Konjunkturpaketes II wurden zu Beginn des Jahres 2009 auf zwei Jahre befristete neue Schwellenwerte für die freihändige und die beschränkte Vergabe in Kraft gesetzt. Liefer- und Dienstleistungsaufträge können bis 100.000 Euro durch Freihändige Vergabe oder Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb vergeben werden.Bauleistungen können bis zu 1.000.000 Euro durch Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb und bis zu 100.000 Euro durch Freihändige Vergabe ohne Teilnahmewettbewerb vergeben werden.

Vergabeverfahren, allgemein

Bei den nationalen Vergabeverfahren handelt es sich um die Öffentliche Ausschreibung, die Beschränkte Ausschreibung sowie die Freihändige Vergabe. Die Beschränkte Ausschreibung und die Freihändige Vergabe können nach einem allgemein bekanntgemachten Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden.
Bei den europäischen Vergabeverfahren handelt es sich um das Offene Verfahren, das Nicht-offene Verfahren sowie das Verhandlungsverfahren. Das Nicht-offene Verfahren und das Verhandlungsverfahren müssen jedoch nach einem allgemein bekannt gemachten Teilnahmewettbewerb stattfinden. Dabei entspricht die Öffentliche Ausschreibung dem Offenen Verfahren, die Beschränkte Ausschreibung dem Nicht-Offenen Verfahren und die Freihändige Vergabe dem Verhandlungsverfahren.

Für die Findung des vorgeschriebenen Verfahrens im Rahmen einer Vergabe werden im allgemeinen Schwellenwerte herangezogen und in der VOB und der VOL Ausnahmen definiert, die eine Abweichung von der Öffentlichen Ausschreibung respektive dem Offenen Verfahren als Regelverfahren rechtfertigen. In der Praxis führt dies dazu, dass die Öffentliche Ausschreibung/ das Offene Verfahren eher die Ausnahme denn die Regel ist.

Verhandlungsverbot

Bei Vergabeverfahren öffentlicher Auftragsgeber, bei denen es sich um Öffentliche Ausschreibungen (Offene Verfahren) oder Beschränkte Ausschreibungen (Nicht-Offene Verfahren) handelt, unterliegt der Auftraggeber, dem sog. Verhandlungsverbot. Es besagt, dass die Vergabestelle Angebote nicht mit den Bietern verhandeln darf. Aus Sicht des Gesetzgebers, geht es beim Verhandlungsverbot zuerst darum, sicherzustellen, dass der Auftraggeber die Grundlagen der Ausschreibung während des Verfahrens nicht verändert. Lediglich vergabebezogene Fragen durch die Bieter und diesbezügliche Aufklärungen durch die Vergabestelle dürfen während des Vergabeverfahrens kommuniziert werden. Aufklärungen müssen an alle Bieter kommuniziert werden. Damit soll vermieden werden, dass es einen Bieter gibt, der über priviligierte Wissen verfügt.
Bis zum Zeitpunkt der Angebotsöffnung ergibt sich dadurch allerdings auch die Situation, dass jeder Bieter nur sein eigenes Angebot und der Auftraggeber keines der Angebote kennt (vorausgesetzt die Bieter bilden kein Kartell, was rechtswidrig wäre). Das Verhandlungsverbot hat so auch zur Folge, dass die Bieter einen starken Anreiz haben, ihr eingereichtes Angebot sofort so günstig wie möglich und so teuer wie nötig zu gestalten. Werden sie von einem Mitbieter bei gleicher Qualität unterboten, so haben sie auf Grund des Verhandlungsverbotes keine Chance, darauf mit einer Preissenkung oder in einer sonstigen Art zu reagieren. Der Auftrag wäre verloren.

Verhandlungsverfahren

Beim Verhandlungsverfahren handelt es sich um eine Freihändige Vergabe mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb auf der Basis europarechlticher (EG) Grundlagen.