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Ausschreibung - Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung in Hamburg (ID:9595167)

Übersicht
DTAD-ID:
9595167
Region:
20539 Hamburg
Auftragsart:
Archiviertes Dokument
Europäische Ausschreibung
Europäische Ausschreibung
Dokumententyp:
Ausschreibung
Ausschreibung
Verfahrensart:
Offenes Verfahren
Kategorien:
Softwareprogrammierung, -beratung, Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung, Verteidigung, Sozialversicherung
CPV-Codes:
Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung , Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste
Vergabeordnung:
Dienstleistungsauftrag (VOL/VOF)
Vergabe in Losen:
nein
Kurzbeschreibung:
Dienstleistungen zur Digitalisierung des Bauaktenarchivs (Scandienstleistung, Transport, Lagerung/Verwahrung, Vernichtung). Es soll langfristig das gesamte Bauaktenarchiv mit Bauakten...
Termine und Fristen
DTAD-Veröffentlichung:
11.06.2014
Frist Vergabeunterlagen:
21.07.2014
Frist Angebotsabgabe:
22.07.2014
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Beteiligte Firmen & Vergabestellen
Vergabestelle:
Freie Hansestadt Bremen, vertreten durch den Senator für Umwelt, Bau und Verkehr
Ansgaritorstraße 2
28195 Bremen

E-Mail: dataportvergabe2548@dataport.de

 
Angebote oder Teilnahmeanträge sind zu richten an:
Dataport, Anstalt des öffentlichen Rechts
Billstraße 82
20539 Hamburg
Kontaktstelle: Geschäftszimmer 310, Submissionsstelle

Leistungsbeschreibung
Beschreibung:
Dienstleistungen zur Digitalisierung des Bauaktenarchivs (Scandienstleistung, Transport, Lagerung/Verwahrung, Vernichtung).
Es soll langfristig das gesamte Bauaktenarchiv mit Bauakten und Baustatikakten der Freien Hansestadt Bremen digitalisiert und als PDF/A-2u-Datei (MRC-Komprimierung mit dem LuraTech PDF Compressor) gespeichert werden.
Die Digitalisierung der Bauakten soll über einen Zeitraum von 20 Jahren verwirklicht werden. Daher sind schrittweise jedes Jahr anteilig 1/20 des Aktenbestandes von ca. 6,4 km Akten zu digitalisieren.
Siehe Leistungsbeschreibung (Teil B der Vergabeunterlagen).
Es erfolgt keine losweise Vergabe.
Es liegt ein Beschaffungsgegenstand vor, der nach vernünftigen Erwägungen gar nicht in Lose aufgeteilt werden kann. Wollte man beispielsweise die Abholung der Akten von der Lagerung oder der Scandienstleistung trennen, würde man sich weit vom marktüblichen Vorgehen entfernen, dass man – nur um der Losbildung gerecht zu werden – keine vernünftige und damit wirtschaftliche Beschaffung mehr tätigen könnte (siehe im Detail unten). Das Vergaberecht, das nicht nur Bieterrechte begründet, sondern vor allem auch einer wirtschaftlichen Beschaffung dient, würde unvernünftiger Weise unterlaufen. Zudem bestünden bei einer solchen Trennung unverhältnismäßige rechtliche Risiken (wie Haftung etc.) auf Seiten des Auftraggebers, da im Falle bspw. einer Beschädigung von Akten das Verschulden der jeweiligen Vertragspartner schwer zu klären wäre. Zudem ist angesichts des Beschaffungsgegenstandes und der Volumens die Möglichkeit der Beteiligung mittelständischer Unternehmen gewährleistet.
Im Rahmen der Vorbereitung des Projektes „Digitalisierung des Bauaktenarchivs“ wurden verschiedene Szenarien entwickelt. Dabei stellte sich das Verfahren des Scan on Demand aufgrund der Größe unseres Archivs als einzig mögliche heraus. Dies bedingt, das aufgrund der Wasserschäden in unseren Archiven, alle Akten sofort ausgelagert werden und zu einem späteren Zeitpunkt (on Demand) digitalisiert werden.
Um ein reibungsloses Scan on Demand – Verfahren zu ermöglichen, ist es zwingend erforderlich, dass die Aktenanlieferung aus dem Lager und das Scan-Verfahren genauestens aufeinander abgestimmt sind. Die Akten müssen für den allgemeinen Betrieb nicht nur innerhalb von 48 Stunden auf dem Server bereitgestellt sein, sondern es ist außerdem notwendig, dass sie in Eilfällen (Gefahrenabwehr) innerhalb von 2 Stunden zur Verfügung stehen. Um diesen Zugriff garantieren zu können, ist es notwendig, dass die Verantwortung bei einem Auftragnehmer liegt. Zudem müssen die Akten nach dem Scannen für die Qualitätskontrolle wieder eingelagert werden, was eine erneute Schnittstelle darstellen würde.
Da die Lagerung und das Scan-Verfahren in diesem Auftrag streng ineinander greifen, widerspricht es der Natur der Sache, die beiden Aufgaben nach Losen auszuschreiben.

CPV-Codes: 75131000, 72510000

Erfüllungsort:
Bremen.
Nuts-Code: DE5

Verfahren & Unterlagen
Verfahrensart:
Offenes Verfahren

Dokumententyp:
Ausschreibung

Vergabeordnung:
Dienstleistungsauftrag

Org. Dok.-Nr:
194527-2014

Aktenzeichen:
OV RE2/2548/14

Vergabeunterlagen:
Bei der Abforderung der Vergabeunterlagen unter der angegebenen Kontaktadresse sind unbedingt der Name des Unternehmens, die entsprechende Anschrift sowie eine Telefonnummer anzugeben.
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Fehler/Unklarheiten/Widersprüche oder Ähnliches, so hat der Bieter unverzüglich darauf hinzuweisen. Nachteile, die sich daraus ergeben, dass ein Angebot auf Grundlage unvollständiger Unterlagen abgegeben wurde, gehen zu Lasten des Bieters. Fragen und erbetene zusätzliche Auskünfte zu den Vergabeunterlagen sind bis zu dem in den Vergabeunterlagen genannten Zeitpunkt (Schluss des Frageforums) an die oben genannte E-Mail-Adresse zu richten. Fragen, die sich im Rahmen der möglichen Ortsbesichtigung (siehe hierzu Vergabeunterlagen) ergeben, können auch noch nach dem genannten Termin gestellt werden, auf § 12 EG Abs. 8 VOL/A wird verwiesen. Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen Bietern, die die Vergabeunterlagen angefordert haben, unaufgefordert an dem in den Vergabeunterlagen genannten Zeitpunkt zur Kenntnis gegeben. Abweichend hiervon wird der Auftraggeber Auskünfte, die nur den fragenden Bieter betreffen, nur diesem mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Bieter nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Bieters verletzen. Ebenso wird der Auftraggeber unter Umständen Auskünfte schon vor dem genannten Terminversenden, wenn auf Grund der Art und des Inhalts der Frage/n eine unverzügliche Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die keine zusätzlichen Auskünfte im Sinne von § 12 EG Abs. 8 VOL/A darstellen, prüft der Auftraggeber im jeweiligen Einzelfall, ob er Antworten versendet. Die Entscheidungen trifft der Auftraggeber nach pflichtgemäßem Ermessen.

Termine & Fristen
Unterlagen:
21.07.2014 - 13:00 Uhr

Angebotsfrist:
22.07.2014 - 13:00 Uhr

Ausführungsfrist:
Laufzeit in Monaten: 60 (ab Auftragsvergabe)

Bindefrist:
31.10.2014

 
Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Tag
22.07.2014 - 13:01

Ort
Sonstige Stelle gemäß Anhang A.III.

Bedingungen & Nachweise
Zuschlagskriterien:
Niedrigster Preis

Geforderte Nachweise:
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Projektsprache Deutsch,
— Scientology-Erklärung,
— Eigenerklärung über Nichtausschluss von öffentlichen Aufträgen,
— Eigenerklärung zu Ausschlussgründen,
— Unternehmensbeschreibung,
— Liste privilegierter Nachunternehmer,
— Nachunternehmererklärung,
— Erklärung Bietergemeinschaft,
— Erklärung zu Tarif- und Mindestlöhnen.
Details siehe Vergabeunterlagen.

Technische Leistungsfähigkeit
— Referenzliste.
Details siehe Vergabeunterlagen.
Unternehmen, die geforderte Nachweise noch nicht oder nicht vollständig erbringen können (z. B. neugegründete Unternehmen), haben darauf hinzuweisen und entsprechende andere Unterlagen (z. B. Konzepte, Unternehmensplanungen, Ausbildungsnachweise) vorzulegen, die eine Beurteilung in fachlicher und technischer Hinsicht zulassen.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
Als Mindestkriterium für die Leistungsfähigkeit hat der Auftraggeber die Gewähr eines Bieters festgelegt, im Kontakt zum Auftraggeber bei der Leistungserbringung nur Personal einzusetzen, das in ausreichendem Maße über Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift verfügt.
Ein Bieter gilt in diesem Verfahren zudem nur dann als leistungsfähig, wenn er in einer Nutzwertanalyse zumindest einen Punktwert von 3 (von 5) bei dem Kriterium „Erfahrung hinsichtlich des Beschaffungsgegenstandes“ erreicht. Hierzu wird die Referenzliste ausgewertet. Bei dieser Auswertung werden folgende Unterkriterien angewandt:
1. Erfahrung mit einem vergleichbaren Auftraggeber 10 %,
2. Fach- und Projekterfahrung bei der Digitalisierung vergleichbarer Aktenbestände 40 %,
3. Erfahrungen bei der Lagerung/Verwahrung vergleichbar großer Aktenbestände und damit verbundener Vorkehrungen zum Schutz gegen Zerstörung, Beschädigung, Verlust etc. 15 %,
4. Erfahrungen mit einer Überleitung auf einen anderen Vertragspartner nach Ablauf der Zusammenarbeit 5 %,
5. Erfahrung mit vergleichbaren Vorgehensweisen bei der Digitalisierung (wie in Teil B beschrieben: Scan-on-demand und Eilfälle) 30 %.

Bitte beachten Sie: Die Darstellung des Dokumentes auf dieser Seite wurde angepasst. Die ursprüngliche Version finden Sie hier.
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