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DTAD Deutscher Auftragsdienst

Ausschreibung - Dokumentenmanagement in Langenhagen (ID:12042134)

Übersicht
DTAD-ID:
12042134
Region:
30853 Langenhagen
Auftragsart:
Archiviertes Dokument
Europäische Ausschreibung
Europäische Ausschreibung
Dokumententyp:
Ausschreibung
Ausschreibung
Verfahrensart:
Nicht offenes Verfahren
Kategorien:
Softwareprogrammierung, -beratung
CPV-Codes:
Dokumentenmanagement
Vergabeordnung:
Dienstleistungsauftrag (VOL/VOF)
Vergabe in Losen:
nein
Kurzbeschreibung:
Der Berufsgenossenschaft Rohstoffe und chemische Industrie („BG RCI“) plant die vollständige Digitalisierung ihres Papieraktenbestands. Im Anschluss an die Digitalisierung sollen die Papierakten...
Termine und Fristen
DTAD-Veröffentlichung:
25.06.2016
Frist Vergabeunterlagen:
20.07.2016
Frist Angebotsabgabe:
22.07.2016
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Beteiligte Firmen & Vergabestellen
Vergabestelle:
Berufsgenossenschaft Rohstoffe und chemische Industrie
Theodor-Heuss-Straße 160
30853 Langenhagen
Kontaktstelle: Vergabestelle – KC IT Beschaffung

E-Mail: DL-Beschaffung@bgrci.de
http://www.bgrci.de

Öffentliche Ausschreibungen
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Gewerbliche Bauvorhaben
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Gewonnene / Vergebene Aufträge
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Geschäftsbeziehungen
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Leistungsbeschreibung
Beschreibung:
Digitalisierung und Vernichtung von Papierakten.
Der Berufsgenossenschaft Rohstoffe und chemische Industrie („BG RCI“) plant die vollständige Digitalisierung ihres Papieraktenbestands. Im Anschluss an die Digitalisierung sollen die Papierakten vom Auftragnehmer vernichtet werden.
Im Rahmen des „Zielmodells BG RCI“ wurden für verschiedene Standorte der BG RCI Schließungstermine festgelegt, die sich bis in das Jahr 2019 erstrecken werden. An allen Standorten der Leistungssachbearbeitung bestehen umfangreiche Aktenbestände. Die Geschäftsführung der BG RCI hat daher beschlossen, ihre Aktenbestände zu digitalisieren. Die Digitalisierung erstreckt sich auf die Aktenbestände in allen Standorten der Bezirksdirektionen, also auch auf solche, die nicht von Standortschließungen betroffen sind.
Bei den zu digitalisierenden Aktenbeständen können die folgenden Kategorien unterschieden werden:
— Arbeitsakten: Akten, die im Rahmen eines aktuell laufenden Feststellungsverfahrens (Erstfeststellung, Termine Nachuntersuchungen etc.) in Bearbeitung sind und
— Bestandsakten mit langfristigen Terminen: Akten, die im Rahmen der Geschäftstätigkeit nur unregelmäßig und in großen Zeitabständen benötigt werden (laufende Rentenzahlungen, Fälle ohne regelmäßige Vorlage etc.).
Die BG RCI nutzt in den verschiedenen Fachbereichen (Rehabilitation und Leistungen, Regress sowie Mitglieder und Beitrag) seit Dezember 2014 ein flächendeckendes Verfahren zur elektronischen Aktenbearbeitung auf Basis eines Dokumentenmanagementsystems (DMS).
Die BG RCI geht davon aus, dass insgesamt ca. 228 500 Akten zu digitalisieren sind. Sie schätzt das durchschnittliche Aktenvolumen auf ca. 265 Blatt, so dass sich eine Gesamtblattzahl von ca. 60,5 Millionen ergibt.

CPV-Codes: 72512000

Erfüllungsort:
Nuts-Code: DE125
Nuts-Code: DE929
Nuts-Code: DEA51
Nuts-Code: DEB35
Nuts-Code: DEA23
Nuts-Code: DE254
Nuts-Code: DEG02
Nuts-Code: DED21
Nuts-Code: DEE02
Nuts-Code: DEC01
Nuts-Code: DED31
Nuts-Code: DE300
Nuts-Code: DE712

Verfahren & Unterlagen
Verfahrensart:
Nicht offenes Verfahren

Dokumententyp:
Ausschreibung

Vergabeordnung:
Dienstleistungsauftrag

Org. Dok.-Nr:
217134-2016

Vergabeunterlagen:
A) Für die Abgabe der Teilnahmeanträge sollen Bewerber/Bewerbergemeinschaften die vom Auftraggeber vorbereiteten Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb verwenden. Die Vorlage und die Vergabeunterlagen können unter dem folgenden Link abgefordert werden http://www.bgrci.de/ausschreibungen/.
b) Fragen können bis zum 18.7.2016, 13:00 Uhr ausschließlich per E-Mail an die Adresse DL-Beschaffung@bgrci.de gerichtet werden. Später eingehende Fragen werden grundsätzlich nicht beantwortet bzw. nicht berücksichtigt. Mündlich oder in anderer Form gestellte Fragen werden nicht beantwortet. Die Auftraggeberin wird die Fragen und Antworten zum Teilnahmewettbewerb und Angebotsverfahren aus Gründen der Transparenz und Gleichbehandlung allen interessierten Unternehmen anonymisiert und einheitlich zur Verfügung stellen. Fragen, die Geschäftsgeheimnisse eines Bewerbers betreffen, werden nur diesem Bewerber gegenüber beantwortet.
c) Die Vorlage für die Teilnahmeanträge ist an den dafür vorgesehenen Stellen vollständig auszufüllen sowie entsprechend zu unterzeichnen. Für den Teilnahmeantrag ist die Textform im Sinne des § 126b BGB ausreichend, so dass eingescannte oder gefaxte Unterschriften dem Formerfordernis genügen. Der Teilnahmeantrag muss in einem verschlossenen Umschlag bis spätestens zum 22.07.2016, 13:00 Uhr (Ortszeit) der Vergabestelle – KC IT Beschaffung, Theodor-Heuss-Straße 160, 30853 Langenhagen zugegangen sein.
d) Der Teilnahmeantrag soll in zweifacher Ausfertigung eingereicht werden (ein Original, eine Kopie und eine elektronische Kopie auf einem elektronischen Speichermedium). Sowohl das Original als auch die Kopie sind in gebundener Form einzureichen. Das Original ist als solches zu kennzeichnen. Das Einreichen der Bewerbung per Fax oder als E-Mail ist nicht ausreichend.
e) Bewerber, welche die nach Abschnitt III.2.1) und III.2.3) dieser Bekanntmachung geforderten Eigenerklärungen nicht vorlegen, können vom Verfahren ausgeschlossen werden. Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende Erklärungen und Nachweise nachzufordern. Die Bewerber können nicht darauf vertrauen, dass dies geschieht.
f) Der Auftraggeber behält sich vor, das Verfahren aus sachlichen Gründen aufzuheben. Ersatzansprüche der Bewerber/Bieter sind ausgeschlossen.

Termine & Fristen
Unterlagen:
20.07.2016 - 13:00 Uhr

Angebotsfrist:
22.07.2016 - 13:00 Uhr

Ausführungsfrist:
Laufzeit in Monaten: 48 (ab Auftragsvergabe)

Bedingungen & Nachweise
Sicherheiten:
Keine.

Zahlung:
Siehe Vergabeunterlagen.

Zuschlagskriterien:
Wirtschaftlichstes Angebot

Geforderte Nachweise:
Persönliche Lage des Wirtschaftsteilnehmers
Der Bewerber, die Bewerbergemeinschaft beziehungsweise die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft sowie jedes Unternehmen, auf dessen Ressourcen der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis seiner/ihrer Eignung nach § 47 VgV verweist, müssen zur persönlichen Lage und Zuverlässigkeit folgende Eigenerklärungen abgeben:
a) Eigenerklärung, dass dem Bewerber/den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft keine Kenntnis über einen Ausschlussgrund nach § 123 GWB vorliegt/vorliegen.
b) Eigenerklärung, dass dem Bewerber/den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft keine Kenntnis über einen Ausschlussgrund nach § 124 GWB vorliegt/vorliegen.
c) Eigenerklärung, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen.
d) Eigenerklärung, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 21 Abs. 1 AEntG nicht vorliegen.
Die Eigenerklärungen sind Teil der Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb, die den Bewerbern auf Anfrage übersandt werden und für die Abgabe des Teilnahmeantrages verwendet werden sollen.
Bewerber sowie Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft haben jeweils einzeln die vorstehend aufgeführten
Nachweise und Erklärungen mit ihrer Bewerbung vorzulegen. Im Falle der Einbindung von Nachunternehmern, verbundenen Unternehmen im Sinne des § 15 AktG und sonstigen rechtlich selbstständigen Dritten (nachfolgend gemeinsam „andere Unternehmen“, vgl. § 47 VgV) gilt Folgendes: Andere Unternehmen müssen im Teilnahmeantrag zunächst nicht benannt werden und die vorstehenden Erklärungen nicht einreichen. Es muss nur der Fremdleistungsanteil angegeben werden. Nur Bewerber, die von der Eignungsleihe Gebrauch machen möchten (nicht möglich für die Zuverlässigkeit), müssen die anderen Unternehmen, deren Eignung sie leihen, sofort benennen und die betreffenden Nachweise der Nachunternehmer mit dem Teilnahmeantrag einreichen. Sie müssen ihrem Teilnahmeantrag außerdem eine Verpflichtungserklärung beifügen, aus der hervorgeht, dass ihnen die für den Auftrag erforderlichen Mittel im Falle der Auftragserteilung tatsächlich zur Verfügung stehen. Die Vergabestelle behält sich vor, die sonstigen Bewerber, die in die engere Wahl zur Teilnahme am weiteren Verhandlungsverfahren kommen und den Einsatz von anderen Unternehmen vorsehen, vor Abschluss des Teilnahmewettbewerbs aufzufordern, diese anderen Unternehmen namentlich zu benennen und für deren Leistungsanteil die vorstehenden Nachweise sowie eine Verpflichtungserklärung vorzulegen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Der Bewerber, die Bewerbergemeinschaft beziehungsweise die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft sowie jedes Unternehmen, auf dessen Ressourcen der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis seiner/ihrer Eignung nach § 47 VgV verweist, müssen folgende Eigenerklärungen abgeben und die nachstehenden Nachweise erbringen:
a) Eigenerklärung des Bewerbers über den jährlichen Umsatz mit Leistungen im Bereich der Digitalisierung und Vernichtung von Akten, aus den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren.
b) Eigenerklärung, dass der Bewerber über eine ausreichende Haftpflichtversicherung verfügt oder eine Haftpflichtversicherung mit entsprechenden Haftpflichtdeckungssummen im Falle der Auftragserteilung abgeschlossen wird. Zum Nachweis ist eine Erklärung des Versicherers beizufügen, aus der hervorgeht, dass eine Haftplichtversicherung mit den entsprechenden Haftpflichdeckungssummen besteht oder dass sein Versicherer dazu bereit ist, die Haftpflichtdeckungssummen entsprechend den Mindeststandards aufzustocken.
c) Der Bewerber legt zum Nachweis seiner wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit eine Bankauskunft zu seiner wirtschaftlichen Situation und seinem Zahlungsverhalten vor, die sich mindestens auf die vergangenen drei Geschäftsjahre bezieht.
Im Falle der Einbindung von Nachunternehmern, verbundenen Unternehmen im Sinne des § 15 AktG und sonstigen rechtlich selbstständigen Dritten (nachfolgend gemeinsam „andere Unternehmen“, vgl. § 47 VgV) gilt Folgendes: Andere Unternehmen müssen im Teilnahmeantrag zunächst nicht benannt werden und die vorstehenden Erklärungen nicht einreichen. Es muss nur der Fremdleistungsanteil angegeben werden. Nur Bewerber, die von der Eignungsleihe Gebrauch machen möchten (nicht möglich für die Zuverlässigkeit), müssen die anderen Unternehmen, deren Eignung sie leihen, sofort benennen und die betreffenden Nachweise der Nachunternehmer mit dem Teilnahmeantrag einreichen. Sie müssen ihrem Teilnahmeantrag außerdem eine Verpflichtungserklärung beifügen, aus der hervorgeht, dass ihnen die für den Auftrag erforderlichen Mittel im Falle der Auftragserteilung tatsächlich zur Verfügung stehen. Die Vergabestelle behält sich vor, die sonstigen Bewerber, die in die engere Wahl zur Teilnahme am weiteren Verhandlungsverfahren kommen und den Einsatz von anderen Unternehmen vorsehen, vor Abschluss des Teilnahmewettbewerbs aufzufordern, diese anderen Unternehmen namentlich zu benennen und für deren Leistungsanteil die vorstehenden Nachweise sowie eine Verpflichtungserklärung vorzulegen.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
Zu a) Der Umsatz muss jeweils in jedem Jahr EUR 1 Millionen betragen haben.
zu b) Die Haftpflichtversicherung muss eine Haftplichtdeckungssumme pro Schadensfall in Höhe von mindestens EUR 500.000 für Personenschäden und mindestens EUR 1 Millionen für sonstige Schäden aufweisen.

Technische Leistungsfähigkeit
Der Bewerber, die Bewerbergemeinschaft beziehungsweise die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft sowie jedes Unternehmen, auf dessen Ressourcen der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis seiner/ihrer Eignung nach § 47 VgV verweist, müssen folgende Eigenerklärungen abgeben und die nachstehenden Nachweise erbringen:
a) Eigenerklärung, dass der Bewerber/die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft über ein Qualitätsmanagementsystem gemäß DIN ISO 9001:2008 oder gleichwertig verfügt/verfügen.
b) Eigenerklärung, dass der Bewerber/die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft über eine zertifizierte Aktenvernichtung gemäß DIN ISO 66399-3 oder gleichwertig verfügt/verfügen.
c) In den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren: Erklärung über mindestens eine Referenz der im Bereich der Digitalisierung und Vernichtung von Akten betreuten Kunden, die nach Art, Umfang und Schwierigkeit mit den hier ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar ist. Aus Sicht der Auftraggeberin sind zum Nachweis der Eignung in der Regel vier vergleichbare Leistungen ausreichend. Zur Prüfung der Eignung werden jedoch alle eingereichten Referenzen berücksichtigt. Für die Bewertung der Teilnahmeanträge werden vier Referenzen herangezogen (dazu unten unter IV.1.2.). Die Referenzen sollen auf jeweils maximal drei DIN-A4-Seiten einseitig dargestellt werden. Die Darstellung soll wie unten dargestellt gegliedert werden:
— Auftraggeber (mit Adresse)
— Ansprechpartner beim Auftraggeber mit Telefonnummer
— Zeitraum der Leistungserbringung der erbrachten Leistung (MM/JJJJ bis MM/JJJJ)
— Beschreibung der Art der erbrachten Leistungen
— Beschreibung des Umfangs der erbrachten Leistungen
— Beschreibung der Schwierigkeit der erbrachten Leistungen
Jede Referenz muss sich auf einen Vertrag beziehungsweise einen Auftrag beziehen. Mehrere Verträge oder Aufträge, die für denselben Auftraggeber erbracht wurden, können nicht als eine, sondern nur als getrennte Referenzen gewertet werden. Die Referenzprojekte dürfen nicht älter als drei Jahre sein. Sie müssen Leistungen betreffen, die vom Bewerber bzw. von den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft oder von Unternehmen, auf deren Ressourcen der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis seiner/ihrer Eignung nach § 47 VgV verweist, jeweils als verantwortliches Unternehmen erbracht wurden. Bei Bewerbergemeinschaften ist es ausreichend, wenn deren Mitglieder zusammen mindestens eine vergleichbare Leistung angeben.
Im Falle der Einbindung von Nachunternehmern, verbundenen Unternehmen im Sinne des § 15 AktG und sonstigen rechtlich selbstständigen Dritten (nachfolgend gemeinsam „andere Unternehmen“, vgl. § 47 VgV) gilt Folgendes: Andere Unternehmen müssen im Teilnahmeantrag zunächst nicht benannt werden und die vorstehenden Erklärungen nicht einreichen. Es muss nur der Fremdleistungsanteil angegeben werden. Nur Bewerber, die von der Eignungsleihe Gebrauch machen möchten (nicht möglich für die Zuverlässigkeit), müssen die anderen Unternehmen, deren Eignung sie leihen, sofort benennen und die betreffenden Nachweise der Nachunternehmer mit dem Teilnahmeantrag einreichen. Sie müssen ihrem Teilnahmeantrag außerdem eine Verpflichtungserklärung beifügen, aus der hervorgeht, dass ihnen die für den Auftrag erforderlichen Mittel im Falle der Auftragserteilung tatsächlich zur Verfügung stehen. Die Vergabestelle behält sich vor, die sonstigen Bewerber, die in die engere Wahl zur Teilnahme am weiteren Verhandlungsverfahren kommen und den Einsatz von anderen Unternehmen vorsehen, vor Abschluss des Teilnahmewettbewerbs aufzufordern, diese anderen Unternehmen namentlich zu benennen und für deren Leistungsanteil die vorstehenden Nachweise sowie eine Verpflichtungserklärung vorzulegen.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
Hinweis zu III.2.3)b) Es muss mindestens eine Referenz der im Bereich der Digitalisierung und Vernichtung von Akten betreuten Kunden angegeben werden, die nach Art, Umfang und Schwierigkeit mit den hier ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar ist, und die erforderlichen unter III.2.3)b) genannten Informationen enthält. Bei Bewerbergemeinschaften ist es ausreichend, wenn deren Mitglieder zusammen mindestens eine vergleichbare Leistung angeben.

Bitte beachten Sie: Die Darstellung des Dokumentes auf dieser Seite wurde angepasst. Die ursprüngliche Version finden Sie hier.
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