DTAD

Ausschreibung - Dokumentenverwaltungssystem in Koblenz (ID:3494859)

Auftragsdaten
Titel:
Dokumentenverwaltungssystem
DTAD-ID:
3494859
Region:
56068 Koblenz
Auftragsart:
Europäische Ausschreibung
Europäische Ausschreibung
Dokumententyp:
Ausschreibung
Ausschreibung
Termine und Fristen
DTAD-Veröffentlichung:
31.01.2009
Frist Angebotsabgabe:
02.03.2009
Beteiligte Firmen und Vergabestellen
Vergabestelle:
Zusätzliche Informationen
Kurzbeschreibung:
Derzeit werden ungefähr 150 000 Rechnungen (davon ca. 110 000 kaufmännisch zu buchende Rechnungen) jährlich für ca. 90 Standorte verarbeitet. Künftig sollen alle Rechnungen (kaufmännische und kamerale Belege) des LBM in der Zentrale in Koblenz postalisch eingehen und dort gescannt werden. Ein Teil der erfassten Rechnungen (kaufmännische Belege) soll vollständig im SAP-System weiterbearbeitet werden. Die kameralen Belege sollen ebenfalls über ein Workflow-Tool gesteuert, aber nicht in SAP gebucht werden. In einem Rechnungseingangsbuch sollen alle Belege dauerhaft abrufbar sein. Ein vom Dienstleister zur Verfügung gestellter Viewer (Anzeigewerkzeug für Belege) soll revisionssicher über Layer die Funktionalitäten Markern, Annotieren und Freizeichnen bieten. Die fachtechnische und rechnerische Prüfung der Rechnungen soll dann von den zuständigen Mitarbeitern vorgenommen werden. Bei positiver Prüfung ist die Rechnung unter Beachtung der angegebenen Zahlungsbedingungen zu zahlen. Der gesamte Prozess soll Workflow-gesteuert und papierlos ablaufen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Belege, die kameral gebucht und bezahlt werden, nicht im SAP-System des LBM gebucht werden. Gegenstand des Projektes ist die Bereitstellung eines Softwarepaketes (Scannen, Verifizieren, Archivieren und Workflow) zur zentralen Rechnungsbearbeitung und anschließender Verbuchung in SAP (bei kaufmännischen Belegen). Im Rahmen der Realisierung sind die folgenden Leistungen vom Auftragnehmer zu erbringen: Projektmanagement. Implementierung/Softwarebereitstellung. Installation. Inbetriebnahme (inklusive Test- und Pilotbetrieb). Wartung und Pflege (inklusive Anwenderhotline). Schulungen (in deutscher Sprache). Dokumentation (in deutscher Sprache). Hardware (Scanner, Archiv) als Bedarfsoption.
Kategorien:
Software
CPV-Codes:
Dokumentenverwaltungssystem , Softwarepaket für die optische Zeichenerkennung (OCR)
Vergabe in Losen:
II.1.9) Varianten/Alternativangebote sind zulässig: Nein.
Vergabeordnung:
Dienstleistungsauftrag (VOL/VOF)
Vollständige Bekanntmachung
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Org. Dok.-Nr:  30342-2009

BEKANNTMACHUNG Dienstleistungsauftrag

ABSCHNITT I: ÖFFENTLICHER AUFTRAGGEBER
I.1) NAME, ADRESSEN UND KONTAKTSTELLE(N):
Landesbetrieb Mobilität Rheinland-Pfalz, Friedrich-Ebert-Ring 14-20, Kontakt Fachgruppe IT, z. Hd. von Herrn Heinrich Schwarz, D-56068 Koblenz. Tel. +49 2613029-3539. Fax +49 2613029-3550. Internet-Adresse(n): Hauptadresse des Auftraggebers: www.lbm.rlp.de. Weitere Auskünfte erteilen: Landesbetrieb Mobilität Rheinland-Pfalz, Friedrich-Ebert-Ring 14-20, Kontakt Fachgruppe IT, z. Hd. von Heinrich Schwarz, D-56068 Koblenz. Tel. +49 2613029-3539. Fax +49 2613029-3550. URL: www.lbm.rlp.de. Angebote/Teilnahmeanträge sind zu richten an: Landesbetrieb Mobilität Rheinland-Pfalz, Friedrich-Ebert-Ring 14-20, Kontakt Fachgruppe IT, z. Hd. von Heinrich Schwarz, D-56068 Koblenz. Tel. +49 2613029-3539. Fax +49 2613029-3550. URL: www.lbm.rlp.de.
I.2) ART DES ÖFFENTLICHEN AUFTRAGGEBERS UND HAUPTTÄTIGKEIT(EN):
Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde einschließlich regionaler oder lokaler Unterabteilungen. Allgemeine Öffentliche Verwaltung. Der Öffentliche Auftraggeber beschafft im Auftrag anderer Öffentlicher Auftraggeber: Nein. ABSCHNITT II: AUFTRAGSGEGENSTAND
II.1) BESCHREIBUNG
II.1.1) Bezeichnung des Auftrags durch den Auftraggeber:
Einführung "Zentrales Rechnungsmanagement".
II.1.2) Art des Auftrags sowie Ort der Ausführung, Lieferung bzw. Dienstleistung:
Dienstleistung. Dienstleistungskategorie: Nr. 7. Hauptort der Dienstleistung: Standort(e) des Auftraggebers. NUTS-Code: DE-RP.
II.1.3) Gegenstand der Bekanntmachung:
Öffentlicher Auftrag.
II.1.5) Kurze Beschreibung des Auftrags oder Beschaffungsvorhabens:
Derzeit werden ungefähr 150 000 Rechnungen (davon ca. 110 000 kaufmännisch zu buchende Rechnungen) jährlich für ca. 90 Standorte verarbeitet. Künftig sollen alle Rechnungen (kaufmännische und kamerale Belege) des LBM in der Zentrale in Koblenz postalisch eingehen und dort gescannt werden. Ein Teil der erfassten Rechnungen (kaufmännische Belege) soll vollständig im SAP-System weiterbearbeitet werden. Die kameralen Belege sollen ebenfalls über ein Workflow-Tool gesteuert, aber nicht in SAP gebucht werden. In einem Rechnungseingangsbuch sollen alle Belege dauerhaft abrufbar sein. Ein vom Dienstleister zur Verfügung gestellter Viewer (Anzeigewerkzeug für Belege) soll revisionssicher über Layer die Funktionalitäten Markern, Annotieren und Freizeichnen bieten. Die fachtechnische und rechnerische Prüfung der Rechnungen soll dann von den zuständigen Mitarbeitern vorgenommen werden. Bei positiver Prüfung ist die Rechnung unter Beachtung der angegebenen Zahlungsbedingungen zu zahlen. Der gesamte Prozess soll Workflow-gesteuert und papierlos ablaufen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Belege, die kameral gebucht und bezahlt werden, nicht im SAP-System des LBM gebucht werden. Gegenstand des Projektes ist die Bereitstellung eines Softwarepaketes (Scannen, Verifizieren, Archivieren und Workflow) zur zentralen Rechnungsbearbeitung und anschließender Verbuchung in SAP (bei kaufmännischen Belegen). Im Rahmen der Realisierung sind die folgenden Leistungen vom Auftragnehmer zu erbringen: Projektmanagement. Implementierung/Softwarebereitstellung. Installation. Inbetriebnahme (inklusive Test- und Pilotbetrieb). Wartung und Pflege (inklusive Anwenderhotline). Schulungen (in deutscher Sprache). Dokumentation (in deutscher Sprache). Hardware (Scanner, Archiv) als Bedarfsoption.
II.1.6) Gemeinsames Vokabular für Öffentliche Aufträge (CPV):
48311100, 48313000.
II.1.7) Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen (GPA):
Ja.
II.1.8) Aufteilung in Lose:
Nein.
II.1.9) Varianten/Alternativangebote sind zulässig:
Nein.
II.2) MENGE ODER UMFANG DES AUFTRAGS
II.2.1) Gesamtmenge bzw. -umfang:
Gesch?tzter Wert ohne MwSt.: Spanne von 180 000,00 bis 300 000,00 EUR.
II.2.2) Optionen:
Ja. Beschreibung der Optionen: ? Bereitstellung eines Scanners (DIN A4 Farbscanner mit Duplexeinheit) für ca. 150 000 Belege pro Jahr sowie - Bereitstellung eines baugleichen Ersatzscanners, ? Archivsystem (GDPdU-Komplettlösung).
II.3) VERTRAGSLAUFZEIT BZW. BEGINN UND ENDE DER AUFTRAGSAUSFÜHRUNG:
Beginn: 20.5.2009. Ende: 30.9.2009. ABSCHNITT III: RECHTLICHE, WIRTSCHAFTLICHE, FINANZIELLE UND TECHNISCHE INFORMATIONEN
III.1) BEDINGUNGEN FÜR DEN AUFTRAG
III.1.1) Geforderte Kautionen und Sicherheiten:
Sicherheitsleistung 5 % der Auftragssumme; für Mängelbeseitigung 2 % der Abrechnungssumme.
III.1.2) Wesentliche Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen bzw. Verweis auf die maßgeblichen Vorschriften (falls zutreffend):
Siehe Vergabeunterlagen; Allgemeine Vertragsbestimmungen für die Ausführung von Leistungen - ausgenommen Bauleistungen- (VOL/B-Ausgabe 3), Zusätzliche Vertragsbestimmungen für die Ausführung von Lieferungen und Leistungen -ausgenommen Bauleistungen- im Straßen- und Brückenbau, Ausgabe 2006 (ZVB (VOL) -StB 06), BVB-?berlassungsvertrag.
III.1.3) Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:
Gesamtschuldnerisch haftende Arbeitsgemeinschaft mit bevollmächtigtem Vertreter.
III.1.4) Sonstige besondere Bedingungen an die Auftragsausführung:
Ja. Der Auftraggeber behält sich im Rahmen des Vergabeverfahrens vor, den Bieter zur Bereitstellung einer Teststellung aufzufordern. Im Rahmen der Realisierung ist ein dreimonatiger Pilotbetrieb für eine Dienststelle geplant.
III.2) TEILNAHMEBEDINGUNGEN
III.2.1) Persönliche Lage des Wirtschaftsteilnehmers sowie Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister:
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu ?berpr?fen: Falls Sie beabsichtigen einen Teilnahmeantrag zu stellen, werden Sie gebeten, diesen in einem verschlossenen Umschlag bis zum 2.3.2009, 10:00 Uhr, an die Vergabestelle (siehe Ziffer I.1) einzusenden oder dort abzugeben (1. OG, Zimmer 146). Der Umschlag ist außen mit Ihrem Namen (Firma), Ihrer Anschrift und der Angabe "Nicht öffnen", "Teilnahmeantrag für Einführung "Zentrales Rechnungsmanagement'" zu bezeichnen. Für die persönliche Lage des Wirtschaftsteilnehmers und dessen Zuverlässigkeit werden folgende Nachweise/Erklärungen verlangt (wird die Leistung unter Einbeziehung von Unterauftragnehmern erbracht, so sind die Anforderungen des Abschnittes III.2 für jedes Unternehmen gesondert zu beantworten): Persönliche Lage: a) geben Sie den Namen des/der Unternehmen/s und deren Ansprechpartner mit Telefon-Nr an., b) Stellen Sie dar, welche Leistung durch wen erbracht wird (nur bei Unterauftragnehmer erforderlich), c) Beschreiben Sie die Zusammenarbeit auf max. 1 A4-Seite (nur bei Unterauftragnehmer erforderlich). Nachweis der Zuverlässigkeit: d) Eigenerkl?rung, dass über das Vermögen kein Insolvenz- oder vergleichbares Verfahren eröffnet wurde oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist und sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet. e) Eigenerkl?rung, dass der Bewerber seine Verpflichtung zur Zahlung der Steuern und Abgaben nach den geltenden Rechtsvorschriften erfüllt hat. f) Erklärung, dass die Verdingungsunterlagen nicht an Dritte weitergegeben werden. Ausschlusskriterien: Fehlende Nachweise bzw. Erklärungen zu Ziffer III.2.1 a-f f?hren automatisch zum Ausschluss aus dem weiteren Verfahren.
III.2.2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu ?berpr?fen: Die folgenden Informationen zur allgemeinen Unternehmensdarstellung sind dem Teilnahmeantrag beizufügen: a) Standort(e) und Struktur des Unternehmens, Datum der Unternehmensgründung; Welche Niederlassung/en Ihres Unternehmens sind für die Aufgabenerfüllung vorgesehen? Wie viele Mitarbeiter/innen sind dort in dem entsprechenden Geschäftsfeld t?tig? (max. 2 A4-Seiten), b) Unternehmensgröße (Umsatz und Entwicklung, Personalbestand und -entwicklung der letzten 3 Jahre) (max. 2 A4 Seiten), c) Umsatz und -entwicklung sowie Personalbestand und -entwicklung im Dokumentenmanagement und davon Dokumentenmanagement im SAP-Umfeld (insbesondere Rechnungsbelegverarbeitung) in den letzten 3 Jahren inkl. prozentualem Anteil am Gesamtumsatz, prozentualem Mitarbeiteranteil sowie Angabe zu den relevanten Trends, die dort verfolgt werden (max. 2 A4-Seiten). Gewichtung: 20 %.
III.2.3) Technische Leistungsfähigkeit:
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu ?berpr?fen: Grobe Beschreibung der Vorgehensweise (max. 5 DIN A4-Seiten) bei der Realisierung des Gesamtvorhabens mit mindestens Angaben zur: ? Hard- und Softwareeinbindung der OCR- und Verifikationsschicht, ? Aufbau einer Prozessteuerung, ? Integration in SAP, ? Aufbau eines Archivsystems (Hard- und Software), ? Planung der Implementierung in Hinblick auf Zeit und Ressourcen, ? Produkten (Hardware, Software), ? Personen (Projektsteuerung, Programmierung etc.). Betriebskonzept (max. 2 DIN A4-Seiten) mit mindestens Angaben zu: ? Systembetrieb (Monitoring, Backup, Installation von Patches, Upgrades, etc., Zugangs-/Zugriffsberechtigungen), ? Support und Hotline. Nennung von erfolgreichen Referenzprojekten (mit Angabe des jeweiligen Auftragswertes, Auftraggebers und Leistungszeitraumes, sowie Ansprechpartner und Telefonnummer) mit vergleichbarer Größenordnung der letzten drei Jahre mit kaufm?nnischem und/oder kameralem Bezug. Auflistung von Zertifizierungen, die die Leistungsfähigkeit im genannten Aufgabenfeld dokumentieren. Gewichtung: 80 %.
III.2.4) Vorbehaltene Aufträge:
Nein.
III.3) BESONDERE BEDINGUNGEN FÜR DIENSTLEISTUNGSAUFTRÄGE
III.3.1) Die Erbringung der Dienstleistung ist einem besonderen Berufsstand vorbehalten:
Nein.
III.3.2) Juristische Personen müssen die Namen und die berufliche Qualifikation der Personen angeben, die für die Ausführung der betreffenden Dienstleistung verantwortlich sein sollen:
Nein. ABSCHNITT IV: VERFAHREN
IV.1) VERFAHRENSART
IV.1.1) Verfahrensart:
Beschleunigtes Verhandlungsverfahren. Gründe für die Wahl des beschleunigten Verfahrens: Der Landesbetrieb Mobilität unterliegt als Landesbetrieb den handels-, steuer- und haushaltsrechtlichen Vorschriften. Die Einhaltung dieser Vorschriften wird durch die unterschiedlichsten Institutionen (Finanzbehörden, Rechnungsh?fe, Wirtschaftsprüfer) überwacht und testiert. Der LBM ist aufgefordert, diese Rechnungslegungsvorschriften zu optimieren. Hierzu ist eine schnelle Umstellung der derzeitigen dezentralen Rechnungsbearbeitung auf eine zukünftig zentrale Rechnungsbearbeitung gefordert. Diese Umstellung muss so schnell wie möglich umgesetzt werden.
IV.1.2) Beschränkung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden:
Geplante Mindestzahl: 3. Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: 20%. Technische Leistungsfähigkeit: 80%.
IV.2) ZUSCHLAGSKRITERIEN
IV.2.1) Zuschlagskriterien:
Wirtschaftlich günstigstes Angebot in Bezug auf die Kriterien, die in den Verdingungs-/Ausschreibungsunterlagen, der Aufforderung zur Angebotsabgabe oder zur Verhandlung bzw. in der Beschreibung zum wettbewerblichen Dialog aufgeführt sind.
IV.2.2) Es wird eine elektronische Auktion durchgeführt:
Nein.
IV.3) VERWALTUNGSINFORMATIONEN
IV.3.1) Aktenzeichen beim öffentlichen Auftraggeber:
DL V/40.
IV.3.2) Frühere Bekanntmachungen desselben Auftrags:
Nein.
IV.3.3) Bedingungen für den Erhalt von Verdingungs-/Ausschreibungs- und ergänzenden Unterlagen bzw. der Beschreibung:
Die Unterlagen sind kostenpflichtig: Nein. IV.3.4) Schlusstermin für den Eingang der Angebote bzw. Teilnahmeanträge: 2.3.2009 - 10:00. IV.3.6) Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge verfasst werden können: Deutsch.
IV.3.8) Bedingungen für die Öffnung der Angebote:
Personen, die bei der Öffnung der Angebote anwesend sein dürfen: Nein. ABSCHNITT VI: ZUSÄTZLICHE INFORMATIONEN
VI.1) DAUERAUFTRAG:
Nein.
VI.2) AUFTRAG IN VERBINDUNG MIT EINEM VORHABEN UND/ODER PROGRAMM, DAS AUS GEMEINSCHAFTSMITTELN FINANZIERT WIRD:
Nein.
VI.3) SONSTIGE INFORMATIONEN:
IV.1.1) Bewerber sind bereits ausgewählt worden: nein.
IV.1.3) nein.
VI.4) NACHPRÜFUNGSVERFAHREN/RECHTSBEHELFSVERFAHREN
VI.4.1) Zuständige Stelle für Nachprüfungsverfahren:
Vergabekammer Rheinland-Pfalz beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau, Stiftsstraße 9, D-55116 Mainz. E-Mail: vergabekammer.rlp@mwvlw.de. Tel. +49 613116-2234/5240. URL: www.mwvlw.rlp.de. Fax +49 613116-2113. Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren: Vergabeprüfstelle beim Landesbetrieb Mobilität Rheinland-Pfalz, Friedrich-Ebert-Ring 14-20, D-56068 Koblenz. E-Mail: lbm@lbm.rlp.de. Tel. +49 2613029-1210. URL: www.lbm.rlp.de. Fax +49 2613029-1250.
VI.5) TAG DER ABSENDUNG DIESER BEKANNTMACHUNG:
28.1.2009.
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