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Ausschreibung - EZB - Bereitstellung von Reisedienstleistungen und Bearbeitung von Reisekosten in Frankfurt am Main (ID:5730659)

Auftragsdaten
Titel:
EZB - Bereitstellung von Reisedienstleistungen und Bearbeitung von Reisekosten
DTAD-ID:
5730659
Region:
60311 Frankfurt am Main
Auftragsart:
Europäische Ausschreibung
Europäische Ausschreibung
Dokumententyp:
Ausschreibung
Ausschreibung
Termine und Fristen
DTAD-Veröffentlichung:
22.12.2010
Frist Vergabeunterlagen:
10.01.2011
Frist Angebotsabgabe:
17.01.2011
Beteiligte Firmen und Vergabestellen
Vergabestelle:
Zusätzliche Informationen
Kategorien:
Reisedienste, Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung, Verteidigung, Sozialversicherung
CPV-Codes:
Dienstleistungen von Reisebüros und ähnliche Dienste , Reisedienste , Verwaltungsdienstleistungen für Unternehmenstätigkeit
Vergabe in Losen:
Ja.
Vergabeordnung:
Dienstleistungsauftrag (VOL/VOF)
Vollständige Bekanntmachung
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Org. Dok.-Nr:  377928-2010

Bekanntmachung

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
I.1) Name, Adressen und Kontaktstelle(n):
Europäische Zentralbank, z. Hd. Frau Katja Geiger, Kaiserstraße 29,
60311Frankfurt am Main, DEUTSCHLAND. Tel. +49 691344-0. Fax +49
691344-7110. E-Mail: procurement@ecb.europa.eu
Internetadresse(n):
Hauptadresse des öffentlichen Auftraggebers: http://www.ecb.europa.eu
Weitere Auskünfte erteilen:
die oben genannten Kontaktstellen.
Verdingungs-/Ausschreibungs- und ergänzende Unterlagen (einschließlich Unterlagen für den wettbewerblichen Dialog und ein dynamisches Beschaffungssystem) sind erhältlich bei: den oben genannten Kontaktstellen. Angebote/Teilnahmeanträge sind zu richten an: die oben genannten Kontaktstellen.
I.2) Art des öffentlichen Auftraggebers und Haupttätigkeit(en):
Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation. Wirtschaft und Finanzen. Der öffentliche Auftraggeber beschafft im Auftrag anderer öffentlicher Auftraggeber: Nein.
Abschnitt II: Auftragsgegenstand
II.1) Beschreibung
II.1.1) Bezeichnung des Auftrags durch den Auftraggeber:
Bereitstellung von Reisedienstleistungen und Bearbeitung von Reisekosten.
II.1.2) Art des Auftrags und Ort der Ausführung, der Lieferung bzw. der
Dienstleistung: Dienstleistung. Dienstleistungskategorie: Nr. 27. Hauptort der Dienstleistung: EZB, Frankfurt am Main, DEUTSCHLAND. NUTS-Code: DE712.
II.1.3) Gegenstand der Bekanntmachung:
Öffentlicher Auftrag.
II.1.5) Kurze Beschreibung des Auftrags oder Beschaffungsvorhabens:
Die EZB beabsichtigt, 1 oder 2 geeignete Anbieter für die Erbringung folgender Leistungen einsetzen: i) Reisedienstleistungen; und ii) Bearbeitung von Reisekosten. Bewerber können für 1 Los oder für beide Lose bieten. Jedes Los wird einzeln bewertet. Los 1: Reisedienstleistungen: „Reisedienstleistungen“ umfassen Offline- und Online-Buchungen von Flugtickets, Bahntickets, Mietwagen und Hotels, auf der Grundlage eines Transaktionsgebührenmodells und Cytric, einer speziellen Online-Buchungsmaschine. Die EZB hat etwa 1 500 Reisende in Frankfurt, und jedes Jahr werden über 11 000 Transaktionen gebucht. Die Reiseausgaben betragen etwa 6 200 000 EUR. Optionale Dienstleistungen: Die EZB kann als Option eine Implant-Lösung für die Reisekostenbearbeitung fordern und der erfolgreiche Bieter muss dazu fähig sein, der EZB eine solche Lösung anzubieten. Das Personal für die Implant-Lösung ist gemäß den Anforderungen des deutschen Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG) bereitzustellen. Die Implant-Lösung soll die Bearbeitung von bis zu ca. 6 500 Reisekostenabrechnungen pro Jahr ermöglichen, die anhand des SAP-Systems und der eingescannten Belege manuell validiert werden. Außerdem muss es möglich sein, bis zu ca. 2 000 allgemeine Kostenabrechnungen zu bearbeiten, die nur gescannt werden. Die Bearbeitung muss eigenständig oder in Abstimmung mit einem ausgelagerten Provider durchgeführt werden können. Die Tätigkeit wird derzeit als Implant-Lösung in den Räumlichkeiten der EZB von 3 Mitarbeitern durchgeführt, die zumeist ausgebildete Buchhalter sind. Los 2: Bearbeitung von Reisekosten: Bereitstellung einer Outsourcing-Lösung für die Reisekostenbearbeitung für die EZB. Etwa 6 500 Reisekostenabrechnungen pro Jahr werden anhand des SAP-Systems und der eingescannten Belege manuell validiert. Weitere 2 000 allgemeine Kostenabrechnungen werden nur gescannt. Die Tätigkeit wird derzeit als Implant-Lösung in den Räumlichkeiten der EZB von 3 Mitarbeitern durchgeführt, die zumeist ausgebildete Buchhalter sind.
II.1.6) Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV):
Los 1: 63510000, 63515000. Los 2: 75112000.
II.1.7) Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen (GPA):
Ja.
II.1.8) Aufteilung in Lose:
Ja. Angebote sind folgendermaßen einzureichen: für 1 oder mehrere Lose.
II.1.9) Varianten/Alternativangebote sind zulässig:
Nein.
II.2) Menge oder Umfang des Auftrags
II.2.1) Gesamtmenge bzw. -umfang:
Siehe Ziffer II.1.5 oben.
II.2.2) Optionen:
Ja. Beschreibung der Optionen: Siehe Ziffer II.1.5 oben.
II.3) Auftragsdauer bzw. Fristen für die Durchführung des Auftrags:
Dauer in Monaten: 36, mit der Möglichkeit der Verlängerung bis maximal 48 (ab Auftragsvergabe).
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
III.1) Bedingungen für den Auftrag
III.1.1) Geforderte Kautionen und Sicherheiten:
Es wird keine Sicherheit gefordert, der erfolgreiche Bieter (oder im Fall der Zuschlagserteilung an ein Konsortium jedes Mitglied des Konsortiums) kann jedoch gegebenenfalls aufgefordert werden, eine Garantie der Muttergesellschaft vorzulegen.
III.1.2) Wesentliche Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen und/oder
Verweis auf die maßgeblichen Vorschriften: Die Zahlungsweise ist den Vertragsbestimmungen und -bedingungen zu entnehmen.
III.1.3) Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben
wird: Die Gründung eines zeitweiligen Firmenzusammenschlusses ist zulässig. In der Bewerbung müssen alle Mitglieder des zeitweiligen Unternehmenszusammenschlusses schriftlich Folgendes erklären: i) Sie führen die Dienstleistungen und alle damit verbundenen Aufgaben als zeitweiliger Unternehmenszusammenschluss aus; und ii) alle Mitglieder haften gesamtschuldnerisch für die Erfüllung des Vertrages; iii) eine einzelne juristische Person soll den gesamten Zusammenschluss vertreten. Die Teile der Lieferungen und/oder Dienstleistungen, die von den einzelnen Unternehmen ausgeführt werden, sind zu benennen.
III.1.4) Sonstige besondere Bedingungen an die Auftragsausführung:
Ja. Darlegung der besonderen Bedingungen: Bieter müssen für die Bereitstellung von Zeitarbeitskräften an die EZB gemäß dem deutschen Arbeitnehmerüberlassungsgesetz über eine Genehmigung verfügen und die Bestimmungen dieses Gesetzes erfüllen. Weitere Informationen über das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz sind erhältlich unter: http://www.arbeitsagentur.de/nn_27716/Navigation/zentral/Unternehmen/Recht/Arbeitnehmerueberlassung/Arbeitnehmerueberlassung-Nav.html
III.2) Teilnahmebedingungen
III.2.1) Persönliche Lage des Wirtschaftsteilnehmers sowie Auflagen
hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister: Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: Weitere Einzelheiten über das Verfahren und die Informationen, die interessierte Bewerber der EZB vorlegen müssen, sind im Dokument „Aufforderung zur Bewerbung“ aufgeführt, das bei der unter Ziffer I.1 genannten Kontaktstelle der EZB anzufordern ist. Das ausgefüllte Bewerbungsformular und alle verlangten Informationen müssen in Papierform bis zum unter Ziffer IV.3.4 angegebenen Zeitpunkt eingereicht werden.
III.2.2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: Bewerber müssen die im Bewerbungsformular genannten Informationen und Dokumente bereitstellen, vor allem: Los 1: Reisedienstleistungen: — Abschlüsse für die letzten 3 Geschäftsjahre, — Erklärung über den Jahresumsatz der Geschäftsstelle, die die Dienstleistungen anbietet: Gesamtumsatz (Geschäftsreisen, Freizeit, Sonstiges), Gesamtumsatz im Bereich Geschäftsreisen. Los 2: Bearbeitung von Reisekosten: — Jahresumsatz des Unternehmens, das die Dienstleistung anbietet.
III.2.3) Technische Leistungsfähigkeit:
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: Bewerber müssen die im Bewerbungsformular genannten Informationen und Dokumente bereitstellen, vor allem: Los 1: Reisedienstleistungen: Technische Leistungsfähigkeit — die Bieter müssen die folgenden Informationen erteilen: — Anzahl der Angestellten am Standort des Geschäftsreisezentrums, das die Dienstleistungen für die EZB erbringen soll: a) Gesamtzahl der Angestellten; b) Anzahl der Angestellten, die Englisch auf Niveaustufe C1 sprechen (siehe Selbstbewertungsskala), in Hinsicht auf eine qualitativ hochwertige Leistungserbringung und umfassende Reiseberatung für EZB-Reisende, — Anzahl an Schulungstagen für Angestellte im Bereich Geschäftsreisedienstleistungen (durchschnittliche Anzahl an Tagen pro Jahr), — Referenzen für ähnliche Projekte in Bezug auf: a) angebotene Dienstleistungen; b) betreute Unternehmen; c) jährliches Buchungsvolumen; d) Cytric-Unterstützung. Optionale Dienstleistungen: Implant-Lösung für die Bearbeitung von Kostenabrechnungen: — Anzahl an verfügbaren geschulten Ersatzpersonen („Back-ups“) für die eingesetzten Angestellten (Vollzeitäquivalent) insgesamt, — zertifizierte Berufsausbildung in den Bereichen Buchhaltung, Verwaltung oder Reisen der eingesetzten Angestellten im Durchschnitt, — durchschnittliche Dauer der Berufserfahrung in Jahren der eingesetzten Angestellten nach Abschluss ihrer Ausbildung, — Niveau der Englischkenntnisse der eingesetzten Angestellten für die interne EZB-Kommunikation im Durchschnitt. Los 2: Bearbeitung von Reisekosten: — Anzahl der Angestellten in der Abteilung des Unternehmens für die Bearbeitung von Kostenabrechnungen, die Dienstleistungen für die EZB erbringen soll: a) Gesamtzahl der Angestellten; b) Anzahl der Angestellten, die auf ausreichendem Niveau Englisch sprechen, — zertifizierte Berufsausbildung der die Dienste erbringenden Angestellten in der Abteilung des Unternehmens für die Bearbeitung von Kostenabrechnungen in den Bereichen Buchhaltung, Verwaltung oder Reisedienstleistungen, — Referenzen für ähnliche Projekte in Bezug auf: a) angebotene Dienstleistungen; b) betreute Unternehmen; c) jährliche Kostentransaktionen. Möglicherweise geforderte Mindeststandards: Los 1: Reisedienstleistungen: — Genehmigung nach dem AÜG: Bewerber müssen entweder eine Genehmigung nach dem deutschen Arbeitnehmerüberlassungsgesetz („Arbeitnehmerüberlassungsgenehmigung“) oder den Nachweis der Beantragung dieser Genehmigung vorlegen, — Bewerber müssen für Cytric Build 10.3.8.7 und Database Build 10.3.211 zertifiziert sein, — Bewerber müssen einen 24-Stunden-Telefondienst in englischer Sprache bereitstellen, — Bewerber müssen in der Lage sein, der EZB im Rahmen der Implant-Lösung mindestens 3 Angestellte für die Bearbeitung von Kostenabrechnungen (Vollzeitäquivalent) zur Verfügung zu stellen.
III.2.4) Vorbehaltene Aufträge:
Nein.
III.3) Besondere Bedingungen für Dienstleistungsaufträge
III.3.1) Die Erbringung der Dienstleistung ist einem besonderen
Berufsstand vorbehalten: Nein.
III.3.2) Juristische Personen müssen die Namen und die berufliche
Qualifikation der Personen angeben, die für die Ausführung der betreffenden Dienstleistung verantwortlich sein sollen: Ja.
Abschnitt IV: Verfahren
IV.1) Verfahrensart
IV.1.1) Verfahrensart:
Verhandlungsverfahren. Bewerber sind bereits ausgewählt worden: Nein.
IV.1.2) Beschränkung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer, die zur
Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden: Geplante Zahl der Wirtschaftsteilnehmer: Höchstzahl: 5 pro Los, falls verfügbar. Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern: Siehe Aufforderung zur Bewerbung, Ziffer 4.
IV.1.3) Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer im Laufe der
Verhandlung bzw. des Dialogs: Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Anzahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote: Ja.
IV.2) Zuschlagskriterien
IV.2.1) Zuschlagskriterien:
Wirtschaftlich günstigstes Angebot in Bezug auf die Kriterien, die in den Verdingungs-/Ausschreibungsunterlagen, der Aufforderung zur Angebotsabgabe oder zur Verhandlung bzw. in der Beschreibung zum wettbewerblichen Dialog aufgeführt sind.
IV.2.2) Es wird eine elektronische Auktion durchgeführt:
Nein.
IV.3) Verwaltungsinformationen
IV.3.1) Aktenzeichen beim öffentlichen Auftraggeber:
11827A/OFS/2009.
IV.3.2) Frühere Bekanntmachungen desselben Auftrags:
Nein.
IV.3.3) Bedingungen für den Erhalt von Verdingungs-/Ausschreibungs- und ergänzenden Unterlagen bzw. der Beschreibung:
Schlusstermin für die Anforderung von oder Einsicht in Unterlagen: 10.1.2011. Die Unterlagen sind kostenpflichtig: Nein.
IV.3.4) Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge:
17.1.2011. (Im Fall der persönlichen Abgabe ist das Angebot bis 17:00 abzugeben).
IV.3.6) Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge verfasst werden können:
Englisch.
IV.3.7) Bindefrist des Angebots:
Dauer in Monaten: 6 (ab Schlusstermin für den Eingang der Angebote).
IV.3.8) Bedingungen für die Öffnung der Angebote:
Ort: Die Angebote werden kurz nach Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote an der unter Ziffer I.1 genannten Anschrift geöffnet. Personen, die bei der Öffnung der Angebote anwesend sein dürfen: Nein. Nur Personal der EZB.
Abschnitt VI: Zusätzliche Informationen
VI.1) Dauerauftrag:
Nein.
VI.2) Auftrag in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus
Gemeinschaftsmitteln finanziert wird: Nein.
VI.3) Sonstige Informationen:
Geltende Vorschriften: Das Ausschreibungsverfahren wird im Einklang mit dem Beschluss EZB/2007/5 der Europäischen Zentralbank vom 3.7.2007 über die Festlegung der Vergaberegeln (ABl. L 184, 14.7.2007, S. 34), geändert durch den Beschluss EZB/2009/2 (ABl. L 51, 24.2.2009, S. 10) und den Beschluss EZB/2010/8 (ABl. L 238, 9.9.2010, S. 14) durchgeführt, die alle auf http://www.ecb.europa.eu/ecb/proc/tenders/html/index.en.html veröffentlicht wurden. Vertrag: Der Vertrag hat eine anfängliche Laufzeit von 3 Jahren, mit der Möglichkeit einer Verlängerung um 1 Jahr. Für den Vertrag und seine Auslegung gilt das deutsche Zivilrecht. Ausschluss vom Ausschreibungsverfahren: Die EZB kann nach eigenem Ermessen Bewerber von der Ausschreibung ausschließen, die die im Bewerbungsformular und der Bekanntmachung genannten Anforderungen und Bedingungen nicht erfüllen oder die geforderten Informationen nicht beibringen. Annullierung des Ausschreibungsverfahrens: Die EZB behält sich das Recht vor, das Ausschreibungsverfahren ganz oder teilweise zu annullieren. Der Beschluss berücksichtigt die Grundsätze der Transparenz, der gleichrangigen Teilnahmeberechtigung, der Veröffentlichungspflicht und der Gleichbehandlung. Haftung und Entschädigung: Die EZB haftet nicht für Kosten und erstattet auch keine Ausgaben bzw. Verluste, die Bewerbern im Zusammenhang mit der Einreichung ihres Angebots entstehen, was auch im Fall einer Annullierung gilt. Eingereichte Angebote werden nicht zurückgegeben und bleiben Eigentum der EZB. Allgemeine Informationen: Die Frist für die Einreichung von Fragen oder die Anforderung von Erläuterungen im Zusammenhang mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe durch die Bieter endet 7 Tage vor dem Schlusstermin für den Eingang der Angebote. Die Preise in den Angeboten und allen Nachweisen sind in Euro anzugeben, und alle Zahlungen im Rahmen des Auftrags werden ebenfalls in Euro geleistet. Rücksprache, Gespräche und Treffen erfolgen in englischer Sprache, und es werden keine Dolmetschmöglichkeiten gestellt. Die Bieter werden ferner darauf hingewiesen, dass Präsentationen, Gespräche und/oder Besichtigungen verlangt werden können, um die im Angebot enthaltenen Informationen zu überprüfen.
VI.4) Nachprüfungsverfahren/Rechtsbehelfsverfahren
VI.4.1) Zuständige Stelle für Nachprüfungsverfahren:
Europäische Zentralbank, Beschaffungsaufsicht, c/o Rechtsberatungsteam, Kaiserstraße 29, 60311 Frankfurt am Main, DEUTSCHLAND. Tel. +49 691344-0. Fax +49 691344-6886. E-Mail: procurement@ecb.europa.eu Internet: http://www.ecb.europa.eu
VI.4.2) Einlegung von Rechtsbehelfen:
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: 15 Tage nach Erhalt der in Artikel 28 Absatz 3 der EZB-Vergaberegeln genannten Informationen (siehe Ziffer VI.3) oder, falls keine Informationen verlangt werden, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Benachrichtigung an die nicht berücksichtigten Bieter. Weitere Anforderungen sind in Artikel 33 der EZB-Vergaberegeln (siehe Ziffer VI.3) aufgeführt.
VI.5) Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
10.12.2010.
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