Ausschreibung - Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit elektronischer Archivierung als Basissystem in Garching bei München (ID:10485910)

Umfang der Leistung, ggf. aufgeteilt in Lose:
Die Stadt Garching b. M. plant die Einführung eines
Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit elektronischer
Archivierung als Basissystem zur Umsetzung
von E-Government mit dem Ziel, Verwaltungsabläufe
schlanker zu gestalten und Auskünfte schneller und
einfacher geben zu können.
Das DMS soll so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentenarten
und -quellen bedient, d.h. im System abgelegt
und über das System recherchiert werden können
- unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen
Dokuments.
Neben einer hohen Integration in die eingesetzten
Fachverfahren soll die DMS-Lösung auch die Möglichkeit
einer Integration in die IT-technische Infrastruktur
(Client-Server Architektur, Windows-Betriebssysteme
für Server und Client, Ethernet und Storage Area
Network) bieten.
Unabdingbar ist die Unterstützung von Citrix-Umgebungen.
Die angebotene Software sollte sowohl unter
Citrix XenApp Server lauffähig sein, als auch die Möglichkeit
bieten, mit Citrix XenApp Server bereitgestellte
Anwendungen integrieren zu können.
Zunächst sollen in den Bereichen GB3 - in der Geschäfts-,
Anlagen- und Finanzbuchhaltung-, GB2 in
der Bauverwaltung sowie mit einer Bereichsübergreifenden
Bestellanwendung und Vertragsverwaltung
entsprechende Erfahrungen mit einem Dokumentenmanagementsystem
mit folgenden Anwendungsszenarien
gewonnen werden.
a) Als führende Finanzanwendung im Geschäftsbereich
Kassen- und Steueramt einschließlich der dezentralen
Geschäfts-, Anlagen- und Finanzbuchhaltung
ist das Finanzverfahren H & H proDoppik der
Fa. H & H, Berlin im Einsatz. Im Bereich der Geschäfts-,
Anlagen- und der Finanzbuchhaltung ist
hier die Einführung der elektronischen Archivierung
von Rechnungsanweisungen nach der Prüfung und
Freigabe geplant. Das Dokumentenmanagementsystem
soll hier als funktionaler und revisionssicherer
Ablage- und Aufbewahrungsort dienen und in H & H
proDoppik integriert werden.

b) Es soll eine elektronischen Archivierung von Bauanträgen
und begleitenden Belegen in einer elektronischen
Bauakte umgesetzt werden. Die elektronische
Bauakte soll mit dem entsprechenden Bauantrag in
dem dort eingesetzten Fachverfahren RiWA GISZentrum
verknüpft werden und auch dort erzeugte
Dokumente direkt in die elektronische Bauakte abgelegt
werden können. Das DMS soll auch bei Adhoc
Prüf- und Freigabe-prozessen unterstützen.

c) Es soll eine Bestellanwendung auf Basis einer DMSbasierten
Workflow-Anwendung mit mehrstufiger
Freigabe auf Basis einer hinterlegten Kompetenz-
Matrix umgesetzt werden.

d) Es soll eine strukturierte Verwaltung aller mit dritten
abgeschlossen Verträgen der Stadt Garching in
Form einer elektronischen Vertragsakte umgesetzt
werden.

e) Es soll eine Anwendungssystem-übergreifende, zentrale
Adressverwaltung aller Partner der Stadt Garching
umgesetzt werden. Die Erfassung und Aktualisierung
der Adressdaten soll automatisiert über
Schnittstellen oder auch manuell durch berechtigte
Anwender erfolgen. Die ausgewählten Serienbrief-
Vorlagen sollten mit den aus der Adressverwaltung
ausgewählten Adressen und je nach Vorlage weiteren
Informationen aus anderen Anwendungen gefüllt,
ausgedruckt und optional als PDF den Adressobjekten
zugeordnet werden.

f) Es soll elektronischer Aktenplan für die Ablage von
Dokumenten aus unterschiedlichen Fachbereichen
der Garching umgesetzt werden.

Stadt Garching

nein

nein

nicht zugelassen

Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb

Ausschreibung

Dienstleistungsauftrag (VOL/VOF)

Vergabenummer: BGM-IT-0471-01

Bereitstellung der Teilnahme-/Vergabeunterlagen:
Auskünfte oder Teilnahmeunterlagen sind erhältlich
unter/bei:
Stadt Garching b. München, Sonja Müller, Rathausplatz
3, 85748 Garching, Telefon: 0 89/32 08 98 88
Die Vergabeunterlagen sind erhältlich unter/bei:
Ansprechpartner Stadt Garching, Download unter
www.garching.de/VOL

7. April 2015
Form, in der der Teilnahmeantrag einzureichen ist:
Elektronisch

Ggf. Beginn der Ausführung: Geplant ab August 2015

Deutsch

Keine

Die ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung
von IT-Leistungen (EVB-IT), im speziellen EVBIT
Überlassung Typ A, EVB-IT Dienstleistung und
EVB-IT Pflege S bilden die Grundlage für einen Vertragsabschluss.

Wertungskriterien:
Der Bewerber hat bereits mit seiner Bewerbung seine
fachliche und sachliche Eignung/Expertise nachzuweisen
durch:
1. Darstellung der DMS-Umsätze, jeweils bezogen auf
die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre.
2. Nachweis über Projekt und Implementierungserfahrungen
mit DMS Produkten in Jahren.
3. Anzahl der Mitarbeiter des Bieters, die ausschließlich
im Geschäftsbereich von DMS-Lizenzprodukte
tätig sind.
4. Jedenfalls zwei Referenzen aus der kommunalen
Verwaltung (Städte oder Landkreise/Kreise), die mit
den unter

Der Bewerber hat zum Nachweis seiner Eignung folgende
Unterlagen mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen:
Bewertungsmatrix Teilnahmewettbewerb (elektronisch
ausgefüllt im MS Excel-Format auf CD und
zusätzlich ausgedruckt und unterzeichnet in Papierform)
Eigenerklärung zum Nachweis von Fachkunde, Leistungsfähigkeit
und Zuverlässigkeit (ausgedruckt
und unterzeichnet in Papierform)
Eigenerklärung dass eine Berufshaftpflichtversicherung
oder eine ähnlich vergleichbare Versicherung
mit der geforderten Mindestdeckungssumme von
1,5 Mio. j spätestens bis zur Angebotsabgabe abgeschlossen
wird oder der Bewerber bereits jetzt über
eine Berufshaftpflichtversicherung mit der geforderten
Mindestdeckungssumme verfügt.