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Ausschreibung - Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit elektronischer Archivierung als Basissystem in Garching bei München (ID:10485910)DTAD-ID:
10485910
Region:
85748 Garching bei München
Auftragsart:
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Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb
Vergabestelle:
Kategorien:
Software, Computer, -anlagen, Zubehör, Softwareprogrammierung, -beratung, Datendienste, Netzwerke
Vergabeordnung:
Dienstleistungsauftrag (VOL/VOF)
Kurzbeschreibung:
Das DMS soll so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentenarten
und -quellen bedient, d.h. im System abgelegt
und über das System recherchiert werden können
- unabhängig von Format und Medium des...
Termine und Fristen
DTAD-Veröffentlichung:
27.02.2015
Frist Vergabeunterlagen:
07.04.2015
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![]() Beteiligte Firmen & Vergabestellen
Auftraggeber:
Stadt Garching bei München,
Rathausplatz 3, 85748 Garching, Telefon, Fax: +49/(0)89/3 20 89-8 88, Internet: www.garching.de, E-Mail: sonja.mueller@garching.de Öffentliche Ausschreibungen
![]() Gewerbliche Bauvorhaben
![]() Gewonnene / Vergebene Aufträge
![]() Geschäftsbeziehungen
![]() Leistungsbeschreibung
Beschreibung:
Umfang der Leistung, ggf. aufgeteilt in Lose:
Die Stadt Garching b. M. plant die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit elektronischer Archivierung als Basissystem zur Umsetzung von E-Government mit dem Ziel, Verwaltungsabläufe schlanker zu gestalten und Auskünfte schneller und einfacher geben zu können. Das DMS soll so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentenarten und -quellen bedient, d.h. im System abgelegt und über das System recherchiert werden können - unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Neben einer hohen Integration in die eingesetzten Fachverfahren soll die DMS-Lösung auch die Möglichkeit einer Integration in die IT-technische Infrastruktur (Client-Server Architektur, Windows-Betriebssysteme für Server und Client, Ethernet und Storage Area Network) bieten. Unabdingbar ist die Unterstützung von Citrix-Umgebungen. Die angebotene Software sollte sowohl unter Citrix XenApp Server lauffähig sein, als auch die Möglichkeit bieten, mit Citrix XenApp Server bereitgestellte Anwendungen integrieren zu können. Zunächst sollen in den Bereichen GB3 - in der Geschäfts-, Anlagen- und Finanzbuchhaltung-, GB2 in der Bauverwaltung sowie mit einer Bereichsübergreifenden Bestellanwendung und Vertragsverwaltung entsprechende Erfahrungen mit einem Dokumentenmanagementsystem mit folgenden Anwendungsszenarien gewonnen werden. a) Als führende Finanzanwendung im Geschäftsbereich Kassen- und Steueramt einschließlich der dezentralen Geschäfts-, Anlagen- und Finanzbuchhaltung ist das Finanzverfahren H & H proDoppik der Fa. H & H, Berlin im Einsatz. Im Bereich der Geschäfts-, Anlagen- und der Finanzbuchhaltung ist hier die Einführung der elektronischen Archivierung von Rechnungsanweisungen nach der Prüfung und Freigabe geplant. Das Dokumentenmanagementsystem soll hier als funktionaler und revisionssicherer Ablage- und Aufbewahrungsort dienen und in H & H proDoppik integriert werden. b) Es soll eine elektronischen Archivierung von Bauanträgen und begleitenden Belegen in einer elektronischen Bauakte umgesetzt werden. Die elektronische Bauakte soll mit dem entsprechenden Bauantrag in dem dort eingesetzten Fachverfahren RiWA GISZentrum verknüpft werden und auch dort erzeugte Dokumente direkt in die elektronische Bauakte abgelegt werden können. Das DMS soll auch bei Adhoc Prüf- und Freigabe-prozessen unterstützen. c) Es soll eine Bestellanwendung auf Basis einer DMSbasierten Workflow-Anwendung mit mehrstufiger Freigabe auf Basis einer hinterlegten Kompetenz- Matrix umgesetzt werden. d) Es soll eine strukturierte Verwaltung aller mit dritten abgeschlossen Verträgen der Stadt Garching in Form einer elektronischen Vertragsakte umgesetzt werden. e) Es soll eine Anwendungssystem-übergreifende, zentrale Adressverwaltung aller Partner der Stadt Garching umgesetzt werden. Die Erfassung und Aktualisierung der Adressdaten soll automatisiert über Schnittstellen oder auch manuell durch berechtigte Anwender erfolgen. Die ausgewählten Serienbrief- Vorlagen sollten mit den aus der Adressverwaltung ausgewählten Adressen und je nach Vorlage weiteren Informationen aus anderen Anwendungen gefüllt, ausgedruckt und optional als PDF den Adressobjekten zugeordnet werden. f) Es soll elektronischer Aktenplan für die Ablage von Dokumenten aus unterschiedlichen Fachbereichen der Garching umgesetzt werden. Erfüllungsort:
Stadt Garching
Lose:
nein
Planungsleistungen:
nein
Nebenangebote:
nicht zugelassen
Verfahren & Unterlagen
Verfahrensart:
Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb
Dokumententyp:
Ausschreibung
Vergabeordnung:
Dienstleistungsauftrag (VOL/VOF)
Vergabenummer:
Vergabenummer: BGM-IT-0471-01
Vergabeunterlagen:
Bereitstellung der Teilnahme-/Vergabeunterlagen:
Auskünfte oder Teilnahmeunterlagen sind erhältlich unter/bei: Stadt Garching b. München, Sonja Müller, Rathausplatz 3, 85748 Garching, Telefon: 0 89/32 08 98 88 Die Vergabeunterlagen sind erhältlich unter/bei: Ansprechpartner Stadt Garching, Download unter www.garching.de/VOL Termine & Fristen
Unterlagen:
7. April 2015
Form, in der der Teilnahmeantrag einzureichen ist: Elektronisch Ausführungsfrist:
Ggf. Beginn der Ausführung: Geplant ab August 2015
Bedingungen & Nachweise
Sprache:
Deutsch
Sicherheiten:
Keine
Zahlung:
Die ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung
von IT-Leistungen (EVB-IT), im speziellen EVBIT Überlassung Typ A, EVB-IT Dienstleistung und EVB-IT Pflege S bilden die Grundlage für einen Vertragsabschluss. Zuschlagskriterien:
Wertungskriterien:
Der Bewerber hat bereits mit seiner Bewerbung seine fachliche und sachliche Eignung/Expertise nachzuweisen durch: 1. Darstellung der DMS-Umsätze, jeweils bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. 2. Nachweis über Projekt und Implementierungserfahrungen mit DMS Produkten in Jahren. 3. Anzahl der Mitarbeiter des Bieters, die ausschließlich im Geschäftsbereich von DMS-Lizenzprodukte tätig sind. 4. Jedenfalls zwei Referenzen aus der kommunalen Verwaltung (Städte oder Landkreise/Kreise), die mit den unter Geforderte Nachweise:
Der Bewerber hat zum Nachweis seiner Eignung folgende
Unterlagen mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen: Bewertungsmatrix Teilnahmewettbewerb (elektronisch ausgefüllt im MS Excel-Format auf CD und zusätzlich ausgedruckt und unterzeichnet in Papierform) Eigenerklärung zum Nachweis von Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit (ausgedruckt und unterzeichnet in Papierform) Eigenerklärung dass eine Berufshaftpflichtversicherung oder eine ähnlich vergleichbare Versicherung mit der geforderten Mindestdeckungssumme von 1,5 Mio. j spätestens bis zur Angebotsabgabe abgeschlossen wird oder der Bewerber bereits jetzt über eine Berufshaftpflichtversicherung mit der geforderten Mindestdeckungssumme verfügt. Sonstiges
Art und Umfang der Leistung beschriebenen
Anwendungsszenarien vergleichbaren Projekten Die Auswahl der für die Aufforderung zur Angebotsabgabe vorgesehenen Bewerber erfolgt auf der Basis des auszufüllenden Kriterienkatalogs für den Teilnahmewettbewerb. Teilnehmer, die nicht bis 15. April 2015 eine Aufforderung zur Angebotsabgabe erhalten haben, nehmen an der beschränkten Ausschreibung nicht teil. Es erfolgt eine schriftliche Absage. Nicht fristgerecht eingereichte und nicht vollständige Unterlagen finden keine Berücksichtigung.
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