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Ausschreibung - Entwicklung und Umsetzung der IdeenExpo-Roadshow 2017 in Hannover (ID:11653481)

Übersicht
DTAD-ID:
11653481
Region:
30175 Hannover
Auftragsart:
Archiviertes Dokument
Nationale Ausschreibung
Nationale Ausschreibung
Dokumententyp:
Ausschreibung
Ausschreibung
Vertragsart:
Zeitvertrag
Verfahrensart:
Freihändige Vergabe mit Teilnahmewettbewerb
Kategorien:
Veranstaltungsdienste, Event Management
Vergabeordnung:
Dienstleistungsauftrag (VOL/VOF)
Kurzbeschreibung:
Entwicklung und Umsetzung der IdeenExpo-Roadshow 2017
Termine und Fristen
DTAD-Veröffentlichung:
04.03.2016
Frist Vergabeunterlagen:
30.03.2016
Frist Angebotsabgabe:
03.06.2016
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Beteiligte Firmen & Vergabestellen
Auftraggeber:
IdeenExpo GmbH (Auftraggeber)
Kirchwender Straße 17
30175 Hannover
www.ideenexpo.de

Öffentliche Ausschreibungen
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Gewerbliche Bauvorhaben
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Gewonnene / Vergebene Aufträge
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Geschäftsbeziehungen
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Leistungsbeschreibung
Beschreibung:
Entwicklung und Umsetzung der IdeenExpo-Roadshow 2017

Die IdeenExpo, die im Jahr 2017 bereits zum 6. Mal stattfinden wird, ist Deutschlands größtes Jugend-Event für Naturwissenschaften und Technik. Der Eintritt ist frei.

Im Rahmen des Events soll die Begeisterung junger Menschen für Mathematik,
Ingenieur-, Naturwissenschaften und Technik geweckt werden. Es soll Schülerinnen
und Schüler der Klassenstufen 5-13 und (angehende) Studierende motivieren und
ermutigen sich bei ihrer persönlichen Berufs-/Studienwahl für
naturwissenschaftliche oder technisch orientierte Ausbildungswege und Berufe zu
entscheiden.

Neben den jugendlichen Besuchern werden auch Lehrkräfte, Eltern sowie Vertreter
aus Wirtschaft und Politik angesprochen – all diejenigen, die jungen Menschen
Orientierungshilfe geben.

Im Vorfeld der Veranstaltung soll eine flächendeckende Roadshow durch alle
Bundesländer der Bundesrepublik Deutschland, mit Schwerpunkt auf den
Landeshauptstädten, sowie durch ganz Niedersachsen durchgeführt werden.

Ziel ist es, bundesweit Aufmerksamkeit zu erzeugen, auf die Veranstaltung in
Hannover hinzuweisen und unsere Zielgruppen für einen Besuch zu begeistern.
Neben den jugendlichen Besucherinnen und Besucher soll auch die breite
Öffentlichkeit, insbesondere Lehrkräfte und Eltern, angesprochen werden. Die
Roadshow soll zudem wichtigen Wirtschaftspartnern sowie Unterstützern aus dem
politischen Raum Anlass zur lokalen oder regionalen Medienberichterstattung bieten.

Die Roadshow wird voraussichtlich am 01. März 2017 in Berlin starten und am 10.
Juni 2017 in Hannover (erster Veranstaltungstag) enden.

Die Roadshow umfasst den – zum Teil auch parallelen Besuch - von rund 240
Stationen (davon ca. 200 Schulen) mit unterschiedlichen, zum Anlass passenden
Modulen. Die Module sollen mit attraktiven, didaktisch überzeugenden und
transportablen Mitmach-Exponaten ausgestattet sein, die der thematischen
Ausrichtung (MINT) der IdeenExpo gerecht werden.

Die Roadshow 2017 soll darüber hinaus mit besonderen Events auf die Veranstaltung
aufmerksam machen. Ziel ist es, eine ausführlichere Medienberichterstattung, die
jeweils über Ankündigung / Meldung zum Tour-Verlauf hinausgeht, zu erzeugen.

Zum Umfang der ausgeschriebenen Leistungen gehören die Konzeption, Organisation
und Durchführung der IdeenExpo-Roadshow.

Dazu zählt:
• die Ausarbeitung eines zielgruppenorientierten Tourenplans durch die
Landeshauptstädte Deutschlands, mit weiteren Stationen in den an
Niedersaschen angrenzenden Bundesländern sowie durch das Flächenland
Niedersachsen – unter Berücksichtigung der Feiertags- und
Schulferientermine.

• Festlegung von Terminen sowie Erstansprache bzw. Kontaktaufnahme und
Verhandlung mit Schulen, Kommunen, Eigentümern von Standflächen,
Veranstaltern und sonstigen Beteiligten.

• Einholung von erforderlichen Genehmigungen und Erlaubnissen, Organisation
von Transport, Auf- und Abbau, Abstimmung aller technischen
Voraussetzungen.

• die Entwicklung und Ausstattung von bis zu 5 Modulen in unterschiedlichen
Dimensionen für den Einsatz auf öffentlichen Plätzen, zu Veranstaltungen wie
z.B. Stadtfesten, Festivals etc. und bei Pauseneinsätzen in Schulen.

• die Beschaffung von Exponaten (mindestens zwei Exponate pro Modul) unter
Berücksichtigung unterschiedlicher Präsentationsformen (z.B.
Ausstellungsgegenstand, Mitmach-Exponate ). Die Exponate müssen einen
starken Bezug zur thematischen Ausrichtung (MINT) der IdeenExpo haben,
attraktiv, didaktisch überzeugend sowie transportabel sein.

• die Entwicklung und Umsetzung von begleitenden Aktionen rund um die
Module wie z.B. Online-Gewinnspiele, Walk-Acts. Ziel ist es, einerseits durch
attraktive Angebote die Besucher vor Ort zu begeistern, andererseits
Besucher- und Fanzahlen auf den Social Media-Kanälen Facebook, Twitter,
Instagram und YouTube zu steigern.

• Branding der Module und Exponate. Alle Module und Exponate der Roadshow
sind im Kampagnendesign der IdeenExpo 2017 zu gestalten. Für die
Entwicklung des Kampagnendesigns ist eine separate Agentur verantwortlich,
die ebenfalls über ein Ausschreibungsverfahren ermittelt wird. Hier ist eine
Zusammenarbeit mit der ausführenden Agentur zwingend erforderlich.

• die Anmietung von geeigneten Fahrzeugen zum Transport bzw. zur
Fortbewegung der gesamten Module, Exponate und des Personals.

• die Entwicklung und Umsetzung von besonderen Events, auf die gezielt
aufmerksam gemacht werden soll (Plakate, Website der IdeenExpo etc.) und
die als Highlights der Roadshow zu einer umfangreichen
Medienberichterstattung beitragen. Denkbar wären z.B. Aktionen in einem
Schwimmbad oder Kino oder im Rahmen einer Sportveranstaltung.

• Vorschläge für Streuartikel, die während der Roadshow ausgegeben werden.
Der Schwerpunkt soll hierbei auf Artikeln liegen, die einen MINT-Bezug haben.

• Die Beschaffung, Einsatzplanung, Koordination und Schulung des gesamten
Personals für den Einsatz auf der Roadshow

• Sachgerechte Lagerung und Transport des Materials (Flyer, Streuartikel,
Exponate, Module,) welche im Zuge der Roadshow zum Einsatz kommt.

Eine komplette Leistungs- und Aufgabenbeschreibung wird mit der Aufforderung zur
Angebotsabgabe übermittelt.

Erfüllungsort:
Hannover

Lose:
nein

Planungsleistungen:
nein

Nebenangebote:
nicht zugelassen

Verfahren & Unterlagen
Verfahrensart:
Freihändige Vergabe mit Teilnahmewettbewerb

Dokumententyp:
Ausschreibung

Vergabeordnung:
Dienstleistungsauftrag (VOL/VOF)

Vergabenummer:
Vergabe-Nr.: IE 2017-Roadshow

Vergabeunterlagen:
a) Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle, den Zuschlag erteilenden Stelle sowie
Stelle, bei der die Angebote einzureichen sind:

a1) Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle:
IdeenExpo GmbH (Auftraggeber)
Kirchwender Straße 17
30175 Hannover
www.ideenexpo.de

a2) Rückfragen und Anforderung von Vordrucken zur Eignung sowie weiteren
Informationen:
IdeenExpo GmbH
Sabine Böhmer
Kirchwender Str. 17
30175 Hannover
boehmer@ideenexpo.de

a3) Stelle, bei der die Teilnahmeanträge oder/und Angebote einzureichen sind:
IdeenExpo GmbH
IE 2017-Roadshow
Kirchwender Straße 17
30175 Hannover

Termine & Fristen
Unterlagen:
Teilnahmefrist: Die Teilnahmeanträge sind einzureichen bis: Mittwoch, 30.03.2016 | 12:00 Uhr

Angebotsfrist:
Form der Teilnahmeanträge oder/und Angebote:
Die geforderten Unterlagen sind
• in Papierform,
• mit Originalunterschriften,
• in einem geschlossenen Umschlag einzureichen.
Eingänge per E-Mail oder Fax sind unzulässig.

Ausführungsfrist:
Entwicklung und Umsetzung der IdeenExpo-Roadshow 2017
Die Leistung ist ca. vom 01.09.2016 bis ca. zum 30.06.2017 zu erbringen.

Bedingungen & Nachweise
Sprache:
Deutsch

Sicherheiten:
gemäß Vergabeunterlagen

Zahlung:
gemäß Vergabeunterlagen

Zuschlagskriterien:
gemäß Vergabeunterlagen

Geforderte Nachweise:
k) Zur Beurteilung der Eignung des Bewerbers verlangte Unterlagen:

k1) Zuverlässigkeit
Der Bewerber muss durch Unterschrift auf dem anzufordernden Vordruck erklären,

• dass er in das Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist (sofern der
Bewerber zur Angebotsaufgabe aufgefordert wird, muss er einen Auszug aus
dem Berufs- oder Handelsregister vorlegen),

• dass über sein Vermögen weder ein Insolvenzverfahren noch ein
vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet, die Eröffnung beantragt oder
dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist,

• dass sich sein Unternehmen nicht in Liquidation befindet,

• dass er die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der
Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat,

• dass ihm keine strafrechtlichen Verurteilungen seiner verantwortlichen
Mitarbeiter wegen eines der in § 6 EG Abs. 4 VOL/A aufgezählten Tatbestände
bekannt sind,

• dass er keine schwere Verfehlung begangen hat, die seine Zuverlässigkeit als
Bewerber in Frage stellt,

• dass er im Vergabeverfahren keine unzutreffenden Erklärungen in Bezug auf
seine Eignung abgegeben hat.

k2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Der Bewerber muss durch Unterschrift erklären,
• dass er eine ausreichende Betriebshaftpflichtversicherung mit den folgenden
Mindest-Deckungssummen hat (Personenschäden und Sachschäden: 5 Mio.
EUR, allgemeine Vermögensschäden: 1 Mio. EUR). Weiter ist zu erklären, dass
die Haftungssumme für mindestens zwei Schadensfälle pro Versicherungsjahr
zur Verfügung stehen wird. Sollte der Bewerber noch nicht über eine solche
Betriebshaftpflichtversicherung verfügen, ist zu erklären, dass im Fall der
Auftragserteilung die Bereitschaft besteht, eine entsprechende Versicherung
abzuschließen.
• dass er das Niedersächsische Tariftreue- und Vergabegesetz – NTVergG –
anwendet (Nds. GVBI. Nr. 20/2013) (die Tariftreue- oder
Mindestentgelterklärung im Sinne des § 4 des o. a. Gesetzes muss, sofern der
Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert wird, vorgelegt werden.

Umsatz:
• Geben Sie jeweils für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre den
Gesamtjahresumsatz Ihres Unternehmens an.

k3) Leistungsfähigkeit
k3.1) Selbstdarstellung des Unternehmens mit Information über:
• Name, Rechtsform, Sitz und Gründungsjahr des Unternehmens
• Kurzportrait des Unternehmens (Geschäftsfelder, Leistungsportfolio)
• Mitarbeiterzahl (feste Mitarbeiter, freie Mitarbeiter) und fachliche Qualifikation
• Niederlassungen

k3.2) Referenzen
Bitte beschreiben Sie Ihre besondere Erfahrung auf dem Gebiet der zu erbringenden
Leistung durch eine Darstellung der im Wesentlichen in den vergangenen fünf Jahren
erbrachten vergleichbaren Leistungen mit Angabe der Leistungszeit und des
Auftraggebers.

Sonstiges
Weitere Hinweise:
Die derzeitige Zeitplanung sieht folgende Termine vor:
• Einreichung der Teilnahmeanträge (sämtliche unter k) verlangte Unterlagen)
bis Mittwoch, 30.03.2016 | 12:00 Uhr
• Aufforderung zur Angebotsabgabe / Versand Vergabeunterlagen in der KW 15
• Abgabe der Angebote bis Freitag, 03.06.2016 | 12:00 Uhr
• Einladung zur Präsentation erfolgt voraussichtlich in KW 24
• Die Präsentation findet voraussichtlich in der KW 32 statt.

Es gilt:
Die Bewerber müssen deutschsprachige Ansprechpartner haben. Die zeitliche und
räumliche Verfügbarkeit für den regelmäßigen und direkten Dialog mit dem
Auftraggeber ist unabdingbare Voraussetzung. Eine kurzfristige und flexible
Terminvereinbarung muss realisierbar sein. Für die Präsentation wird eine
Aufwandsentschädigung gezahlt. Nähere Informationen werden in den
Vergabeunterlagen zu finden sein.

ANLAGE

Ergänzende Informationen zur Ausschreibung IE 2017-Roadshow

IdeenExpo
Die IdeenExpo ist Deutschlands größtes Jugend-Event für Naturwissenschaften und
Technik. In 2015 begeisterte die Veranstaltung über 351.000 Jugendliche, Studierende,
Lehrer und Eltern und stellte damit einen neuen Besucherrekord auf.
Der Eintritt zur IdeenExpo inklusive aller Aktivitäten und Events ist kostenfrei.
Die Finanzierung der IdeenExpo wird überwiegend von Unternehmen und
Wirtschaftsverbänden sichergestellt, die sich den jungen Besucherinnen und Besuchern
mit faszinierenden, vorrangig interaktiven Exponaten als attraktive und
zukunftsweisende Arbeitgeber präsentieren und entsprechend ihrer Fachrichtungen
interessante (duale) Ausbildungs-/Studienmöglichkeiten und/oder Ausbildungsplätze
vorstellen. Darüber hinaus erfolgt eine Finanzierung aus öffentlichen Mitteln.

Termin
Die sechste IdeenExpo wird vom 10. bis 18. Juni 2017 täglich von 9 bis 18 Uhr
stattfinden.

Ort
Messegelände Hannover: Hallen 7, 8 und 9 (plus Außengelände, ConventionCenter und
ExpoPlaza), auf insgesamt mehr als 100.000 Quadratmetern Ausstellungsfläche.

Idee & Ziel
Im Rahmen des Events soll die Begeisterung junger Menschen für Mathematik,
Informatik, Naturwissenschaften und Technik geweckt werden. Es soll Schülerinnen und
Schüler der Klassenstufen 5-13 und (angehende) Studierende mit Spaß, Abwechslung,
Mitmach-Exponaten, Interaktion, Live-Experimenten, Bühnenshows und Workshops
motivieren und ermutigen sich bei ihrer persönlichen Berufs-/Studienwahl für
naturwissenschaftliche oder technisch orientierte Ausbildungswege und Berufe zu
entscheiden.

Zielgruppe
Neben den jugendlichen Besuchern werden auch Lehrkräfte, Eltern sowie Vertreter aus
Wirtschaft und Politik angesprochen – all diejenigen, die jungen Menschen
Orientierungshilfe geben.

Die IdeenExpo 2015 – Rückblick
• IdeenExpo Roadshow 2015
Als Teil der Kommunikationskampagne 2015 wurde vorbereitend auf die
Veranstaltung die IdeenExpo Roadshow vom 10. März 2015 bis zum 4. Juli 2015
mit Stationen in allen Bundesländern durchgeführt. Das Flächenland
Niedersachsen wurde dabei unter Berücksichtigung regionaler Besonderheiten
verstärkt besucht.

Ziel war es, bundesweit Aufmerksamkeit zu erzeugen, auf die Veranstaltung in
Hannover hinzuweisen und unsere Zielgruppen für einen Besuch zu begeistern. Die
Einsätze boten neben der gewünschten Medienberichterstattung auch gute
Anlässe, um gemeinsam mit Wirtschaftspartnern oder Unterstützern aus dem
politischen Raum zu kooperieren.

Es wurden insgesamt vier für die Roadshow entworfene Module eingesetzt:
• IdeenDome (Inflatable, orange, Nutzfläche von 54m² bei 4m Höhe)
• RoadCube (ModulBox, ausgeklappt 8m breit und 5m tief.)
• IdeenCruiser (fahrbares Quiz mit Voting-System) in zweifacher Ausführung
für Schulen.

Der IdeenDome (10 Einsätze) und der RoadCube (30 Einsätze) wurden auf
Großveranstaltungen (z.B. Tag der Deutschen Einheit, Tag der Niedersachsen),
Stadtfesten, Festivals, kleineren regionalen Veranstaltungen, Bildungsmessen und
Events unserer wichtigsten Wirtschaftspartner eingesetzt. Die zwei IdeenCruiser
(170 Einsätze) wurden während der Pausenzeiten in Schulen eingesetzt. Alle
Module waren mit Mitmach-Exponaten, die der thematischen Ausrichtung MINT
gerecht wurden, ausgestattet.

Hinweis: Die Module und Mitmach-Exponate stehen für die IdeenExpo-Roadshow
2017 nicht mehr zur Verfügung.

• Der Veranstaltungsbereich der IdeenExpo 2015

• Ein thematisch gegliederter Mitmachbereich mit Exponaten
Herzstück der IdeenExpo waren die mehr als 600 naturwissenschaftlichtechnischen
Mitmach-Exponate, die zum Lernen mit allen Sinnen animierten.
Die rund 230 Aussteller setzten sich zusammen aus Unternehmen,
Hochschulen und Forschungseinrichtungen sowie Schülergruppen. Auch
weitere Einrichtungen, Verbände und Vereine stellten sich auf der IdeenExpo
vor.

• ClubZukunft
Im ClubZukunft (eingetragene Marke) ermöglichten Unternehmen, Verbände
und Institutionen – wie die Bundesagentur für Arbeit als Premiumpartner –
einen umfassenden Überblick über Berufswege und Karrierechancen.
Auch Studierende konnten sich hier informieren. Mit der Internetplattform
www.clubzukunft.de konnten die Besucher den Dialog mit den Ausstellern
nach der Veranstaltung fortsetzen.

• Workshop
In rund 650 Workshops konnten die Besucher intensiv in die Welt der
Naturwissenschaften und Technik eintauchen. Ein HochschulCamp bot für
Schülerinnen und Schüler ab der 11. Klasse Einführungsvorlesungen und
vertiefende Workshops zu verschiedenen Studiengängen. Die jüngeren
Besucher der 5. bis 6. Klasse konnten mit der KinderUni die Wissenschaften
kennen lernen.

• Live Programm
Inspirierende Wissenschaftsshows mit bekannten TV-Moderatoren wie z.B
Ranga Yogeshwar und mehrere Bühnen im Außen- und Innenbereich mit Talks
und Interviews waren genauso fester Bestandteil der IdeenExpo wie
spektakuläre Live-Experimente.

• Konzertabende
Zu den Highlights der IdeenExpo gehören die drei kostenfreien LiveKonzerte.

Bitte beachten Sie: Die Darstellung des Dokumentes auf dieser Seite wurde angepasst. Die ursprüngliche Version finden Sie hier.
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