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Ausschreibung - IE2017-Messebau in Hannover (ID:12177084)

Übersicht
DTAD-ID:
12177084
Region:
30175 Hannover
Auftragsart:
Archiviertes Dokument
Nationale Ausschreibung
Nationale Ausschreibung
Dokumententyp:
Ausschreibung
Ausschreibung
Vertragsart:
Zeitvertrag
Verfahrensart:
Freihändige Vergabe mit Teilnahmewettbewerb
Kategorien:
Veranstaltungsdienste, Event Management, Messeeinrichtungen
Vergabeordnung:
Dienstleistungsauftrag (VOL/VOF)
Kurzbeschreibung:
Messebau: Produktions- und Zeitplanung, Erstellung von Flächenplänen und Grafiken sowie sämtliche Produktions- und Montageleistungen im Rahmen des Gewerkes Messebau auf der IdeenExpo 2017.
Termine und Fristen
DTAD-Veröffentlichung:
05.08.2016
Frist Angebotsabgabe:
19.08.2016
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Diese Ausschreibung ist bereits abgelaufen. Wir haben für Sie nach Alternativen gesucht:
25.000 tagesaktuelle Ausschreibungen gefunden.
Beteiligte Firmen & Vergabestellen
Auftraggeber:
Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle:
IdeenExpo GmbH (Auftraggeber)
Kirchwender Straße 17
30175 Hannover
www.ideenexpo.de

Rückfragen und Anforderung von Vordrucken zur Eignung sowie weiteren Informationen:
event it AG
Herr Frank Kemper
Herr Kevin Dickscheid
Pelikanplatz 7-9
30177 Hannover
kemper@eventit.ag
dickscheid@eventit.ag

Stelle, bei der die Teilnehmeranträge / Angebote einzureichen sind:
IdeenExpo GmbH
Stichwort: IE2017-Messebau
Kirchwender Straße 17
30175 Hannover

Öffentliche Ausschreibungen
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Gewerbliche Bauvorhaben
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Gewonnene / Vergebene Aufträge
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Geschäftsbeziehungen
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Leistungsbeschreibung
Beschreibung:
d1) Art der Leistung:
Messebau: Produktions- und Zeitplanung, Erstellung von Flächenplänen und Grafiken sowie sämtliche Produktions- und Montageleistungen im Rahmen des Gewerkes Messebau auf der IdeenExpo 2017.

Die IdeenExpo findet vom 10. bis 18. Juni 2017 auf dem Messegelände in Hannover und der angrenzenden EXPO-Plaza statt. Die Veranstaltungsfläche umfasst ca. 100.000 qm in den Hallen 7, 8 und 9, auf der Freifläche vor den Hallen sowie auf der unmittelbar angrenzenden EXPO-Plaza. Erwartet werden ca. 250 Aussteller mit rund 200 Ständen.

Im Rahmen des Events wird die Begeisterung junger Menschen für Mathematik,
Ingenieur- und Naturwissenschaften und Technik geweckt. Deutschlands größtes
Jugendevent in diesem Bereich motiviert und ermutigt Kinder, Jugendliche und
(angehende) Studierende sich bei ihrer persönlichen Berufs-/Studienwahl für
naturwissenschaftliche oder technisch orientierte Ausbildungswege und Berufe zu
entscheiden. Die IdeenExpo ist gleichzeitig eine Kontaktbörse zwischen Arbeitgebern und Hochschulen auf der einen sowie Schülerinnen/Schülern und Studierenden auf der anderen Seite.

Die IdeenExpo, die im Jahr 2017 bereits zum 6. Mal veranstaltet wird, hat sich zur
größten Veranstaltung für jugendlichen Nachwuchs entwickelt. Eine Übersicht zur Veranstaltung finden Sie auf unseren Internetseiten unter www.ideenexpo.de

Die Finanzierung der IdeenExpo wird überwiegend von Unternehmen und
Wirtschaftsverbänden sichergestellt, die sich den jungen Besucherinnen und Besuchern mit faszinierenden, vorrangig interaktiven Exponaten als attraktive und
zukunftsweisende Anbieter von Ausbildungsplätzen und Arbeitgeber präsentieren.
Darüber hinaus erfolgt eine Finanzierung aus öffentlichen Mitteln.

d2) Umfang der Leistung
Produktions- und Zeitplanung, Erstellung von Flächenplänen und Grafiken sowie sämtliche Produktions- und Montageleistungen im Rahmen des Gewerkes Messebau auf der IdeenExpo 2017.

Für die optimale Präsentation der Aussteller auf der IdeenExpo ist eine intensive messebauliche und technische Betreuung und Beratung durch den Auftragnehmer im Vorfeld und während der Veranstaltung notwendig.

Der Auftraggeber hat verschiedene Agenturen und Dienstleister (z.B. Eventagentur, Kreativagentur, technische und bauliche Berater) für die IdeenExpo 2017 beauftragt. Die Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung erfolgt durch die beteiligten Agenturen in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber. Für die reibungslose Zusammenarbeit sind Teamwork, Dienstleistungsorientierung und Projektmanagementfähigkeiten wichtige Kompetenzen für den Auftragnehmer.

Die Gesamtprojektleitung liegt beim Auftraggeber.
Zum Aufgabenspektrum des Auftragnehmers gehören u.a.:
- Erstellung aller technischen Pläne und Unterlagen (Grundrisse, Detailzeichnungen, Renderings, Statiken, etc.)
- Zeitmanagement innerhalb der vom Auftraggeber und der Eventagentur vorgegebenen Meilensteine (Erstellung von Bauzeitenplänen, Produktionsplänen, Montageplänen, etc.)
- Erstellung von Aufplanungen des Veranstaltungsgeländes/ -flächen sowie aller Ausstellerstände. (Ausstellerakquise, Vergabe der Standflächen und organisatorische/inhaltliche Betreuung der Aussteller erfolgt durch den Auftraggeber)
- Bereitstellung eines Serviceteams zur Ausstellerbetreuung im Vorfeld (ab Januar 2017) und während der Veranstaltung (Koordination aller messebaulichen und technischen Aspekte des Standbaus sowie Beratung der Aussteller)
- Abstimmung der Ausstelleranforderungen insbesondere mit dem Gewerk Technik unter Berücksichtigung des Zeitmanagements
- Teilnahme an regelmäßigen Gewerkemeetings und Ausstellerbetreuerrunden ab November 2016 in Hannover

- Umsetzung aller messebaulichen Arbeiten im Innenraum (ca. 41.000 qm in 3 Hallen) sowie auf dem Außengelände (Produktion, Auf- und Abbau, etc.)

Hierzu gehören u,a,:
- Einbauten Halle 7,8 und 9 (Wandbereiche, Tresen, Infosäulen, Traversen etc.)
- Möblierung ausgewiesener Bereiche (ClubZukunft, Lounges etc.)
- Ausstattung Aussteller (einheitliche Module für ca. 200 Ausstellerstände)
- Bereitstellung von Standardmöbeln (Tische, Stühle, Barhocker)
- Kaschierung und bauliche Ergänzung bestehender Präsentationsmodule
- Bühnenbau (voraussichtlich zwei Bühnen im Innenbereich)
- flächendeckender Bodenaufbau (Doppelboden) in den Hallen 7, 8 und 9 inkl. Bodenbeläge
- Hinweisschilder, Wegweiser und Eingangssituationen

- Aufbereitung von Grafikdaten in direkter Abstimmung mit den Ausstellern (Texte, Logoflächen, Bilder)
- Bereitstellung von Personal für den Informationscounter (Servicedesk Messebau) während der Aufbauphase sowie der Veranstaltung
- Betreuung der Aussteller während des Auf- und Abbaus
Eine detaillierte Aufgabenbeschreibung erfolgt mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe.

Erfüllungsort:
Die IdeenExpo 2017 findet auf dem Messegelände in Hannover und der angrenzenden EXPO-Plaza statt.
Die regelmäßigen Gewerkemeetings und Ausstellerbetreuerrunden ab November 2016, sowie möglicherweise weitere Termine zur Abstimmung im Vorfeld finden im Großraum Hannover statt. Die Teilnahme wird vom Auftragnehmer vorausgesetzt.

Lose:
nein

Planungsleistungen:
nein

Nebenangebote:
nicht zugelassen

Verfahren & Unterlagen
Verfahrensart:
Freihändige Vergabe mit Teilnahmewettbewerb

Dokumententyp:
Ausschreibung

Vergabeordnung:
Dienstleistungsauftrag (VOL/VOF)

Vergabenummer:
Vergabe-Nr.: IE2017-Messebau

Termine & Fristen
Angebotsfrist:
Form der Teilnahmeanträge oder/und Angebote:
Die geforderten Unterlagen sind
- in Papierform,
- mit Originalunterschriften
- in einem geschlossenen Umschlag mit dem Stichwort „IE2017-Messebau“ (außen sichtbar) einzureichen.
Eingänge per E-Mail oder Fax sind unzulässig.

Die Teilnahmeanträge sind einzureichen bis: Freitag, 19.08.2016, 12:00 Uhr.

Ausführungsfrist:
Die Leistung ist ca. vom 01.11.2016 bis ca. zum 30.09.2017
(Vorbereitung – Veranstaltung – Nachbereitung/Abrechnung) zu erbringen.
Die Veranstaltung IdeenExpo 2017 findet vom 10. – 18. Juni statt.
Entsprechende Auf- und Abbauzeiträume kommen hinzu.

Bindefrist:
Bindefrist: 30.11.2016, 24:00 Uhr.

Bedingungen & Nachweise
Sprache:
Deutsch

Sicherheiten:
gemäß Vergabeunterlagen

Zahlung:
gemäß Vergabeunterlagen

Zuschlagskriterien:
gemäß Vergabeunterlagen

Geforderte Nachweise:
Zur Beurteilung der Eignung des Bewerbers verlangte Unterlagen:
l1) Zuverlässigkeit
Der Bewerber muss durch Unterschrift auf dem anzufordernden Vordruck erklären,

- dass er in das Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist (sofern der Bewerber zur Angebotsaufgabe aufgefordert wird, muss er einen Auszug aus dem Berufs oder Handelsregister vorlegen),

- dass über sein Vermögen weder ein Insolvenzverfahren noch ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet, die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist,

- dass sich sein Unternehmen nicht in Liquidation befindet,

- dass er die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat,

- dass ihm keine strafrechtlichen Verurteilungen seiner verantwortlichen Mitarbeiter wegen eines der in § 6 EG Abs. 4 VOL/A aufgezählten Tatbestände bekannt sind,

- dass er keine schwere Verfehlung begangen hat, die seine Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt,

- dass er im Vergabeverfahren keine unzutreffenden Erklärungen in Bezug auf seine Eignung abgegeben hat.

l2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Der Bewerber muss durch Unterschrift erklären,

- dass er eine ausreichende Betriebshaftpflichtversicherung mit den folgenden Mindest-Deckungssummen hat (Personenschäden und Sachschäden: 10 Mio. EUR, allgemeine Vermögensschäden: 5 Mio. EUR). Weiter ist zu erklären, dass die Haftungssumme für mindestens zwei Schadensfälle pro Versicherungsjahr zur Verfügung stehen wird. Sollte der Bewerber noch nicht über eine solche Betriebshaftpflicht-versicherung verfügen, ist zu erklären, dass im Fall der Auftragserteilung die Bereitschaft besteht, eine entsprechende Versicherung abzuschließen,

- dass er das Niedersächsische Tariftreue- und Vergabegesetz – NTVergG – anwendet (Nds. GVBI. Nr. 20/2013) (die Tariftreue- oder Mindestentgelterklärung im Sinne des § 4 des o. a. Gesetzes muss, sofern der Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert wird, vorgelegt werden.

Umsatz
Geben Sie jeweils für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre den Gesamtjahresumsatz Ihres Unternehmens an.

l3) Leistungsfähigkeit
l3.1) Selbstdarstellung des Unternehmens mit Information über:
- Name, Rechtsform, Sitz und Gründungsjahr des Unternehmens
- Kurzportrait des Unternehmens (Geschäftsfelder, Leistungsportfolio)
- Mitarbeiterzahl (feste Mitarbeiter, freie Mitarbeiter) und fachliche Qualifikation
- Niederlassungen

l3.2) Referenzen
Bitte beschreiben Sie Ihre besondere Erfahrung auf dem Gebiet der zu erbringenden Leistung durch eine Darstellung der im Wesentlichen in den vergangenen fünf Jahren erbrachten vergleichbaren Leistungen mit Angabe der Leistungszeit, der Projektgröße und Projektvolumen, sowie des direkten Auftraggebers.

Sonstiges
Weitere Hinweise:
Zeitplanung
Die derzeitige Zeitplanung sieht folgende Termine vor:
- Einreichung der Teilnahmeanträge bis Freitag, 19.08.2016, 12:00 Uhr
- Aufforderung zur Angebotsabgabe / Versand Vergabeunterlagen KW 36
- Abgabe der Angebote bis Freitag, 30.09.2016, 12:00 Uhr
- Bietergespräche in KW 42
- Auftragsvergabe / Vertragsschließung voraussichtlich in KW 44
- 1. Gewerkemeeting voraussichtlich 08.11.2016

Geländebesichtigung
gemäß Vergabeunterlagen

Zusammenarbeit
Die Bewerber müssen deutschsprachige Ansprechpartner haben. Die zeitliche und
räumliche Verfügbarkeit für den regelmäßigen und direkten Dialog mit dem Auftraggeber und den weiteren beteiligten Agenturen und Gewerken ist unabdingbare Voraussetzung.
Eine kurzfristige und flexible Terminvereinbarung muss realisierbar sein.

Die wesentlichen Zahlen, Daten und Fakten zur IdeenExpo 2015, die vom 4. bis 12. Juli 2015 stattgefunden hat, lauten:
- Öffnungszeiten: täglich 09:00 – 18:00 Uhr
- 351.000 Besucherinnen und Besucher
- die tägliche Besucherzahl variierte zwischen 30.000 und 50.000.

- Besucherstruktur: Rund 190.000 Jugendliche der Klassenstufen 7 bis 13 (= Kernzielgruppe der Veranstaltung) und über 42.000 Kinder und Jugendliche bis Klassenstufe 6 aus dem gesamten Bundesgebiet sowie fast 20.000 Studierende aus zahlreichen Universitätsstädten haben die IdeenExpo besucht.

Von Montag – Freitag erfolgte der Besuch der Schülerinnen und Schüler weit überwiegend geschlossen im Klassenverband (gemeinsam mit ihren Lehrkräften); an den Wochenenden ( = Familientage) individuelle Besuche, häufig begleitet von den Eltern oder Erwachsenen aus dem privaten Umfeld.

- Veranstaltungsgelände/-flächen:
Die Veranstaltungsfläche umfasste 100.000 qm auf dem Messegelände in Hannover und der unmittelbar angrenzenden EXPO-Plaza. Für das Event (Mitmachbereich und weitere Programmelemente) wurden konkret genutzt: Hallen 7, 8 und 9, das Convention Center (CC), der Platz und das Haus der Nationen sowie die EXPO-Plaza (dort: verschiedenste Parcours, z. B. Rennwagen, Autos).

Eine Bühne war im Außenbereich (Gesamtfläche des Bühnenbereichs: ca. 1.400 qm, inkl. Backstage und Infrastruktur), eine Bühne war in der Halle 7 (ca. 200 Sitzplätze, 150 qm Bühnenfläche) und eine Bühne war in Halle 9 im ClubZukunft platziert (ca. 140 Sitzplätze, 30 qm Bühnenfläche)
Besuchereingang: Ost 3 (über die Exponale)

- Aussteller: ca. 230 mit ca. 190 Ausstellerständen mit mehr als 600 Exponaten weit überwiegend mit Mitmach-Charakter

- Ausstellerstruktur:
o Wirtschaftsunternehmen: 33 %
o Hochschulen und wissenschaftliche Einrichtungen: 21 %
o Schulen: 12 %
o (Wirtschafts-)Verbände: 21 %
o Bundes- und Landeseinrichtungen: 6 %
o Sonstige: 7 %

In der Aussteller-Übersicht unter www.ideenexpo.de sind die Aussteller und deren Exponate / Beiträge im Einzelnen aufgelistet. Der weit überwiegende Teil dieser Aussteller hat bereits sein Interesse an einer erneuten Teilnahme an der IdeenExpo 2017 bekundet.

Die Stände der Aussteller waren unterschiedlich groß in einer Bandbreite von 25 qm bis zu 1000 qm (mit jeweils 1 bis zu 37 Exponat/en).

- Der Mitmachbereich (Flächen für die Aussteller) war in folgende Themenbereiche gegliedert:
o EnergieFeld
o ProduktionsKosmos
o MobilitätsArena
o LifeScienceArea
o LebensRaum
o MediaLab
o E-MobilitätsPark
o SinnesParcours
o SportFactory
o SmartHome
o RecyclingWerkstatt

- Science Tunnel 3.0 Mit dem Science Tunnel 3.0 der Max-Planck-Gesellschaft und seinen inhaltlichen Schwerpunkten zu Megatrends des 21. Jahrhunderts und zu aktuellen Entwicklungen der Grundlagenforschung (www.sciencetunnel.de) wurde erstmals auf 1000 qm eine in sich geschlossene und bereits vorhandene Ausstellung in das Konzept integriert.

- ClubZukunft Der ClubZukunft (eingetragene Marke) – siehe Anlage – bot Informationen über Ausbildungsberufe und akademische Bildungswege. Neben 15 weiteren Ausstellern präsentierte sich auf dieser Sonderfläche die Bundesagentur für Arbeit, als Premiumpartner des ClubZukunfts, auf über 200 qm mit einem eigenen Standbau. Neben der Ausstellungsfläche zählten zum ClubZukunft (Gesamtgröße: ca. 1.600 qm):
o Bühne mit 140 Sitzplätzen, Gesamtfläche des Bühnenbereichs: 30 qm; moderiertes Vortragsprogramm
o KarriereMarkt (aktuelle Jobangebote für Studierende an einer rd. 12m langen „Pinnwand“)
o Zentraler Info-Counter
o ClubRaum für den Empfang/die Information von geführten Schülergruppen mit rund 75 qm

- InteractiveSky In der Halle 7 konnten sich Smartphone-Nutzer über die IdeenExpo-App mit dem Sky verbinden und miteinander agieren. Vor unterschiedlichen Hintergründen konnten die Besucher durch aktiven Einsatz ihres Handys Lebewesen und Naturereignisse auftauchen lassen und steuern. Zudem konnte das Bild auf dem InteractiveSky auch durch Bewegungen der Besucher unter dem Sky beeinflusst werden.
Neben seiner interaktiven Funktion war er in seiner Größe prägend für die Hallengestaltung und diente gleichzeitig der Aufwertung der Hallenatmosphäre.

- Weitere Programmelemente des Events Folgende Module waren integraler Bestandteil des Events (für unterschiedliche Zielgruppen):
o 650 Workshops im CC (für Schülerinnen und Schüler der Klassen 7 - 13 = Kernzielgruppe)
o HochschulCamp im CC (für Schülerinnen und Schüler der Klassen 11 - 13 = Kernzielgruppe)
o KinderUnis im CC (für Schülerinnen und Schüler der Klassen 5 und 6)
o 3 Kreativinseln (Aktionsflächen für Grundschülerinnen und -schüler)
o Science Slam-Finale (studentisches Vortragsformat) im CC
o Eine tägliche Wissenschaftsshow auf der Außenbühne mit prominenter Moderation, insbesondere mit Ranga Yogeshwar
o Konzerte mit Top Acts an vier Abenden jeweils auf der Außenbühne
o Spezielle Formate / Angebote an den Familienwochenenden

Es waren ca. 70 Scouts im Einsatz, die gezielt durch die Veranstaltung geführt haben (vorrangig Montag – Freitag).

- Sonderveranstaltungen (Zeitpunkt):
o Eröffnungsveranstaltung (BühneSieben in der Halle 7, 04.07.2015)
o Abschlussevent (BühneSieben in der Halle 7, 12.07.2015)
o Bergfest im Rahmen eines Konzertabends nur für Aussteller (Außenbereich vor der Halle 9, 08.07.2015)
o Sponsorenauftaktveranstaltung (17.09.2014)
o Parlamentarischer Abend (17.03.2015)

- Spezielle Veranstaltungs-/Funktionsbereiche, Dazu zählten im Wesentlichen:
o Zentrale Anmeldung für Lehrer/Schulklassen (bis zu 700 Lehrkräfte nehmen täglich die Anmeldung vor; bis zu 20.000 Schülerinnen / Schüler daher nahezu zeitgleich in der „Warteschleife“; Zeitfenster: 08:30 – 10:30 Uhr, montags bis freitags)
o Info-Points für Besucherinnen und Besucher in den Eingangsbereichen der Hallen 7 und 9
o altersgerechte gastronomische Angebote für Besucherinnen und Besucher
o Ruhezonen
o Presse- und Lehrerlounge
o VIP-Bereich (im Haus der Nationen)

Nicht-öffentliche Bereiche:
o Crew- und Ausstellercatering (bis zu 3.500 Personen pro Tag)
o Ausstellerakkreditierung und Info-Point für Aussteller (in Auf- und Abbauphase und während der Veranstaltung, Betrieb ca. 4 Wochen)
o Techniksupport-Bereich
o Lager für Veranstalter und Aussteller
o Sicherheit, Sanitätsbereich und Logistik
o Büroräume für Veranstalter, Dienstleister, Aussteller

Bitte beachten Sie: Die Darstellung des Dokumentes auf dieser Seite wurde angepasst. Die ursprüngliche Version finden Sie hier.
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