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Ausschreibung - Neuplanung, Organisation, Strukturierung, Konzeption der vorhandenen Archive in München (ID:10218898)

Auftragsdaten
Titel:
Neuplanung, Organisation, Strukturierung, Konzeption der vorhandenen Archive
DTAD-ID:
10218898
Region:
81671 München
Auftragsart:
Nationale Ausschreibung
Nationale Ausschreibung
Dokumententyp:
Ausschreibung
Ausschreibung
Termine und Fristen
DTAD-Veröffentlichung:
28.11.2014
Frist Vergabeunterlagen:
29.01.2015
Beteiligte Firmen und Vergabestellen
Vergabestelle:
Zusätzliche Informationen
Kurzbeschreibung:
Das Größenvolumen beläuft sich auf ca. 60.000 DIN A 4 Aktenordner mit einer Rückenbreite von 8 cm so wie ca. 23.000 DIN A 0 Plänen. Das Ganze ist auf 2 Standorte mit insgesamt ca. 1.100 m²...
Kategorien:
Erschliessungsarbeiten, Architekturdienstleistungen, Ingenieur-, Planungsleistungen im Bauwesen
Vergabeordnung:
Dienstleistungsauftrag (VOL/VOF)
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Öffentlicher Aufruf zur Interessenbekundung für die Teilnahme an einem Vergabeverfahren der Landeshauptstadt München für die Ausführung folgender Leistungen: Neuplanung, Organisation, Strukturierung, Konzeption der vorhandenen Archive, der Digitalisierung der vorhanden Akten, Vorgänge, des Schriftverkehrs sowie von Plänen und Skizzen und der Einführung eines Dokumenten- und Aktenmanagements sowie einer Dokumentation

1.Ausgangslage:

Das Baureferat, Hauptabteilung Ingenieurbau beabsichtigt aufgrund der immer größer werdenden Anzahl an Akten, Ordnern, Plänen und Skizzen sein bestehendes Archiv neu zu strukturieren und zu digitalisieren. Aus diesem Grund wird ein leistungsfähiger Partner gesucht, der diese Aufgaben bewältigen kann.

Die Landeshauptstadt München will auf dem Weg des Interessenbekundungsverfahrens den Kreis geeigneter Interessenten über die uns bereits bekannten Unternehmen hinaus für die Vergabe dieser Leistungen erkunden. Es handelt sich nicht um ein formelles Verfahren.

2.Art und Umfang der Leistungen

Das Größenvolumen beläuft sich auf ca. 60.000 DIN A 4 Aktenordner mit einer Rückenbreite von 8 cm so wie ca. 23.000 DIN A 0 Plänen. Das Ganze ist auf 2 Standorte mit insgesamt ca. 1.100 m² Archivgrundfläche verteilt.

Folgende Aufgaben und Anforderungen sind zu erfüllen.

1. Archivierung und Archivberatung:

- Ordnung bestehender Archive

- formale und inhaltliche Erschließung von bestehenden Informationsträgern und Archivbeständen

- Archivplanung für Zentral- und Altregistraturen, Verwaltungsarchive, Medienarchive

- Erarbeitung von Archivkonzeptionen und Archivierungsstrategien

- Auf- und Umbau von Archiven vor Ort bei laufendem Geschäftsbetrieb

- Erstellung von Findhilfsmitteln (Aktenverzeichnisse, Datenbanken, Findbüchern)

- Entwicklung von Konzepten zur digitalen Langzeitarchivierung und Retrodigitalisierung

- Digitalisierung von bestehenden Akten, Dokumenten, Medien, Plänen, Skizzen, Notizen usw.

- Archivierung von digitalen Akten und Dokumenten, Medien-Archivierung

- Abstimmung des Archivierungssystems mit der IT-Abteilung der Landeshauptstadt München (Betriebssystem Limux.

2. Aktenmanagement, Dokumentenmanagement und Dokumentation:

- Erstellung und Einführung von Aktenplänen und Klassifikationen

- Erarbeitung von Aktenverzeichnissen und Aktenordnung

- Strukturierung von Ablagen, Abteilungs- und Zentral-Registraturen

- Reorganisation der Schriftgutverwaltung

- Vorbereitung der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen

- Erarbeitung von Konzeptionen zum Aufbau themenbezogener Dokumentationen

- Reorganisation Vertragsmanagement

- Planung und Leitung von Projekten zur inhaltlichen Erschließung von Datenbeständen

- Ordnung und gegebenenfalls turnusmäßige Pflege bestehender Datenbestände/Datenbanken

- Beratung zu Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen

- Auswahl und Entwurf von Metadaten-Schemata zur Datenbankstrukturierung.

3. Schulung, Training und Einarbeitung von Personal:

- Das Schulen und Einarbeiten von Mitarbeitern des Auftraggebers in die Archivierungsprozesse und aller benutzten Systeme wie dem Dokumentenmanagementsystem, Record Management usw.

Das Baureferat, Hauptabteilung Ingenieurbau beabsichtigt die Vergabe der o.g. Leistungen auf Grundlage der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A).

Es dient der Markterkundung, welche Unternehmen und unter welchen Umständen diese an einem nachfolgenden Vergabeverfahren teilnehmen würden bzw. welche Erwartungen und Anforderungen von Seiten möglicher Unternehmen an die technischen und rechtlichen Rahmenbedingungen der geplanten Archivierung und Neustrukturierung bestehen.

Unternehmen, die grundsätzlich daran interessiert sind, werden gebeten sich an diesem Verfahren zu beteiligen, indem sie ihr Interesse bekunden.

3.Leistungsbeginn ab Juni 2015

4.Anforderungen

Mit der Interessenbekundung sind folgende Angaben einzureichen:

- allgemeine Unternehmensdarstellung / Firmenprofil

- möglichst konkrete Angaben und Referenzen zur Erfahrung mit der Neustrukturierung und Digitalisierung von Archiven in der öffentlichen Verwaltung, anderen Gebietskörperschaften, Banken und der Großindustrie.

5.Bewerbungen

Interessierte Personen bzw. Firmen geben bitte ihr Interesse formlos bei der unten genannten Adresse in Schriftform per Fax oder per Post bekannt.

Die Landeshauptstadt München, Baureferat, Hauptabteilung Ingenieurbau wird diejenigen Interessenten, die nach den von ihnen vorgelegten Informationen grundsätzlich in Betracht kommen, zu einem Gespräch einladen, in dem gemeinsam erörtert werden soll, unter welchen technischen und rechtlichen Rahmenbedingungen sich der Interessent in einem nachfolgenden Vergabeverfahren bewerben würde. Dabei soll u.a. ermittelt werden, welche Anforderungen marktgerecht sind und attraktive Angebote erwarten lassen.

Die Bewerbung begründet keinen Anspruch auf Einladung zu diesem Vergabeverfahren oder anderen bestimmten Ausschreibungen.

Im Zusammenhang mit der Teilnahme am Interessenbekundungsverfahren entstehende Kosten werden nicht erstattet.

Frist zur Abgabe der Bewerbungen:

Bis zum 29.01.2015 um 14:00 Uhr.

Die Wertung Ihrer Bewerbung für die anstehende Ausschreibung können wir nur garantieren, wenn sie bis zur vorgenannten Frist eingegangen ist. Spätere Meldungen sind für die Aufnahme in eine Interessentenkartei für künftige, ähnliche Vergabeverfahren, jederzeit möglich.

Adresse für die Abgabe der Bewerbung:

Landeshauptstadt München

Baureferat, Submissionsbüro

Zimmer 0.243

Friedenstraße 40

81671 München

Fax: (089) 233 - 60215

Auskünfte:

- zum technischen Inhalt:

Ingenieurbau, Abteilung Zentrale AufgabenZu Händen von: Herr Deuter (JZ1) und Herr Fastner (JZ1)

E-Mal: j-zentraleaufgaben.bau@muenchen.deFax Vorzimmer: +49 89233-61505

- zum Verfahren:

Landeshauptstadt München

Baureferat Verwaltung und Recht

Frau Wessig

Tel.: 089/233-60214

oder

Frau Schraufstetter

Tel.: 089/233-60205

E-Mail: submissionsbuero.bau@muenchen.de

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