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Ausschreibung - Öffentlichkeitsarbeit in Salzgitter (ID:10489638)

Übersicht
DTAD-ID:
10489638
Region:
38226 Salzgitter
Auftragsart:
Archiviertes Dokument
Europäische Ausschreibung
Europäische Ausschreibung
Dokumententyp:
Ausschreibung
Ausschreibung
Verfahrensart:
Offenes Verfahren
Kategorien:
Personen-, Schülerbeförderung, Veranstaltungsdienste, Event Management, Sonstige Möbel, Einrichtung, Unternehmens-, Managementberatung, Marketing- und Werbedienstleistungen, Tischler-, Zimmererarbeiten
CPV-Codes:
Diverse Möbel und Einrichtungen , Möbeldesign , Öffentlichkeitsarbeit , Organisation von Messen und Ausstellungen , Transport- und Beförderungsdienstleistungen (außer Abfalltransport) , Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen , Zimmer- und Tischlerarbeiten
Vergabeordnung:
Dienstleistungsauftrag (VOL/VOF)
Vergabe in Losen:
Aufteilung des Auftrags in Lose: ja
Kurzbeschreibung:
Das Bundesamt für Strahlenschutz (BfS) benötigt für die Erbringung von Dienstleistungen bei der Öffentlichkeitsarbeit des BfS im Bereich der Messen, Veranstaltungen, Veranstaltungslogistik (Los...
Termine und Fristen
DTAD-Veröffentlichung:
28.02.2015
Frist Angebotsabgabe:
23.04.2015
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Beteiligte Firmen & Vergabestellen
Vergabestelle:
Bundesamt für Strahlenschutz
Willy-Brandt-Str. 5
38226 Salzgitter
Frau Hartwig
Telefon: +49 30183331277
Fax: +49 30183331265
E-Mail: angebote@bfs.de
http://www.bfs.de

Öffentliche Ausschreibungen
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Gewerbliche Bauvorhaben
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Gewonnene / Vergebene Aufträge
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Geschäftsbeziehungen
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Leistungsbeschreibung
Beschreibung:
Erbringung von Dienstleistungen für die Öffentlichkeitsarbeit des Bundesamtes für Strahlenschutz: Messen, Ausstellungen und mobile Veranstaltungen (Aufteilung in Lose).
Das Bundesamt für Strahlenschutz (BfS) benötigt für die Erbringung von Dienstleistungen bei der Öffentlichkeitsarbeit des BfS im Bereich der Messen, Veranstaltungen, Veranstaltungslogistik (Los 1), der Ausstattung der Infostellen und des Infomobils (Los 2) sowie für die Ausstattung der Infocontainer und für die Durchführung der Containertour (Los 3) einen externen Dienstleister.
Einen gesamten Überblick über die Aufgaben und das Themenspektrum des Bundesamtes für Strahlenschutz (BfS) erhält man auf www.bfs.de
Für die Öffentlichkeitsarbeit hauptsächlich relevante Standorte des BfS sind:
— Bundesamt für Strahlenschutz, Willy-Brandt-Straße 5, 38226 Salzgitter;
— Bundesamt für Strahlenschutz – Info Asse, Am Walde 1, 38319 Remlingen, www.asse.bund.de
— Bundesamt für Strahlenschutz – Info Morsleben, Amalienweg 1, 39343 Ingersleben OT Morsleben, www.bfs.de/de/endlager/endlager_morsleben
— Bundesamt für Strahlenschutz – Info Konrad, Chemnitzer Straße 27, 38226 Salzgitter-Lebenstedt, www.endlager-konrad.de
Ein Standbein der Öffentlichkeitsarbeit des BfS ist die Teilnahme an Messen und Veranstaltungen zu allen verschiedenen Themenbereichen des BfS deutschlandweit inklusive der dafür nötigen Transportdienstleistungen. Ein weiteres Standbein der Öffentlichkeitsarbeit des BfS im Bereich der Endlagerung radioaktiver Abfälle sind die Infostellen an den Standorten der Schachtanlagen Asse, Konrad und Morsleben. Als Ergänzung zu diesen ortsfesten Infostellen informiert das BfS die Bürgerinnen und Bürger im Sine einer aufsuchenden Öffentlichkeitsarbeit zu allen Themenbereichen mit dem Infomobil z. B. bei Veranstaltungen und an Markttagen. Mit der einmal jährlich an ca. 5 Orten stattfindenden Mobilen Ausstellung zur Endlagerung radioaktiver Abfälle in Deutschland stellt das BfS in zwei Infocontainern die wesentlichen Grundlagen, Zusammenhänge und Herausforderungen der Endlagerung dar.
In den vergangenen Jahren hat das BfS an einer Vielzahl von Veranstaltungen teilgenommen bzw. diese selbst organisiert. Dazu gehören neben Messen auch unterschiedliche Veranstaltungsformate wie z. B. Umwelt- und Kirchentage, Nächte der Wissenschaft, Informationsveranstaltungen und Bürgerversammlungen, Veranstaltungen zusammen mit dem Bundesumweltministerium (BMUB) oder weiteren dem Geschäftsbereich zugehörigen Behörden (BfN, UBA, BBR). Der Auftritt des BfS erfolgt in Form von Messeständen, den mobilen Info-Containern, den BfS-Infomobil oder den BfS-Infostellen.
Das Ziel der Öffentlichkeitsarbeit des BfS ist es, ein einheitliches Erscheinungsbild und einen einheitlichen Qualitätsmaßstab zu gewährleisten, so dass alle Infostellen, das Infomobil oder die Messestände klar als dem BfS zugehörig zu erkennen sind und Informationen für die Bürgerinnen und Bürger in gleicher Qualität aufbereitet und angeboten werden. Die Infostellen verfügen über verschiedene mobile und fest installierte Ausstellungselemente.
Siehe Vergabeunterlagen.

CPV-Codes: 79416000, 79934000, 79950000, 79956000, 39150000, 60000000, 45422000

Erfüllungsort:
Sitz des Auftraggebers inklusive der BfS-Infostellen Asse, Morsleben und Konrad. Sitz des Auftragnehmers bzw. Unterauftragnehmers sowie auf unterschiedlichen Messen und Veranstaltungen innerhalb Deutschlands.

Lose:
Los-Nr: 1
Bezeichnung: Erbringung von Dienstleistungen für die Öffentlichkeitsarbeit des Bundesamtes für Strahlenschutz: Messen, Ausstellungen und mobile Veranstaltungen – Los 1: Messebau, Veranstaltungen und Veranstaltungslogistik

Kurze Beschreibung
Messen/Messestand:Das BfS hat sich pro Jahr an ein bis zwei Messen mit einer Standfläche von ca. 30-90 m2 beteiligt. Dies waren Fachmessen oder Verbraucherausstellungen (z. B: Internationale Funkausstellung IFA (Berlin), Bildungsmesse didacta (Hannover/Köln/Stuttgart) oder ähnliche Veranstaltungen wie beispielsweise Kirchentage etc. in verschiedenen Städten Deutschlands. Für diese Beteiligungen sind die Messestände zu gestalten und zu errichten sowie alle damit verbundenen logistischen Leistungen in diesem Zusammenhang zu leisten. Nach Vertragsbeginn fertigt der Auftragnehmer einen neuen Messestand nach Vorgaben des BfS (Ausstattung, Technik, Corporate Design etc.) an. Der neu zu erstellende Messestand geht nach Fertigstellung und Abnahme in das Eigentum des BfS über.Bei dem bisherigen Messestand (siehe Vergabeunterlagen) handelt es sich um einen Mietstand, der nur zu einem Teil - nämlich im Bereich der gestalteten Inhalte – im Eigentum des BfS ist. Dazu gehören die hinterleuchteten Gummilippen-Messetafeln (gedruckt auf transluzentem Stoff) sowie die dazugehörigen Leuchtrahmen, der Hintergrund (11-teilige Gummilippen-Rückwandgrafiktücher) und die Grafiken für die Deckenkuben.Diese vorhandenen Elemente sollen aus wirtschaftlichen Erwägungen heraus in das neue Messestandkonzept ganz oder teilweise integriert werden. Die hinterleuchteten Messetafeln sollen auch aufgrund der guten optischen Wirkung vorrangig im neuen Messestand weiter verwendet werden. Weitere Einzelheiten hierzu sind den Vergabeunterlagen (Leistungsbeschreibung zu entnehmen).Zusätzliche Transporte von Modellen, Einrichtungsgegenständen und Infomaterial von BfS-Standorten zum Ausstellungsort und zurück.Fachgerechte Einlagerung von BfS-eigenen Standbauteilen, Modellen und sonstigen Einrichtungsgegenständen, (Transportkisten und ca. 10 m3 weitere Materialien, gelagert auf Europaletten). Schnellstmögliche Übernahme vom bisherigen Dienstleister, spätestens 4 Wochen nach Vertragsbeginn. Eingelagerte Materialien müssen bei Bedarf innerhalb von 24 Stunden am Zielort angeliefert werden.Anlieferung und Rücknahme von Einzelteilen aus dem Lagerbestand (z. B. Grafiken, Modelle, Einzelvitrinen etc.) auf Abruf zu den genannten BfS-Standorten.Bereitstellung der oben genannten Einzelteile aus dem Lagerbestand zur Abholung und Anlieferung durch das BfS oder Dritte.Neuanfertigung von Messe-, Ausstellungs- und Ladenbaugegenständen wie Podeste, Präsentationseinheiten für Exponate, Multimediadarstellungen etc..Beschaffung bzw. Vermietung von weiterem Messemobiliar wie z. B. Prospektständer, Bistrotische etc. inklusive Hin- und Rücktransport zum Einsatzort.Ausstellungseinsätze zu kleineren Veranstaltungen, wie Städtetage, Tage der offenen Tür etc., Infoveranstaltungen (ca. 5 Veranstaltungen pro Jahr). Hierbei ist in der Regel BfS-eigenes Material zu transportieren, Mietmaterial zu stellen und Auf- und Abbauarbeiten zu leisten.Sonstige Arbeiten wie zum Beispiel handwerkliche Leistungen die der Vorbereitung des Messe- und Ausstellungsbetriebes dienen. Spontane Arbeiten im laufenden Betrieb.Veranstaltungen:Das BfS nimmt häufig an „Tagen der offenen Tür“, Umwelttagen und ähnlichen Veranstaltungen teil und richtet auch selbst derartige Veranstaltungen aus, teilweise mit dem BfS-Infomobil. Der Auftragnehmer ist auch hier unterstützend tätig, indem er ggf. Mietmobiliar stellt, Infotafeln fertigt und Auf- und Abbauarbeiten übernimmt. Dies gilt im gleichen Maße für Informationsveranstaltungen, Bürgerforen etc., die vom BfS ausgerichtet werden.Infotafeln:In den vergangenen vier Jahren wurden durch einen externen Dienstleister rund 20-40 Infotafeln in verschiedenen Größen und Materialien neu gefertigt bzw. überarbeitet und aktualisiert, die bei verschiedenen Veranstaltungsformaten eingesetzt werden. Auch in den künftigen Jahren muss der Dienstleister Tafeln bei Bedarf neu gestalten, anpassen und drucken.Allgemeine Anforderungen:— Layout, Satz und Korrekturen nach Vorgabe des BfS-Corporate-Design-Katalogs;— Bereitstellung der offenen Dateien inklusive aller Einzelgrafiken;— Hochaufgelöster, farbiger Digitaldruck nach den Vorgaben des BfS;— Fertigung nach vom BfS angelieferten Rohdaten in den Formaten *.doc, *.ppt, *.tif, *.jpg, *.eps, *.ai, weiteren marktgängigen Austauschformaten und scanfähigen Aufsichtsvorlagen.Formate:— Infotafel: Material: aufgezogen auf Grundplatte aus 2,5 mm Hartschaumplatte, laminiert mit Schutzfolie, Format:, Standardmaß 895 mm x 1 195 mm;— Messetafel (bisheriges Konzept: Bedruckung auf transluzentem Stoff für LED-Leuchtkästen (siehe 2.1.1 Messestände);— Infomobilformat (verschiedene Sonderformate nach Vorgabe des BfS, Material: Alu-Dibond);— Weitere Sonderformate unterschiedlicher Machart nach Vorgabe BfS (z. B. Unter-Tage-Tafeln in Schachtanlagen).Zusatzeinrichtungen:Beschaffung und ggf. Reparatur von Ausstellungs- und Präsentationsmaterialien (z. B. Pavillonzelte, Prospektständer, Bistrotische, Fahnen, Banner, Rollups etc.). Im Ausnahmefall auf Rechnung ohne Gewinnaufschlag.Veranstaltungslogistik:Um verschiedene Veranstaltungen zu organisieren, sind Transporte zwischen den Dienststellen des BfS in Deutschland und zu den jeweiligen Veranstaltungsorten notwendig. Diese werden bei Bedarf durch den AN oder einen Dritten durchgeführt. Die Beauftragung eines Dritten ist vorzunehmen, sofern dies für den AG wirtschaftlicher ist z. B. bei Kurzstrecken zwischen den BfS-Infostellen und/oder zum Standort Salzgitter. Diese werden bei Bedarf durch den Auftragnehmer und nach tatsächlicher Fahrstrecke (Kilometerpauschale) nach den Angaben im Leistungs- und Preisverzeichnis abgerechnet.Eine Reaktionszeit von mind. 24 Stunden ist zu gewährleisten.

Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
79416000

Menge oder Umfang
Siehe Vergabeunterlagen.

Los-Nr: 2
Bezeichnung: Erbringung von Dienstleistungen für die Öffentlichkeitsarbeit des Bundesamtes für Strahlenschutz: Messen, Ausstellungen und mobile Veranstaltungen – Los 2: Betreuung der BfS-Infostellen/Ladenbau sowie Betreuung des BfS-Infomobil/Ladenbau und Technischer Support

Kurze Beschreibung
Infostellen:— Entwicklung, Bau und Installation von neuen Ausstellungselementen nach Aufgabenstellung der jeweiligen Infostelle (z. B. Medienwände, 3-D-Modelle, Ausstellungsmöblierung nach Bedarf);— Wartung und bei Bedarf Weiterentwicklung der vorhandenen Ausstellungstechnik (z. B. Monitore, Touchscreens);— Kurzfristige Beseitigung von Störungen der Ausstellungstechnik gemäß der Angaben des Bieters im Angebot zu den Reaktions- und Umsetzungszeiten (Reaktionszeit mind. 6 Stunden nach Meldung, Umsetzungszeit mind. 24 Stunden);— Ersatzbeschaffung und Installation der vorhandenen Hardware. Derzeit sind in den Infostellen ca. 20 Mac-Rechner mit Monitoren und 3 Touchscreens (ebenfalls Mac) installiert;— Druck von Infografiken auf verschiedene Materialien nach Bedarf (z. B. Alu-Dibond, Plexiglas, Magnettafeln, Hartschaumplatten etc.);— Dokumentation der technischen Arbeiten.Infomobil:Das BfS unterhält ein Infomobil in Form eines Ausstellungsfahrzeugs mit 4 eingebauten Bildschirmen inkl. Rechnern und einem Touchscreen. Schwerpunkt sind Präsentationen der Multimedia-Produkte.Die nachfolgenden Arbeiten beziehen sich ausdrücklich nicht auf fahrzeugrelevante Tätigkeiten wie Inspektionen, Arbeiten an Karosserie und Chassis etc., wohl aber auf den Aufbau (Klappen, Seilzüge, Schließmechanismen):— Entwicklung, Bau und Installation von neuen Ausstellungselementen nach Aufgabenstellung des Auftraggebers;— Wartung und bei Bedarf Weiterentwicklung der vorhandenen Ausstellungstechnik (Filme, Animationen, Touchscreeninhalte);— Kurzfristige Beseitigung von Störungen der Ausstellungstechnik gemäß der Angaben des Bieters im Angebot zu den Reaktions- und Umsetzungszeiten (Reaktionszeit mind. 6 Stunden nach Meldung, Umsetzungszeit mind. 24 Stunden);— Ersatzbeschaffung und Installation der vorhandenen Hardware;— Druck von Infografiken auf verschiedene Materialien nach Bedarf (z.B. Alu-Dibond, Plexiglas, Magnettafeln, Hartschaumplatten etc.);— Dokumentation der technischen Arbeiten.Transfer der Ausstellungsmodule der Infostelle Gorleben zur Hausausstellung nach Salzgitter:Die BfS-Infostelle Gorleben wurde zum 1.10.2014 geschlossen. Die dort befindlichen Ausstellungsmodule sollen im Laufe des Jahres 2015 abgebaut, nach Salzgitter-Lebenstedt transportiert und nach Bedarf in die Hausausstellung integriert werden.Veranstaltungslogistik:Die Ausstellungselemente müssen ggf. zwischen den Dienststellen des BfS in Deutschland und zu den jeweiligen Veranstaltungsorten transportiert werden. Diese werden bei Bedarf durch den AN oder einen Dritten durchgeführt. Die Beauftragung eines Dritten ist vorzunehmen, sofern dies für den AG wirtschaftlicher ist z. B. bei Kurzstrecken zwischen den BfS-Infostellen und/oder zum Standort Salzgitter. Diese werden bei Bedarf durch den Auftragnehmer und nach tatsächlicher Fahrstrecke (Kilometerpauschale) nach den Angaben im Leistungs- und Preisverzeichnis abgerechnet.

Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
79416000

Menge oder Umfang
Siehe Vergabeunterlagen.

Los-Nr: 3
Bezeichnung: Erbringung von Dienstleistungen für die Öffentlichkeitsarbeit des Bundesamtes für Strahlenschutz: Messen, Ausstellungen und mobile Veranstaltungen – Los 3: Betreuung Infocontainer/Ladenbau, Technischer Support, Durchführung der mobilen Endlagerausstellung

Kurze Beschreibung
Mobile Endlagerausstellung (Infocontainer):Das BfS unterhält zwei Ausstellungs-Container, die derzeitig bei einem anderen Dienstleister untergebracht sind. Nach Zuschlagserteilung müssen die Container schnellstmöglich in eine geeignete Halle des neuen Dienstleisters transportiert und (winterfest) untergebracht werden. Im Rahmen der Info-Tour werden die Container deutschlandweit an ca. 5 Standorten jeweils für ca. 2-4 Tage eingesetzt.Kurzbeschreibung der Container:— 2 Container, ähnlich Standard-See-Containern (40 Fuß);— Technische Maße und Bauform gemäß Datenblatt:— 12,25 x 2,44 x 2,85 m (L/B/H);— Gewicht pro Container siehe Datenblatt plus Einbauten;— elektr. Anschluss CEE Drehstrom, 5-polig, 400V/32A, für den Betrieb notwendig;— es handelt sich um ausgebaute Container, beide beinhalten mehrere Infoplätze und Versuchsaufbauten, bestehend aus HD-Displays mit Zuspielern (Flashplayer, PC, Mac), die untereinander vernetzt sind, manche Plätze haben Internet-Anschluss, manche sind interaktiv (Touchscreen, Scrollball), außerdem gibt es eine Beamer-Projektion mit Kinosound, ebenfalls netzgesteuert;— die Innenbeleuchtung (Leuchtstofflampen) ist über jeweils einen Schlüsselschalter gesteuert;— die Container sind am jeweiligen Veranstaltungsort ebenerdig aufzustellen.Den Vergabeunterlagen ist eine Technische Dokumentation der Container beigefügt.Leistungsumfang:Die Leistung umfasst den Transport, den Betrieb und die Bewachung einer mobilen Ausstellung einschließlich aller dazugehörigen Vor- und Nacharbeiten sowie die notwendigen logistischen und technischen Nebenleistungen und beinhaltet hauptsächlich nachfolgende Aufzählung:— Zunächst erfolgt eine Einweisung in die vorhandene Technik, die Containergestaltung und die sonstigen Gegebenheiten durch das BfS. Anschließend ist eine inhaltliche Einarbeitung in die Ausgestaltung der Container, Kennenlernen der technischen Geräte und deren Funktionsweise durch den Auftragnehmer sicherzustellen.Zu Beginn jeder Saison müssen einzelne Objekte und Einbauten nach Anforderung des AG aktualisiert werden. Dazu werden handwerkliche und technische Arbeiten nötig sein. Alle Änderungen sind in der technischen Dokumentation fortlaufend festzuhalten.— Jeweiliges Prüfen der örtlichen Gegebenheiten am geplanten Veranstaltungsort (räumlich, statisch, baurechtlich), enge Abstimmung mit den Behörden und der Polizei, Einholen der notwendigen Genehmigungen. Bodenverhältnisse prüfen, ggf. Maßnahmen zur Sicherung planen und umsetzen (Tragfähigkeit der Stellplätze etc.).— Aufnahme der Container auf geeignete Sattelzüge.— Logistik des Begleitmaterials, (Prospekte, Broschüren, Stehtische, Sonnenschutz bzw. Pavillons), Volumen in der Regel 1 LKW bis 7,5 t mit Hebebühne (durch Auftragnehmer zu stellen). Das Material befindet sich in der Regel am Hauptstandort Salzgitter. Es ist an allen Standorten einzusetzen und bereitzustellen.— Transport zum Veranstaltungsort innerhalb Deutschlands inklusive Einholung aller notwendigen Genehmigungen dafür (Schwertransport, teilweise Sondertransporte, eingeschränkte Fahrzeiten für Schwerverkehr beachten).— Es ist generell auch von Veranstaltungszeiträumen auszugehen, die über das Wochenende reichen, Montagezeiten sind kurz (max. 3-5 Std., meistens nur früh morgens ab ca. 7:00 Uhr nach Anreise bis zur Eröffnung der Veranstaltung gegen Mittag).— Positionieren, Rangieren der Container am Veranstaltungsort nach Vorgaben der genehmigenden Behörde und der Polizei, Abnahme mit der Behörde durchführen.— Parken der Begleitfahrzeuge in den dafür vorgesehenen Zonen.— Aufbau der Dächer sowie weiterer Ausstellungsgegenstände (Zelt, Broschürenständer außen, Stehtische etc.).— Herstellen der Betriebssicherheit am Veranstaltungsort (inkl. Windsicherheit), Absperrungen beim Auf- und Abbau und außerhalb der Öffnungszeiten (unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten).— Elektrischer Anschluss der beiden Container herstellen inklusiv der Beauftragung der Bereitstellung der Stromanschlüsse bei der genehmigenden Behörde oder den zuständigen Stadtwerken bzw. Versorgern.— Überprüfen der technischen Einbauten und Geräte in den Containern, Probelauf.— Übergabe an das betreuende BfS-Personal vor Ort.— Bereitstellung einer Person, die sich während der Laufzeit der jeweiligen Veranstaltung um Technik, Einbauten und Geräte kümmert (eigenständige Fehlerbehebung bei den technischen Geräten, Bespielung mit neuen Daten/Filmen/Medien), muss jeweils permanent an den Containern zur Verfügung stehen.— Ständige Erreichbarkeit mit schneller Einsatzfähigkeit während der Öffnungszeiten sowie 2 Stunden vor und nach der Öffnungszeiten; Versorgung mit Ausstellungsmaterial vom Begleitfahrzeug zu den Containern.— Ein- und Ausschaltservice an den Veranstaltungstagen.— Übernahme der Container nach Veranstaltungsende vom betreuenden BfS-Personal.— Abbau der montierten Bauteile, Verstauen, Laden, Sichern.— Abtransport der Container sowie des Begleitmaterials.— Zwischenlagerung der Container und des Begleitmaterials bis zur nächsten Veranstaltung, ggf. Absetzen der Container auf geeignetem Gelände nach Absprache mit der Projektleitung des BfS.— Grundreinigung der Container (Wischen der Böden, Reinigung der Ausstellunggegenstände, Bildschirme) Jeweils nach dem Aufbau sowie morgens vor Eröffnung ist die Sauberkeit der Ausstellung inkl. Boden sicherzustellen. Bei Bedarf (z. B. schlechtes Wetter) ist auf Eigeninitiative auch zwischendurch zu reinigen. Die Außenflächen sind sauber zu halten und bei Bedarf zu reinigen.Bewachung der Container durch geeignetes Personal (Sachkundeprüfung nach § 34a GewO oder gleichwertig) außerhalb der Öffnungszeiten durch 1 Person in einheitlicher, firmeneigener Bekleidung und neutraler Erscheinung. Das Personal soll als Wachpersonal erkennbar sein. Am Veranstaltungsort hat sich das Personal vor Veranstaltungsbeginn bei dem BfS-Verantwortlichen zu melden. Es wird darauf hingewiesen, dass die örtlichen Gegebenheiten nur selten eine öffentliche Toilette, besonders zur Nachtzeit bieten. Dieser Umstand ist von Auftragnehmer zu berücksichtigen.Beschaffung von Zusatzeinrichtungen:Pavillonzelte, Prospektständer, Bistrotische, etc. Ausstellungs- und Präsentationsmaterialien im Ausnahmefall auf Rechnung ohne Gewinnaufschlag.

Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
79416000

Menge oder Umfang
Siehe Vergabeunterlagen.

Verfahren & Unterlagen
Verfahrensart:
Offenes Verfahren

Dokumententyp:
Ausschreibung

Vergabeordnung:
Dienstleistungsauftrag

Org. Dok.-Nr:
72604-2015

Aktenzeichen:
Z 4.10/0685/14 Los 1 und/oder Z 4.10/0685/14 Los 2 und/oder Z 4.10/0685/14 Los 3

Vergabeunterlagen:
Die Vergabeunterlagen sind vor der Angebotserstellung – ausschließlich per E-Mail (angebote@bfs.de) oder per Fax (+49 30183331265) – bei der unter Abschnitt I genannten Vergabestelle anzufordern. Alle Anfragen und Unterlagen sind ausschließlich in deutscher Sprache abzugeben.

Termine & Fristen
Angebotsfrist:
23.04.2015 - 12:00 Uhr

Ausführungsfrist:
Laufzeit in Monaten: 42 (ab Auftragsvergabe)

Bindefrist:
30.06.2015

Bedingungen & Nachweise
Zahlung:
Siehe Vergabeunterlagen.

Zuschlagskriterien:
Wirtschaftlichstes Angebot

Geforderte Nachweise:
Persönliche Lage des Wirtschaftsteilnehmers
Formular der Vergabeunterlagen „Selbstauskunft des Bieters“ (u. a. über die Erfüllung der Pflichten zur Abführung der Sozialversicherungsbeiträge, Steuern und Abgaben sowie darüber, dass keine Ermittlungen wegen illegaler Beschäftigung vorliegen).
Angabe der Handelsregisternummer (oder vergleichbar).
Nachweis über den Abschluss einer branchenüblichen Versicherung für Sach-, Personen- und Vermögensschäden mit einer aktuellen Gültigkeit.
Nachweis über die Mitgliedschaft im nationalen (FAMAB) oder internationalen (IFES) Fachverband für Standardunternehmen.
Die jeweiligen Ansprechpartner des AN müssen in Wort und Schrift der deutschen Sprache mächtig sein.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Aussagekräftige Angebotsunterlagen mit Vorlage einer Unternehmensdarstellung (Firmenprofil) mit Aufführung des Personals und deren Qualifikation, Aufstellung von Kenntnissen und der Nachweis von aussagekräftigen Referenzprojekten jeweils pro Los.
In dem Firmenprofil ist auch die Fertigungstiefe in Hinsicht auf Technik und Fachkompetenz, insbesondere für die Bereiche Laden- und Messebau, vorhandener Ausstellungstechnik und logistischen Möglichkeiten, aufzuführen.
Aussagekräftige Nachweise/Eigenerklärungen zur Eignung/Wertung gemäß der Vergabeunterlagen.
Erklärung über den jährlichen Jahresumsatz der letzten 3 Geschäftsjahre (bei den Unterauftragnehmern nicht erforderlich).
Angabe Mitarbeiteranzahl der letzten 3 Jahre (bei den Unterauftragnehmern nicht erforderlich).
Das BfS geht davon aus, dass der Auftragnehmer weitere Aufträge neben der Tätigkeit für das BfS ausübt, d. h. das der Auftragnehmer durch diesen Auftrag nicht in finanzielle Abhängigkeiten vom BfS gerät.

Technische Leistungsfähigkeit
Für die im Rahmen dieses Auftrages zu erbringenden Leistungen sind bestimme Voraussetzungen zu erfüllen (Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Gesetzestreue). Weitere Einzelheiten diesbezüglich sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Der Auftraggeber erwartet, dass die Fertigungstiefe sich auf die grundlegenden Leistungen (Gestaltung, Messe-/und Ladenbau, Technik) erstreckt.
Der Bieter muss eine eigene Werkstatt/Produktion unterhalten und eine eigene Kreativabteilung führen und nicht nur fremde Entwürfe ausführen sowie einen großen Pool an Mietbauteilen und Sonderbauteilen besitzen.
Energieeffizienz und Umweltschutzgesichtspunkte sind bei allen o. g. Leistungen zu berücksichtigen. Wo möglich sind Leuchtmittel und Geräte der Energie-Effizienzklasse A oder höher sowie umweltfreundliche Materialien zu verwenden.
Los 1 (Eignung):
Qualifikationen der Projektleitung:
— Nachweis Qualifikation der Projektleitung (ausführlicher Lebenslauf) im Bereich Messe- und Ladenbau, alternativ werden 10 Jahre Berufserfahrung anerkannt.
— Weiterhin ist der Nachweis der Fähigkeit, folgende Gewerke zu erbringen, erforderlich:
• Messebau/Tischlerei oder entsprechend;
• Gestaltungskompetenz;
• Veranstaltungsorganisation, Logistikkompetenz;
• Elektroinstallation bzw. IT-Technik.
Die o. g. Nachweise sind schriftlich mit evtl. Grafiken, Skizzen und dergleichen im Angebot darzustellen.
Markterfahrung:
Der Bieter muss mindestens 10 Jahre Markterfahrung im Messebau nachweisen (das Gründungsjahr der Firma bzw. die Markterfahrung der Projektleitung wird hierfür zugrunde gelegt).
Erreichbarkeit (Eigenerklärung im Angebot):
Die Erreichbarkeit muss montags bis freitags von 9:00 bis 17:00 Uhr durch die Projektleitung oder durch projektverantwortliche Personen gewährleistet sein. An Messe- und Veranstaltungstagen ist auch sonn- und feiertags dieselbe Erreichbarkeit im Rahmen der jeweiligen Öffnungszeiten sicherzustellen.
Stellvertretung (Eigenerklärung im Angebot):
Im Falle von Abwesenheit der Projektleitung muss eine Stellvertretung für das BfS ansprechbar sein.
Nachweis von 3 Referenzprojekten:
Nachweis durch Auflistung von Auftraggebern inkl. Ansprechpartner und Kontaktdaten, Auftragsgegenstand, Produkt, Produktbeschreibung, finanzielles Auftragsvolumen, Bearbeitungszeit.
Als Referenzprojekte sind vorzulegen:
Drei Gestaltungsunterlagen von bisher entwickelten Ladenbauten, bzw. Messeständen der letzten 3 Jahre für mittelständische Unternehmen und öffentliche Auftraggeber in Form von Fotografien, Zeichnungen (Grundriss und Seitenansicht), und einer Kurzbeschreibung der jeweiligen Aufgabe. Bei vorgegebenen Besonderheiten der Aufgabenstellung sind diese mit zu benennen. Das BfS verpflichtet sich, diese Unterlagen ausschließlich zur Prüfung der Eignung des Bieters zu nutzen und sämtliche Rechte zu wahren. Die Referenzprojekte sind parallel auf einen Datenträger.
Los 2 (Eignung):
Qualifikation:
— Nachweis Qualifikation der Projektleitung (ausführlicher Lebenslauf) im Bereich Messe- und Ladenbau, alternativ werden 10 Jahre Berufserfahrung anerkannt.
— Weiterhin ist der Nachweis der Fähigkeit, folgende Gewerke zu erbringen, erforderlich:
• Messebau/Tischlerei oder entsprechend;
• Gestaltungskompetenz;
• Veranstaltungsorganisation, Logistikkompetenz;
• Elektroinstallation bzw. IT-Technik.
Die o. g. Nachweise sind schriftlich mit evtl. Grafiken, Skizzen und dergleichen im Angebot darzustellen.
Markterfahrung:
Der Bieter sollte mindestens 10 Jahre Markterfahrung im Messebau vorweisen können. (Das Gründungsjahr der Firma bzw. die Markterfahrung der Projektleitung wird hierfür zugrunde gelegt).
Erreichbarkeit (Eigenerklärung im Angebot):
Die Erreichbarkeit muss montags bis freitags von 9:00 bis 17:00 Uhr telefonisch durch die Projektleitung oder durch projektverantwortliche Personen gewährleistet sein.
Stellvertretung (Eigenerklärung im Angebot):
Im Falle von Abwesenheit der Projektleitung muss eine Stellvertretung für das BfS ansprechbar sein.
Nachweis von 3 Referenzprojekten:
Nachweis durch Auflistung von Auftraggebern inkl. Ansprechpartner, Auftragsgegenstand, Produkt, Produktbeschreibung, finanzielles Auftragsvolumen, Bearbeitungszeit.
Als Referenzprojekte sind vorzulegen:
Drei Gestaltungsunterlagen von bisher entwickelten Ladenbauten, bzw. Messeständen der letzten drei Jahre für mittelständische Unternehmen und öffentliche Auftraggeber in Form von Fotografien, Zeichnungen (Grundriss und Seitenansicht), und einer Kurzbeschreibung der jeweiligen Aufgabe. Bei vorgegebenen Besonderheiten der Aufgabenstellung sind diese mit zu benennen. Das BfS verpflichtet sich, diese Unterlagen ausschließlich zur Prüfung der Eignung des Bieters zu nutzen und sämtliche Rechte zu wahren. Die Referenzprojekte sind parallel auf einen Datenträger (CD) zum Angebot einzureichen.
Los 3 (Eignung):
Qualifikationen der Projektleitung in Bezug auf mobile Ausstellungen/Roadshows:
— Nachweis Qualifikation der Projektleitung (ausführlicher Lebenslauf) im Bereich Messe- und Ladenbau, alternativ werden 10 Jahre Berufserfahrung anerkannt.
— Weiterhin ist der Nachweis der Fähigkeit, folgende Gewerke zu erbringen, erforderlich:
• Messebau/Tischlerei oder entsprechend;
• Gestaltungskompetenz;
• Veranstaltungsorganisation, Logistikkompetenz;
• Elektroinstallation bzw. IT-Technik.
Die o. g. Nachweise sind schriftlich mit evtl. Grafiken, Skizzen und dergleichen im Angebot darzustellen.
Markterfahrung:
Der Bieter sollte mindestens 10 Jahre Markterfahrung im Messebau vorweisen können. (Das Gründungsjahr der Firma bzw. die Markterfahrung der Projektleitung wird hierfür zugrunde gelegt).
Erreichbarkeit (Eigenerklärung im Angebot):
Für die Vorbereitung und insbesondere für die Durchführung der jährlich geplanten Containertour innerhalb Deutschlands ist eine ständige telefonische Erreichbarkeit werktags von 7:00 bis 17:00 Uhr zu gewährleisten. An allen Ausstellungstagen ist eine telefonische Erreichbarkeit inkl. Sonn- und Feiertage von 7:00-19:00 Uhr erforderlich.
Stellvertretung (Eigenerklärung im Angebot):
Im Falle von Abwesenheit der Projektleitung muss eine Stellvertretung für das BfS ansprechbar sein.
Während der Vorbereitung und Durchführung der jährlich geplanten Containertour innerhalb Deutschlands muss neben der Projektleitung eine dauerhafte Stellvertretung in Abwesenheit der Projektleitung geregelt sein.
Nachweis von 3 Referenzprojekten:
Nachweis durch Auflistung von Auftraggebern inkl. Ansprechpartner und Kontaktdaten, Auftragsgegenstand, Produkt, Produktbeschreibung, finanzielles Auftragsvolumen, Bearbeitungszeit.
Als Referenzprojekte sind vorzulegen:
3 Gestaltungsunterlagen von bisher entwickelten Ladenbauten bzw. Messeständen der letzten 5 Jahre für mittelständische Unternehmen und öffentliche Auftraggeber in Form von Fotografien, Zeichnungen (Grundriss und Seitenansicht), und einer Kurzbeschreibung der jeweiligen Aufgabe. Sie sollen in Wanderausstellungen eingesetzt worden sein. Bei vorgegebenen Besonderheiten der Aufgabenstellung sind diese mit zu benennen. Das BfS verpflichtet sich, diese Unterlagen ausschließlich zur Prüfung der Eignung des Bieters zu nutzen und sämtliche Rechte zu wahren. Die Referenzprojekte sind parallel auf einen Datenträger (CD) zum Angebot einzureichen.

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