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Vergebener Auftrag - Organisation von Kulturveranstaltungen in Frankfurt am Main (ID:3918933)

Auftragsdaten
Titel:
Organisation von Kulturveranstaltungen
DTAD-ID:
3918933
Region:
60313 Frankfurt am Main
Auftragsart:
Europäische Ausschreibung
Europäische Ausschreibung
Dokumententyp:
Vergebener Auftrag
Vergebener Auftrag
Termine und Fristen
DTAD-Veröffentlichung:
09.06.2009
Zusätzliche Informationen
Kurzbeschreibung:
Thema: Vorbereitung, Organisation und Ausrichtung einer hochwertigen Veranstaltung zur 20. Verleihung der Hessischen Film- u. Kinopreise 2009 in der Alten Oper in Frankfurt am Main am 16.10.2009. Gegenstand des Auftrags: Gegenstand des Auftrags ist die Vorbereitung und Durchführung einer hochwertigen Veranstaltung zur 20. Verleihung der Hessischen Film- u. Kinopreise 2009 in der Alten Oper in Frankfurt am Main am 16.10.2009 im Auftrag des Hessischen Ministeriums für Wissenschaft und Kunst. Mit der technischen und infrastrukturellen Vorbereitung des Veranstaltungsortes, der Konzeption, Organisation und der Ausrichtung der Veranstaltung soll ein Dienstleister beauftragt werden. Neben der Schaffung der organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Ausrichtung der Veranstaltung (Event- und Showorganisation, Protokoll und G?stemanagement, PR- und Pressearbeit, Sponsoring/Marketing) tr?gt der Dienstleister auch Sorge für eine angemessene Dekoration der Räumlichkeiten sowie die Bewirtung der Gäste. Im Einzelnen sind dies u.a. folgende Aufgaben: ? Ausrichtung einer festlichen Preisverleihungsveranstaltung für 1 000 bis 1 200 Gäste, ? Ausrichtung eines Vorab-Empfangs für ca. 50 Gäste und Mitwirkende, ? Ausrichtung einer After Show Party für 1 000-1 200 Gäste (inkl. Catering - Buffet und Getränke - Miete Restaurant Opera), ? Buchung und Koordination der Location, ? Erstellen, Organisation und Versand der Einladungen und Antwortkarten (Erstellen der Einladungsliste anhand eines vom Auftragnehmer zu erstellenden bundesweiten G?steverteilers aus den Bereichen Medien, Politik und Wirtschaft, Vorbereitung des Versands und Versand) sowie Eintrittskarten - Überwachung von Grafik- und Druckkosten (Einladung und Antwortkarten, Urkunden, Anzeige Filmecho, Umschläge, Eintrittskarten), ? 21 Preis-Skulpturen für die Preisverleihung, ? Zusammenstellung des Teams (Regie, Regieassistenz, Aufnahmeleiter, (b?hnen) technischer Vorstand, Licht- und Tonregie), ? Aquise, Buchung und Disposition der Show-Acts, des DJs, der Preishostess sowie Moderation, ? Abwicklung Honorare extern (Regie, Moderation, Showact, Gasts?nger, usw.), ? Bereitstellung einer professionelle musikalische Untermalung, hochwertige Music-Acts, ? Abwicklung Honorar Orchester/ Band sowie zus?tzl. Technikkosten, ? Laudatio der Jury (Professionelle Ausstattung der Laudatoren inklusive Make-up und Styling), ? Vorführung von Trailern der preisgekrönten Filme (inklusive Herstellung Tontechnik, Videotechnik, Lichttechnik), ? Sendef?hige Ablauf-Dramaturgie, ? Erstellung/Produktion eines Einspielers für die Verleihung der Kino-Kulturpreise, ? Technik/Bühnenbild/Beleuchtung (Empfang, Red Carpet, Verleihung, After-Show-Party), ? Abwicklung Reisekosten inkl. ?bernachtungen für Preisträger, Laudatoren und Moderatoren sowie Jurymitglieder und externe Prominente, ? Kontaktierung, Verpflichtung, Briefing, Betreuung vor Ort, Reise- und ?bernachtungskoordination Fahrshuttle, Ausstattung und Maske der Jurymitglieder und Gäste, ? Abwicklung Miete und Nebenkosten für die Alte Oper Frankfurt (inkl. Technik/Bühnenbild/Versicherung), ? Ausrichtung des Nachwuchs-F?rderpreises (Reise- und Unterbringungskosten Laudatoren und Preisträger, Produktion Preisstatue, inhaltliche & organisatorische Einbindung des Sponsors), ? Abwicklung Agenturhonorar (Protokoll, VIP- und G?stemanagement; Event- und Showorganisation/Produktion; PR und Pressearbeit, Texte und Materialien; Sponsoring/Vermarktung), ? Angemessene Deko-Gestaltung im Außenbereich und Foyer (Konzeption, Produktion und Umsetzung der Dekoration, - Eingangsbereich, Bühnenbild - ), ? Sonstiges (Werbemittel, Materialien, Branding, Sponsorenwand), ? Treuh?nderisches Verwalten des Veranstaltungsbudgets, ? Kosten-Controlling und Abrechnung/Nachweis der Verwendung der Mittel, ? Einwerben von Sponsoren zum Zwecke der Budgetentlastung bzw. Budgeterweiterung.
Kategorien:
Veranstaltungsdienste, Event Management
CPV-Codes:
Organisation von Festivals , Organisation von Kulturveranstaltungen
Vergabeordnung:
Dienstleistungsauftrag (VOL/VOF)
Vollständige Bekanntmachung
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Org. Dok.-Nr:  155853-2009

BEKANNTMACHUNG ÜBER VERGEBENE AUFTRÄGE Dienstleistungsauftrag

ABSCHNITT I: ÖFFENTLICHER AUFTRAGGEBER
I.1) NAME, ADRESSEN UND KONTAKTSTELLE(N):
Hessisches Ministerium für Wissenschaft und Kunst, Postfach 3260, z. Hd. von Herrn Reiner Sch?ler, D-65022 Wiesbaden. Tel. +49 611323456. E-Mail: reiner.schoeler@hmwk.hessen.de. Fax +49 611323499.
I.2) ART DES ÖFFENTLICHEN AUFTRAGGEBERS UND HAUPTTÄTIGKEIT(EN):
Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde einschließlich regionaler oder lokaler Unterabteilungen. Freizeit, Kultur und Religion. Bildung. Der Öffentliche Auftraggeber beschafft im Auftrag anderer Öffentlicher Auftraggeber: Nein. ABSCHNITT II: AUFTRAGSGEGENSTAND
II.1) BESCHREIBUNG
II.1.1) Bezeichnung des Auftrags durch den Auftraggeber:
Vorbereitung, Organisation und Ausrichtung der Veranstaltung zur 20. Verleihung der hessischen Film- und Kinopreise 2009.
II.1.2) Art des Auftrags und Ort der Ausführung, der Lieferung bzw. der Dienstleistung:
Dienstleistung. Dienstleistungskategorie: Nr. 26. Hauptort der Dienstleistung: Opernplatz 1, 60313 Frankfurt. NUTS-Code DE712.
II.1.4) Kurze Beschreibung des Auftrags oder Beschaffungsvorhabens:
Thema: Vorbereitung, Organisation und Ausrichtung einer hochwertigen Veranstaltung zur 20. Verleihung der Hessischen Film- u. Kinopreise 2009 in der Alten Oper in Frankfurt am Main am 16.10.2009. Gegenstand des Auftrags: Gegenstand des Auftrags ist die Vorbereitung und Durchführung einer hochwertigen Veranstaltung zur 20. Verleihung der Hessischen Film- u. Kinopreise 2009 in der Alten Oper in Frankfurt am Main am 16.10.2009 im Auftrag des Hessischen Ministeriums für Wissenschaft und Kunst. Mit der technischen und infrastrukturellen Vorbereitung des Veranstaltungsortes, der Konzeption, Organisation und der Ausrichtung der Veranstaltung soll ein Dienstleister beauftragt werden. Neben der Schaffung der organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Ausrichtung der Veranstaltung (Event- und Showorganisation, Protokoll und G?stemanagement, PR- und Pressearbeit, Sponsoring/Marketing) tr?gt der Dienstleister auch Sorge für eine angemessene Dekoration der Räumlichkeiten sowie die Bewirtung der Gäste. Im Einzelnen sind dies u.a. folgende Aufgaben: ? Ausrichtung einer festlichen Preisverleihungsveranstaltung für 1 000 bis 1 200 Gäste, ? Ausrichtung eines Vorab-Empfangs für ca. 50 Gäste und Mitwirkende, ? Ausrichtung einer After Show Party für 1 000-1 200 Gäste (inkl. Catering - Buffet und Getränke - Miete Restaurant Opera), ? Buchung und Koordination der Location, ? Erstellen, Organisation und Versand der Einladungen und Antwortkarten (Erstellen der Einladungsliste anhand eines vom Auftragnehmer zu erstellenden bundesweiten G?steverteilers aus den Bereichen Medien, Politik und Wirtschaft, Vorbereitung des Versands und Versand) sowie Eintrittskarten - Überwachung von Grafik- und Druckkosten (Einladung und Antwortkarten, Urkunden, Anzeige Filmecho, Umschläge, Eintrittskarten), ? 21 Preis-Skulpturen für die Preisverleihung, ? Zusammenstellung des Teams (Regie, Regieassistenz, Aufnahmeleiter, (b?hnen) technischer Vorstand, Licht- und Tonregie), ? Aquise, Buchung und Disposition der Show-Acts, des DJs, der Preishostess sowie Moderation, ? Abwicklung Honorare extern (Regie, Moderation, Showact, Gasts?nger, usw.), ? Bereitstellung einer professionelle musikalische Untermalung, hochwertige Music-Acts, ? Abwicklung Honorar Orchester/ Band sowie zus?tzl. Technikkosten, ? Laudatio der Jury (Professionelle Ausstattung der Laudatoren inklusive Make-up und Styling), ? Vorführung von Trailern der preisgekrönten Filme (inklusive Herstellung Tontechnik, Videotechnik, Lichttechnik), ? Sendef?hige Ablauf-Dramaturgie, ? Erstellung/Produktion eines Einspielers für die Verleihung der Kino-Kulturpreise, ? Technik/Bühnenbild/Beleuchtung (Empfang, Red Carpet, Verleihung, After-Show-Party), ? Abwicklung Reisekosten inkl. ?bernachtungen für Preisträger, Laudatoren und Moderatoren sowie Jurymitglieder und externe Prominente, ? Kontaktierung, Verpflichtung, Briefing, Betreuung vor Ort, Reise- und ?bernachtungskoordination Fahrshuttle, Ausstattung und Maske der Jurymitglieder und Gäste, ? Abwicklung Miete und Nebenkosten für die Alte Oper Frankfurt (inkl. Technik/Bühnenbild/Versicherung), ? Ausrichtung des Nachwuchs-F?rderpreises (Reise- und Unterbringungskosten Laudatoren und Preisträger, Produktion Preisstatue, inhaltliche & organisatorische Einbindung des Sponsors), ? Abwicklung Agenturhonorar (Protokoll, VIP- und G?stemanagement; Event- und Showorganisation/Produktion; PR und Pressearbeit, Texte und Materialien; Sponsoring/Vermarktung), ? Angemessene Deko-Gestaltung im Außenbereich und Foyer (Konzeption, Produktion und Umsetzung der Dekoration, - Eingangsbereich, Bühnenbild - ), ? Sonstiges (Werbemittel, Materialien, Branding, Sponsorenwand), ? Treuh?nderisches Verwalten des Veranstaltungsbudgets, ? Kosten-Controlling und Abrechnung/Nachweis der Verwendung der Mittel, ? Einwerben von Sponsoren zum Zwecke der Budgetentlastung bzw. Budgeterweiterung.
II.1.5) Gemeinsames Vokabular für Öffentliche Aufträge (CPV):
79952100, 79953000.
II.1.6) Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen (GPA):
Ja.
II.2) ENDGÜLTIGER GESAMTWERT DES AUFTRAGS
II.2.1) Endgültiger Gesamtwert des Auftrags:
Wert: 306 544 EUR. Einschließlich MwSt. MwSt.-Satz (%): 19. ABSCHNITT IV: VERFAHREN
IV.1) VERFAHRENSART
IV.1.1) Verfahrensart:
Verhandlungsverfahren mit einem Aufruf zum Wettbewerb.
IV.2) ZUSCHLAGSKRITERIEN
IV.2.1) Zuschlagskriterien:
Wirtschaftlich günstigstes Angebot in Bezug auf folgende Kriterien: 1. Qualität des Konzepts. Gewichtung: 2. Prozentualer Anteil des Agenturhonorars an den Gesamtkosten. Gewichtung: 3. Personelle und technische Ausstattung des Bewerbers. Gewichtung: 4. Qualitative Anmutung der Referenzprojekte. Gewichtung: 5. Preisdifferenz zu den anderen Bietern.
IV.2.2) Es wurde eine elektronische Auktion durchgeführt:
Nein.
IV.3) VERWALTUNGSINFORMATIONEN
IV.3.1) Aktenzeichen beim öffentlichen Auftraggeber:
TED-publication 318262-2008.
IV.3.2) Frühere Bekanntmachungen desselben Auftrags:
Nein. ABSCHNITT V: AUFTRAGSVERGABE AUFTRAGS-NR.: 1
V.1) TAG DER AUFTRAGSVERGABE:
15.4.2009.
V.2) ZAHL DER EINGEGANGENEN ANGEBOTE:
3.
V.3) NAME UND ANSCHRIFT DES WIRTSCHAFTSTEILNEHMERS, AN DEN DER AUFTRAG VERGEBEN WURDE:
Barbarella Entertainment GmbH, Brabanter Str. 53, D-50672 Köln. E-Mail: mail@barbarella.de. Tel. +49 2219515900. URL: www.barbarella.de. Fax +49 2219515906.
V.4) ANGABEN ZUM AUFTRAGSWERT Ursprünglich veranschlagter Gesamtauftragswert:
Wert: 320 000 EUR. Einschließlich MwSt. MwSt.-Satz (%) 19 Endgültiger Gesamtauftragswert: Wert: 306 544 EUR. Einschließlich MwSt. MwSt.-Satz (%) 19.
V.5) ES KÖNNEN UNTERAUFTRÄGE/SUBAUFTRÄGE VERGEBEN WERDEN:
Ja. Wert oder Anteil des Auftrags, der an Dritte vergeben werden darf: unbekannt Kurze Beschreibung des Wertes/Anteils des Auftrags, der an Subunternehmer vergeben werden kann: Grundsätzlich können Unterbudgets/Teilbudgets wie z.B. die Bereitstellung der Technik etc. an Subunternehmer vergeben werden. ABSCHNITT VI: ZUSÄTZLICHE INFORMATIONEN
VI.2) SONSTIGE INFORMATIONEN:
Nachr. HAD-Ref.: 2285/8. Nachr. V-Nr/AKZ: TED-publication 318262-2008.
VI.3) RECHTSBEHELFSVERFAHREN/NACHPRÜFUNGSVERFAHREN:
VI.3.1) Zuständige Stelle für Nachprüfungsverfahren:
Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt, Dienstgebäude: Wilhelminenstraße 1-3; Fristenbriefkasten: Luisenplatz 2, D-64283 Darmstadt. Fax +49 6151125816 (normale Dienstzeiten) / 6151126834 (00:00 bis 24:00 Uhr).
VI.4) TAG DER ABSENDUNG DIESER BEKANNTMACHUNG:
4.6.2009.
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