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DTAD Deutscher Auftragsdienst

Ausschreibung - Organisation von Kulturveranstaltungen in Wiesbaden (ID:4313765)

Auftragsdaten
Titel:
Organisation von Kulturveranstaltungen
DTAD-ID:
4313765
Region:
65189 Wiesbaden
Auftragsart:
Europäische Ausschreibung
Dokumententyp:
Ausschreibung
Termine und Fristen
DTAD-Veröffentlichung:
12.09.2009
Frist Vergabeunterlagen:
12.10.2009
Frist Angebotsabgabe:
15.10.2009
Beteiligte Firmen und Vergabestellen
Vergabestelle:
Zusätzliche Informationen
Kurzbeschreibung:
Vorbereitung, Organisation und Durchführung von eDIT 13. Filmmaker?s Festival in Frankfurt/Main Ende September 2010. I. Aufgabe: Vorbereitung, Organisation und Durchführung des Kongresses/Festivals eDIT 13. Filmmaker?s Festival - Art and Science of the Moving Image in Frankfurt am Main Ende September 2010 im Auftrag der HA Hessen Agentur GmbH und der Tr?ger (Land Hessen, Hessische Landesanstalt für privaten Rundfunk und neue Medien - LPR Hessen, Stadt Frankfurt). II. Um was es bei der eDIT geht: eDIT The Filmmaker's Festival ist ein Kongress mit kleinem Festival (Screenings von aktuellen Vorpremieren, Screenings von "Best-of-Festivals"-Programmen) zur Filmproduktion im digitalen Zeitalter. EDIT The Filmmaker's Festival ist eine internationale Veranstaltung, die sämtliche Gewerke filmischen Schaffens einbezieht und sich dabei insbesondere auf die Bereiche Postproduction und VFX fokussiert. Analog zum Siegeszug der digitalen Technik in allen Bereichen der Filmproduktion hat eDIT The Filmmaker's Festival sich aus einer Spezialistenkonferenz für Computeranimation und Digitale Effekte zum allseits anerkannten Festival für alle Bereiche des Filmschaffens im digitalen Zeitalter entwickelt. Workshops, Präsentationen und Panels behandeln an 2,5 Tagen (2 Tage Kongress und ein halber Tag Screenings) die Innovation des Filmemachens. Internationale Referenten erläutern und präsentieren die Produktion der aufw?ndigsten Hollywood-Filme und anderer Spitzen-Produktionen für Kino, Werbung und TV. Networking, Feierlichkeiten und Side-Events ergänzen das Programm zum umfassenden Festival. Ziel des Filmmaker's Festival ist es, zu zeigen, wie eine gute Geschichte in bewegten Bildern interessant und spannend erzählt werden kann. Dementsprechend dient eDIT The Filmmaker's Festival dazu, den Austausch unter Filmschaffenden über die neuesten und besten Ideen und Tricks beim Filmemachen auf höchstem Niveau zu fördern. Alle Teilnehmer - vom Studenten bis zum Oscarpreistr?ger - sollen neue Anregungen und Inspirationen vom Festivalbesuch mitnehmen. III. Veranstalter, Tr?ger, Partner: eDIT The Filmmaker's Festival steht unter der Schirmherrschaft der Hessischen Ministerin für Wissenschaft und Kunst Eva Kähne-H?rmann und ist eine Veranstaltung des Landes Hessen (vertreten durch das Hessische Ministerium für Wissenschaft und Kunst), der Hessischen Landesanstalt für privaten Rundfunk und neue Medien (LPR Hessen) und der Stadt Frankfurt am Main (vertreten durch die Wirtschaftsförderung Frankfurt GmbH). EDIT The Filmmaker's Festival kooperiert dabei seit 2007 mit den internationalen Verb?nden A.C.E. (American Cinema Editors - Filmschnitt) und IMAGO (europäischer Kameraverband). Co-Director des Festivals ist Tom Atkin (siehe unten). Ein Fachbeirat berät die Tr?ger und die Hessen Agentur. Vertragspartner für die Bieter, ausschreibende Stelle und vom Land Hessen mit der Abwicklung des Projekts eDIT The Filmmaker's Festival betraut ist folgende Einrichtung: HA Hessen Agentur GmbH. Abraham-Lincoln-Straße 38-42. 65189 Wiesbaden Tel.: +49 611774-81. Fax: +49 611774-8620. IV. Sideevents, zusätzliche Bausteine des Festivals (die wichtigsten, inkl. Los 1 und Los 2): a) Er?ffnungsgala: Die Gala ist das Aushängeschild des Festivals. Neben dem zentralen Element Öffentlichkeitsarbeit ist sie die Bühne für Politik, Tr?ger und Sponsoren, sich der Öffentlichkeit zu präsentieren. Die Er?ffnunsgala wird von rund 800 geladenen Gästen aus Kultur, Wirtschaft und Politik besucht, sie ist gesellschaftlicher Höhepunkt des Festivals. Auch das außergewöhnliche Kulturprogramm hebt die Er?ffnungsgala unter den Events im Medienherbst deutlich hervor. Hier werden herausragende Filmschaffende mit Festival Honors geehrt. Die Auszeichnung nimmt der Ministerpräsident Hessens vor. Festival Honors erhalten Persönlichkeiten, die sich besonders um das Filmemachen verdient gemacht haben. Ziel der Gala ist es daher, eine glamour?se Eröffnung des Filmmaker's Festival zu schaffen, die den Trägern (insbesondere der Politik) als Aushängeschild dient. Dabei sollte beachtet werden, dass die Gala gleichzeitig auch auf das einstimmen sollte, was in den nächsten beiden Tagen folgt bzw. dass die Gala auch dazu dienen sollte, denjenigen Gästen das Filmmaker's Festival erklären, die zum ersten Mal mit der Veranstaltung in Kontakt kommen. Aufgrund der herausragenden Bedeutung der Gala wird dieser Baustein als separates Los ausgeschrieben. Für die Gala steht ein Budget in Höhe von insgesamt bis zu 77 000 EUR brutto zur Verfügung. b) Screenings: Die Filmmaker's Screenings für die filminteressierte Öffentlichkeit (Cineasten in der Region) zeigen ausgezeichnete Filme, die sonst nicht oder so nicht zu sehen sind. Neben aktuellen Highlights und beachtenswerten Klassikern, die von Filmemachern vorgestellt und meist eingeleitet werden, besteht das Programm vor allem aus einer Art "Best-of-Festival": Kompilationen und Langfilme, die bei internationalen Festivals mit Erfolg liefen, werden hier gezeigt. Es ist daher ein Programm herausragender und ausgezeichneter Filme renommierter Festivals zu konzipieren. Die Filmmaker's Screenings laufen am Eröffnungstag ganztags und dann überwiegend in den Abendsessions des Festivals. Für akkreditierte Festivalbesucher sind alle Screenings frei zugänglich. Einzeltickets für die Screenings können aber zusätzlich direkt an der Kasse der Festivalkinos erworben werden. Ziel der Screenings ist es, mittels dieser eine größere Öffentliche Wirkung und breitenwirksame Angebote zu erreichen. Aufgrund der herausragenden Bedeutung der Screenings wird dieser Baustein als separates Los ausgeschrieben. Für die Screenings steht ein Budget in Höhe von insgesamt bis zu 50 000 EUR brutto zur Verfügung. c) Festival-Honors: Die Festival Honors sind ein zentrales Marketing- und PR-Instrument des Festivals. Sie werden jedes Jahr an 1-2 Filmschaffende im Rahmen der Er?ffnungsgala vergeben, die sich besonders um das Filmemachen verdient gemacht haben. Hinzu kommt der Ehrenpreis des europäischen Kameraverbands IMAGO. d) Festival-Party: Die Festival-Party liegt abends in der Mitte des Festivals. Sie dient verschiedenen Anforderungen: Networking, Unterhaltung, Entspannung. e) eDIT: eDucation: eDIT: eDucation ist die Nachwuchsveranstaltung von eDIT The Filmmaker's Festival. Bis zu 900 junge Menschen besuchen das dreitägige Programm mit Workshops und Präsentationen zu Arbeit und Karriere in der Film- und Medienbranche. Das Recruitement-Panel vermittelt Kontakte zwischen Talenten und ansässigen Unternehmen. f) eDward: eDward ist der internationale Nachwuchsfilmwettbewerb von eDIT The Filmmaker's Festival. Eine hochkar?tige internationale Jury wählt den besten 30-Sekunden-Film zu einem vorgegebenen Thema. Teilnehmen dürfen Filmemacher bis 30 Jahre. Der eDward wird im Rahmen der Er?ffnungsgala verliehen. Im Einzelnen sind daher die Aufgaben der Festivalleitung u. a. (die detaillierte Festlegung erfolgt in den Verdingungsunterlagen) die folgenden: I. Das Festival/Der Kongress 1) Gesamte Organisationsvorbereitung ? Planung der Gesamtorganisation, ? Detaillierte Zeitplanung, ? Budgetplanung, ? Teilnehmerverwaltung, ? Steuerung des Mitarbeitereinsatzes, ? Festivaldurchf?hrung/Logistik, ? Organisation während des Festivals, ? Nachbereitung des Kongresses/des Festivals (Abschlussbericht, ausführliche Auswertung der Teilnehmerzahlen, vorläufige Endabrechnung, ausführliche Endabrechnung unter Vorlage sämtlicher Belege). 2) Erstellung eines inhaltlichen Gesamtkonzeptes für das Festival/den Kongress 3) Erarbeitung des kompletten Programms inkl. der Präsentation international herausragender Arbeiten der Filmproduktion (wesentliches Element des Festivals/des Kongresses) 4) Vertragsverhandlungen mit den internationalen Kooperationspartnern 5) Konzeptionelle und programmatische Abstimmung mit den internationalen Partnern 6) Besprechungstermine mit den internationalen Partnern 7) Akquisition aller Referenten insbesondere namhafter VIPs 8) Betreuung der Referenten auf dem Festival 9) Reiseorganisation für die Referenten 10) Konzeption, Organisation und Durchführung von PR- und Pressearbeit (inkl. der Vorbereitung, Organisation und Durchführung einer Pressekonferenz im Vorfeld der eDIT) 11) Crew-Catering, Übernachtung, An- und Abreise, Transport Fremdpersonal 12) Organisation und Übernahme des Caterings für Referenten 13) Entwicklung der Werbekonzeption 14) Mediaplanung 15) Übernahme der Kosten der Anzeigenschaltungen 16) Organisation und Durchführung von Medienkooperationen 17) Gestaltung von Werbetexten und Entw?rfen von Anzeigen 18) Planung, Organisation und Durchführung von nationalen und internationalen Marketingmaßnahmen 19) Durchführung europaweiter Mailings 20) Durchführung von Ausschreibungen und Ideenwettbewerben (z.B. für Grafik etc.) 21) Produktion der Werbemittel (Grafik und Druck) 22) Produktion eines Banners (Gro?banner, das am Veranstaltungsort auf das Festival aufmerksam macht) oder einer anderen gleichartigen Aktion rund um das Veranstaltungsgel?nde 23) Audiovisuelle Dokumentation (Produktion von professionellem Bewegtbildmaterial vom Festival zur Dokumentation für spätere Marketingaktionen, wie z. B. für eine zukünftige DVD) 24) Recherche und Vertragsverhandlungen mit der Location 25) Anmietung einer geeigneten Location 26) Bereitstellung Fremdpersonal 27) Präsentationstechnik für Bühne, Plenum und Workshopr?ume inkl. High-End-Beamern, DVD-Playern, Beta SP-Playern PAL und NTSC (die Technik muss mit dem High-End-Charakter der eDIT mithalten können) 28) Simultan-Synchronisation (Deutsch-Englisch/Englisch-Deutsch) 29) Ausstattung und Organisation des Ausstellungs- und Kommunikationsbereichs 30) Zweisprachiges (Deutsch und Englisch) Internet-Marketing (Website, E-Mail-Newsletter, Internet-Caf? während des Kongresses, Online-Banner für Partner etc.) 31) Betreuung der internationalen Kooperationspartner während des Festivals 32) Übernahme der Medienarbeit für die internationalen Kooperationen 33) Reiseorganisation für die Partner (separates Reisekosten-Budget, s. u.) 34) Übernahme der Abrechnung der Reisekosten für die Partner (separates Reisekosten-Budget, s. u.) inkl. der Vorlage einer kompletten Endabrechnung mit sämtlichen Belegen) 35) Übernahme des Honorarvertrags von Co-Director Tom Atkin 36) Steuerung und Koordination sämtlicher Subunternehmen/Unterauftragnehmer und Absprache mit den Ausf?hrenden von Los 1 und Los 2 II. Sideevents (ohne Los 1 und Los 2 - diese werden im Anhang beschrieben) 1) Festival Honors ? Projektleitung, ? Konzeption, praktische Planung sowie die Akquise geeigneter Kandidaten, ? Leitung und Durchführung der Verleihung im Rahmen der Er?ffnungsgala inkl. Produktion entsprechender Ehrungstrailer, ? Reiseorganisation, Verwaltung und Kontrolle des Reiseetats der Geehrten. 2) eDIT: eDucation ? Erarbeitung des kompletten Programms, Akquisition aller Referenten, ? Durchführung und Organisation, ? Öffentlichkeitsarbeit und Marketing (inkl. Flyer, Programmheft etc.). 3) eDward - The Young Filmmaker?s Award ? Projektleitung inkl. Konzeption des Wettbewerbsthemas, ? Projektassistenz, ? Kontinuierliche Öffentlichkeitsarbeit, ? Anschreiben von europäischen Lehrenden und Ausbildungsinstitutionen, ? Gestaltung und Produktion der eDward-Plakate, ? Produktion eines eDward-Trailers für die Preisverleihung während der Gala, ? Übernahme der Reise- und Hotelkosten für bis zu sieben Finalisten, der Kosten der Vorjurysitzung, der Bürokosten, der Preisgelder in Höhe von 4.000 Euro, der Produktion der Skulptur/Trophäe. 4) Präsentation in Brüssel (Präsentation der eDIT für die Repräsentanten des politischen und administrativen Europas, für Lobbyisten und für die in Brüssel ansässige Filmwirtschaft in der Hessischen Landesvertretung) ? Planung und Abstimmung, ? Veranstaltungsmanagement, ? Präsentation, ? Öffentlichkeitsarbeit. 5) Referentenempfang (kleiner Empfang mit Abendessen für die internationalen Referenten, die Ehrengäste und die Partner des Festivals am Vorabend der Gala) ? Vorbereitung, Organisation und Durchführung. 6) Festival-Party / - Empfang (Party für die Festivalteilnehmer in ungezwungener Atmosphäre mit Schwerpunkt auf Networking) ? Planung und Durchführung der Party, ? Organisation des Caterings und der Bewirtung, ? Übernahme sämtlicher weiterer Kosten (Kosten für DJ, GEMA, Security, Catering für VIPs). Erläuterungen: Tom Atkin: Für den Bereich des internationalen Marketings und Networkings für das Festival ist der Gründer und ehemalige Executive Director der Visual Effects Society (VES), Herr Tom Atkin mit der internationalen Kontaktpflege und der Durchführung von Marketingmaßnahmen im Ausland zu beauftragen. Das Gehalt von Tom Atkin ist Bestandteil des Gesamtbudgets, die Beauftragung erfolgt durch die Festivalleitung. Separates Reisekostenbudget: Für Flüge, Hotelkosten, Transfers für Abstimmungsgespr?che in den USA, für Reisekosten zur Erstellung des Programms, für Reisekosten für Mitglieder der internationalen Kooperationspartner sowie für ausländische Referenten steht ein zusätzliches Budget auf Seiten der Hessen Agentur zur Verfügung. Dieses beläuft sich auf ca. 100 000 EUR/Jahr.
Kategorien:
Veranstaltungsdienste, Event Management
CPV-Codes:
Organisation von Festivals , Organisation von Kulturveranstaltungen , Organisation von Parties , Veranstaltung von Seminaren
Vergabe in Losen:
II.1.9) Varianten/Alternativangebote sind zulässig: Nein.
Vergabeordnung:
Dienstleistungsauftrag (VOL/VOF)
Originalsprache:
Verfügbare Sprachen:
DE

Vollständige Bekanntmachung
Für Vertragskunden
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Zugehörige Dokumente
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Vergabeunterlagen
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