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DTAD Deutscher Auftragsdienst

Ausschreibung - Outsourcing der Eventlogistik in München (ID:10783446)

Auftragsdaten
Titel:
Outsourcing der Eventlogistik
DTAD-ID:
10783446
Region:
80469 München
Auftragsart:
Europäische Ausschreibung
Europäische Ausschreibung
Dokumententyp:
Ausschreibung
Ausschreibung
Termine und Fristen
DTAD-Veröffentlichung:
27.05.2015
Frist Vergabeunterlagen:
11.06.2015
Frist Angebotsabgabe:
02.07.2015
Zusätzliche Informationen
Kurzbeschreibung:
Deutschland-München: Outsourcing der Eventlogistik
Kategorien:
Veranstaltungsdienste, Event Management
CPV-Codes:
Event-Organisation , Organisation von Messen und Ausstellungen
Vergabeordnung:
Dienstleistungsauftrag (VOL/VOF)
Vollständige Bekanntmachung
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Org. Dok.-Nr:  181379-2015

DE-München: Outsourcing der Eventlogistik

BEKANNTMACHUNG UNBESCHRÄNKTE AUSSCHREIBUNG Nr. 1838 - Outsourcing der Eventlogistik 001. Auftraggeber: Europäische Patentorganisation (EPO), handelnd durch das Europäische Patentamt mit Hauptsitz in Bob-van-Benthem-Platz 1 80469 München, Deutschland, Postanschrift: EPA, 80298 München, Deutschland Die Europäische Patentorganisation ist eine zwischenstaatliche Organisation, die durch das 1977 in Kraft getretene Europäische Patentübereinkommen gegründet wurde. Ihr gehören derzeit 38 Mitgliedstaaten an (Albanien, Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, ehemalige jugoslawische Republik Mazedonien, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Island, Italien, Kroatien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, Monaco, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, San Marino, Schweden, Schweiz, Serbien, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechische Republik, Türkei, Ungarn, Vereinigtes Königreich und Zypern). Ausführendes Organ der EPO ist das Europäische Patentamt, das die Recherche und Prüfung europäischer Patentanmeldungen und die Erteilung europäischer Patente zur Aufgabe hat. Es beschäftigt rund 6 700 Bedienstete am Hauptsitz des EPA in München, in 1 Zweigstelle in Den Haag/Rijswijk (NL) und in 2 Dienststellen in Berlin und Wien. (Die Zahl der Mitgliedstaaten und der Bediensteten kann sich ändern.) 002. Vergabeverfahren: Unbeschränkte Ausschreibung im Leistungswettbewerb 003. Beschreibung des Auftrags: a) Gegenstand des Auftrags: Outsourcing der Eventlogistik Das EPA organisiert eine Reihe jährlicher Veranstaltungen mit externen Interessengruppen; dies umfasst die Organisation vor Ort (durch den Auftragnehmer) und die Festlegung des Inhalts der einzelnen Veranstaltungen (durch das EPA). b) Teilung in Lose: nicht zutreffend c) Erforderliche Sicherheiten und Bürgschaften: nicht zutreffend d) Wichtigste Zahlungsbedingungen: innerhalb von 30 Tagen nach Eingang einer korrekten Rechnung e) Rechtlich vorgeschriebene Qualifikationen: nicht zutreffend 004. Erfüllungsort und Leistungsfrist: a) Erfüllungsort: Hauptsitz wie unter Nr. 1, Zweigstelle in Rijswijk, NL, Dienststelle in Wien, AT, Dienststelle in Berlin, DE, und Dienststelle in Brüssel, BE, sowie zahlreiche internationale Veranstaltungsorte. b) Vertragslaufzeit oder Ausführungsfrist: Die Laufzeit des Vertrags beträgt 1 Jahr mit 4-maliger Verlängerungsmöglichkeit um jeweils 1 Jahr. 005. Änderungsvorschläge: nicht zulässig 006. Anforderung der Verdingungsunterlagen und Abgabe des Angebots: a) Bezeichnung und Anschrift der Stelle, bei der die Verdingungsunterlagen und Zusatzauskünfte dazu angefordert werden können: Europäisches Patentamt Zentrale Beschaffung (4.8.1) Ausschreibung Nr. 1838 Bob-van-Benthem-Platz 1 80469 München Deutschland E-Mail: mntenderclarifications@epo.org Die Verdingungsunterlagen können schriftlich oder per E-Mail angefordert werden. b) Annahmeschluss für die Anforderung der Verdingungsunterlagen bei der EPO: - 11.6.2015 (12:00), MEZ c) Annahmeschluss für Rückfragen bei der EPO: - 18.6.2015 (12:00), MEZ - Rückfragen sind schriftlich oder per E-Mail einzureichen. d) Annahmeschluss für Angebote/Zahl der einzureichenden Ausfertigungen: - 2.7.2015 (12:00), MEZ - Angebote sind ausschließlich im Original einzureichen. e) Anschrift, an die Rückfragen und das Angebot zu richten sind: wie unter Nr. 6 a) Bitte reichen Sie Ihr Angebot nur per Post und nicht per E-Mail ein. Per E-Mail eingereichte Angebote werden ausgeschlossen. f) Sprache oder Sprachen, in denen Rückfragen und das Angebot abzufassen sind: Englisch. Die Verdingungsunterlagen sind in Englisch erhältlich. 007. Rechtsform einer Bietergemeinschaft: Reichen mehrere Bieter ein gemeinsames Angebot ein, so haften sie gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen. Zusammen mit dem Angebot ist eine entsprechende von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft unterzeichnete Erklärung einzureichen, in der 1 Vertreter bestimmt ist, der bevollmächtigt ist, für alle Mitglieder zu handeln. 007. Kriterien für die Beurteilung der zur Auftragsausführung erforderlichen Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Bieters: Angebote von Bietern, die nicht die in den Verdingungsunterlagen genannten Auswahlkriterien erfüllen und/oder deren finanzielle und professionelle Zuverlässigkeit aufgrund ihrer Verhältnisse ernstlich infrage steht (s. Artikel 2 der Allgemeinen Ausschreibungsbedingungen, abrufbar unter www.epo.org), sind von der Auftragsvergabe ausgeschlossen. Die zur Auftragsausführung erforderliche Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Bieters wird auf der Grundlage der Angaben und Nachweise beurteilt, die in Beantwortung des Fragebogens in Anhang 1 der Allgemeinen Ausschreibungsbedingungen und zusätzlicher Fragebögen zu den Verdingungsunterlagen erbracht werden. 007. Bindefrist: 6 Monate ab dem unter Nr. 6 d) angegebenen Annahmeschluss für Angebote 008. Kriterien für die Zuschlagserteilung: a) Auswahlkriterien • nachweisbare Fähigkeit, den angefragten Service zu liefern, d. h. eine jährliche Zahl von 200-250 Veranstaltungen zu organisieren (siehe Nr. 11) b) Zuschlagskriterien Der Zuschlag wird dem Bieter erteilt, der am besten in der Lage ist, die Anforderungen des EPA zu erfüllen. Ausschlaggebend sind dabei: • finanzielle Aspekte: rund 40 % • technische und organisatorische Aspekte: rund 53 % • Referenzen: rund 4 % • Gesamteindruck des Angebots: rund 3 % (Alles Weitere ist den Verdingungsunterlagen zu entnehmen.) 009. Sonstige Angaben Festlegung des Veranstaltungsinhalts (durch das EPA): Ziele, Programm, Auswahl der Experten, Teilnehmer, Teilnahmebedingungen, Veranstaltungsort und Zeitplan Logistische Organisation (durch den Auftragnehmer): Räumlichkeiten, Catering, technische Ausstattung, Buchung von Hotels und Flügen, Teilnehmermanagement vor und während der Veranstaltung, Vertragsabschluss mit Experten, Übersetzung, Zahlung von Tagegeld, Honoraren usw. Die Mehrzahl der Veranstaltungen findet in den Mitgliedstaaten der EPO (siehe Nr. 1) statt, eine kleinere Zahl in anderen Ländern weltweit. Geschätzte Zahl der jährlichen Veranstaltungen: insgesamt zwischen 200 und 250; die Zahl der Teilnehmer liegt zwischen weniger als 10 und mehr als 200. Derzeit wird davon ausgegangen, dass der Zuschlag im dritten Quartal 2015 erteilt wird. Nach einer ersten Bewertung aller eingegangenen Angebote erhalten ausgewählte Bieter die Möglichkeit, ihre Angebote am Hauptsitz des EPA in München (siehe Nr. 1) am 15.7.2015 zu präsentieren. Jede Präsentation dauert rund 1 Stunde. Das EPA wird den ausgewählten Bietern nach Abgabe der Angebote ausführlichere Informationen zukommen lassen. CPV-Codes: 79952000, 79956000
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