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Ausschreibung - Planung, Organisation & Durchführung sowie Kreativgestaltung der IdeenExpo 2017 in Hannover (ID:11514838)

Übersicht
DTAD-ID:
11514838
Region:
30175 Hannover
Auftragsart:
Archiviertes Dokument
Nationale Ausschreibung
Nationale Ausschreibung
Dokumententyp:
Ausschreibung
Ausschreibung
Verfahrensart:
Freihändige Vergabe mit Teilnahmewettbewerb
Kategorien:
Veranstaltungsdienste, Event Management
Vergabeordnung:
Dienstleistungsauftrag (VOL/VOF)
Kurzbeschreibung:
Planung, Organisation & Durchführung (Los 1) sowie Kreativgestaltung (Los 2) der IdeenExpo 2017, die vom 10. bis 18. Juni 2017 auf dem Messegelände in Hannover und der angrenzenden EXPO-Plaza...
Termine und Fristen
DTAD-Veröffentlichung:
19.01.2016
Frist Vergabeunterlagen:
04.02.2016
Frist Angebotsabgabe:
24.03.2016
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Beteiligte Firmen & Vergabestellen
Auftraggeber:
a1) Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle:
IdeenExpo GmbH (Auftraggeber)
Kirchwender Straße 17
30175 Hannover
www.ideenexpo.de

a2) Rückfragen und Anforderung von Vordrucken zur Eignung sowie weiteren
Informationen:
Luther Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Herrn RA Ulf-Dieter Pape
Berliner Allee 26
30175 Hannover
ulf-dieter.pape@luther-lawfirm.com

a3) Stelle, bei der die Teilnahmeanträge oder/und Angebote einzureichen sind:
IdeenExpo GmbH
Kirchwender Straße 17
30175 Hannover

Öffentliche Ausschreibungen
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Gewerbliche Bauvorhaben
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Gewonnene / Vergebene Aufträge
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Geschäftsbeziehungen
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Leistungsbeschreibung
Beschreibung:
Planung, Organisation & Durchführung (Los 1) sowie Kreativgestaltung (Los 2) der IdeenExpo 2017, die vom 10. bis 18. Juni 2017 auf dem Messegelände in Hannover und der angrenzenden EXPO-Plaza stattfindet.

Im Rahmen des Events wird die Begeisterung junger Menschen für Mathematik, Ingenieur- und Naturwissenschaften und Technik geweckt. Deutschlands größtes Jugendevent in diesem Bereich motiviert und ermutigt Kinder, Jugendliche und (angehende) Studierende sich bei ihrer persönlichen Berufs-/Studienwahl für naturwissenschaftliche oder technisch orientierte Ausbildungswege und Berufe zu entscheiden. Die IdeenExpo ist gleichzeitig eine Kontaktbörse zwischen Arbeitgebern und Hochschulen auf der einen sowie Schülerinnen/Schülern und Studierenden auf der anderen Seite.

Die IdeenExpo, die im Jahr 2017 bereits zum 6. Mal veranstaltet wird, hat sich zur größten Veranstaltung für jugendlichen Nachwuchs entwickelt. Eine Übersicht der wichtigsten Veranstaltungs- und Programmelemente der IdeenExpo 2015 finden Sie in der Anlage. Weitere Informationen finden Sie auf unseren Internetseiten unter www.ideenexpo.de

Die Finanzierung der IdeenExpo wird überwiegend von Unternehmen und Wirtschaftsverbänden sichergestellt, die sich den jungen Besucherinnen und Besuchern mit faszinierenden, vorrangig interaktiven Exponaten als attraktive und
zukunftsweisende Anbieter von Ausbildungsplätzen und Arbeitgeber präsentieren. Darüber hinaus erfolgt eine Finanzierung aus öffentlichen Mitteln.

d2) Umfang der Leistung:
Los 1: Planung, Organisation & Durchführung: Die Aufgabe ist die Planung, Organisation und Durchführung des gesamten Events in allen seinen Bestandteilen in enger Abstimmung/Absprache mit dem Auftraggeber. Ziel ist es, eine informative, attraktive und begeisternde Atmosphäre für die Veranstaltung zu schaffen.

Zum Aufgabenspektrum der Event-Agentur gehören u. a.:
- Planung und Durchführung der gesamten Ablauforganisation
- Zeitmanagement innerhalb der vom Auftraggeber vorgegebenen Meilensteine
- Steuerung des Prozesses der Aufplanung des/der zur Verfügung stehenden
Veranstaltungsgeländes/-flächen. Die Ausstellerakquise und die Vergabe der
Standflächen erfolgt durch den Auftraggeber.
- verantwortliche Steuerung folgender Gewerke:
o Messebau (das Leistungsverzeichnis wird vom Auftraggeber erstellt)
o Technik
o Catering (Besucher- und Ausstellercatering)
o Security (Gelände und Indoor)
o Reinigung
o Veranstaltungspersonal
- Steuerung der Abstimmungsprozesse mit anderen zuständigen Agenturen z. B.
Werbung und Kommunikation, Kreativgestaltung, Bühnenprogramm
- Besuchermanagement
- Aussteller-Akkreditierung/-Information auf dem Gelände
- Organisation und Durchführung von Eröffnungs- und Abschlussveranstaltung
sowie weiterer Events auch im Vorfeld der Veranstaltung.

Die Gesamtprojektleitung liegt bei dem Auftraggeber.

Eine detaillierte Leistungs- und Aufgabenbeschreibung sowie eine Zeitübersicht werden mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe übermittelt.

Los 2: Kreativgestaltung:
Die Flächenaufteilung und die räumliche Struktur der IdeenExpo 2015 werden für 2017 beibehalten. Die Festlegung der Anzahl der Themenbereiche sowie ihre räumliche Verteilung und die Benennung erfolgen zu einem späteren Zeitpunkt durch den
Auftraggeber. Für die Weiterentwicklung der IdeenExpo sind für die Veranstaltung 2017 Elemente identifiziert worden, die das Erscheinungsbild und das inhaltliche Spektrum der Veranstaltung in besonderer Weise prägen sollen.

Vor diesem Hintergrund werden kreative Vorschläge zur inhaltlichen und gestalterischen Weiterentwicklung der Veranstaltung erwartet:
- Inhaltliche Beiträge und Vorschläge zur gestalterischen Inszenierung der aktiven
Verbindungsfläche in der Halle 8
- Konzeption von Maßnahmen zur Steigerung der Attraktivität der Halle 7 (Stichwort „Ersatz für InteractiveSky“, siehe Anhang)
- Vorschläge zur Bespielung einer Sonder-Ausstellungsfläche in Halle 7 (Stichwort „Ersatz für ScienceTunnel“, siehe Anhang)
- Entwicklung von weit sichtbaren Landmarks in den Hallen als
hallenarchitektonische Elemente

Eine detaillierte Aufgabenbeschreibung erfolgt mit Aufforderung zur Angebotsabgabe.

Erfüllungsort:
Hannover

Lose:
ja, Möglichkeit, Angebote einzureichen für ein Los, alle Lose.

Planungsleistungen:
nein

Nebenangebote:
nicht zugelassen

Verfahren & Unterlagen
Verfahrensart:
Freihändige Vergabe mit Teilnahmewettbewerb

Dokumententyp:
Ausschreibung

Vergabeordnung:
Dienstleistungsauftrag (VOL/VOF)

Vergabenummer:
Vergabe-Nr.: IE2017-Event

Termine & Fristen
Unterlagen:
04.02.2016

Angebotsfrist:
Abgabe der Angebote bis Donnerstag, 24.03.2016, 12:00 Uhr

Form der Teilnahmeanträge oder/und Angebote:
Die geforderten Unterlagen sind
- in Papierform,
- mit Originalunterschriften
- in einem geschlossenen Umschlag einzureichen.
Eingänge per E-Mail oder Fax sind unzulässig.

Ausführungsfrist:
g1) Los 1: Planung, Organisation & Durchführung:
Die Leistung ist ca. vom 01.06.2016 bis ca. zum 30.09.2017 (Vorbereitung –
Veranstaltung – Nachbereitung/Abrechnung) zu erbringen.

g2) Los 2: Kreativgestaltung:
Die Leistung ist ca. vom 01.06.2016 bis ca. zum 30.09.2017 (Vorbereitung – Veranstaltung – Nachbereitung/Abrechnung) zu erbringen.

 
Zeitplanung
Die derzeitige Zeitplanung sieht folgende Termine vor:
- Einreichung der Teilnahmeanträge bis Donnerstag, 04.02.2016, 12:00 Uhr
- Aufforderung zur Angebotsabgabe / Versand Vergabeunterlagen in KW 6
- Besichtigung Messegelände am Montag, 29.02.2016
- Abgabe der Angebote bis Donnerstag, 24.03.2016, 12:00 Uhr
- Einladung zur Präsentation in KW 14
- Präsentationstermine voraussichtlich am Montag, 18.04.2016 und Dienstag, 19.04.2016

Bedingungen & Nachweise
Sprache:
Deutsch

Sicherheiten:
gemäß Vergabeunterlagen

Zahlung:
gemäß Vergabeunterlagen

Zuschlagskriterien:
gemäß Vergabeunterlagen

Geforderte Nachweise:
k) Zur Beurteilung der Eignung des Bewerbers verlangte Unterlagen:
k1) Zuverlässigkeit
Der Bewerber muss durch Unterschrift auf dem anzufordernden Vordruck erklären,
- dass er in das Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist (sofern der Bewerber
zur Angebotsaufgabe aufgefordert wird, muss er einen Auszug aus dem Berufsoder
Handelsregister vorlegen),
- dass über sein Vermögen weder ein Insolvenzverfahren noch ein vergleichbares
gesetzliches Verfahren eröffnet, die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag
mangels Masse abgelehnt worden ist,
- dass sich sein Unternehmen nicht in Liquidation befindet,
- dass er die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der
Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat,
- dass ihm keine strafrechtlichen Verurteilungen seiner verantwortlichen Mitarbeiter
wegen eines der in § 6 EG Abs. 4 VOL/A aufgezählten Tatbestände bekannt sind,
- dass er keine schwere Verfehlung begangen hat, die seine Zuverlässigkeit als
Bewerber in Frage stellt,
- dass er im Vergabeverfahren keine unzutreffenden Erklärungen in Bezug auf
seine Eignung abgegeben hat.

k2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Der Bewerber muss durch Unterschrift erklären,
- dass er eine ausreichende Betriebshaftpflichtversicherung mit den folgenden
Mindest-Deckungssummen hat (Personenschäden und Sachschäden: 10 Mio. EUR, allgemeine Vermögensschäden: 5 Mio. EUR). Weiter ist zu erklären, dass die Haftungssumme für mindestens zwei Schadensfälle pro Versicherungsjahr zur Verfügung stehen wird, (Voraussetzung nur für Los 1: Planung, Organisation & Durchführung)Sollte der Bewerber noch nicht über eine solche
Betriebshaftpflichtversicherung verfügen, ist zu erklären, dass im Fall der Auftragserteilung die Bereitschaft besteht, eine entsprechende Versicherung abzuschließen.

- dass er das Niedersächsische Tariftreue- und Vergabegesetz – NTVergG –
anwendet (Nds. GVBI. Nr. 20/2013) (die Tariftreue- oder Mindestentgelterklärung im Sinne des § 4 des o. a. Gesetzes muss, sofern der Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert wird, vorgelegt werden.

Umsatz Geben Sie jeweils für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre den Gesamtjahresumsatz Ihres Unternehmens an.

k3) Leistungsfähigkeit
k3.1) Selbstdarstellung des Unternehmens mit Information über:
- Name, Rechtsform, Sitz und Gründungsjahr des Unternehmens
- Kurzportrait des Unternehmens (Geschäftsfelder, Leistungsportfolio)
- Mitarbeiterzahl (feste Mitarbeiter, freie Mitarbeiter) und fachliche Qualifikation
- Niederlassungen

k3.2) Referenzen
Bitte beschreiben Sie Ihre besondere Erfahrung auf dem Gebiet der zu erbringenden Leistung durch eine Darstellung der im Wesentlichen in den vergangenen fünf Jahren erbrachten vergleichbaren Leistungen mit Angabe der Leistungszeit und des Auftraggebers.

Sonstiges
Weitere Hinweise:

Geländebesichtigung
Das vom Veranstalter angemietete Veranstaltungsgelände kann von den ausgewählten Bewerbern am 29.02.2016 besichtigt werden. Bei Interesse wird um Anmeldung bis zum 24.02.2016 unter idee@ideenexpo.de gebeten.

zu Los 1: Planung, Organisation & Durchführung:
Die Bewerber müssen deutschsprachige Ansprechpartner haben. Die zeitliche und
räumliche Verfügbarkeit für den regelmäßigen und direkten Dialog mit dem Auftraggeber
und den weiteren beteiligten Agenturen und Gewerken ist unabdingbare Voraussetzung.
Eine kurzfristige und flexible Terminvereinbarung muss realisierbar sein.

zu Los 2: Kreativgestaltung:
Die Bewerber müssen deutschsprachige Ansprechpartner haben.
Für die Präsentation der Kreativideen wird eine Aufwandsentschädigung bezahlt. Nähere
Informationen siehe Vergabeunterlagen.

Unter Überschrift „Weitere Hinweise“ Anhang direkt in der Ausschreibung

Die wesentlichen Zahlen, Daten und Fakten zur IdeenExpo 2015, die vom 4. bis 12. Juli 2015 stattgefunden hat, lauten:
- Öffnungszeiten: täglich 09:00 – 18:00 Uhr
- 351.000 Besucherinnen und Besucher
- die tägliche Besucherzahl variierte zwischen 30.000 und 50.000.

- Besucherstruktur: Rund 190.000 Jugendliche der Klassenstufen 7 bis 13 (= Kernzielgruppe der
Veranstaltung) und über 42.000 Kinder und Jugendliche bis Klassenstufe 6 aus dem gesamten Bundesgebiet sowie fast 20.000 Studierende aus zahlreichen Universitätsstädten haben die IdeenExpo besucht.

Von Montag – Freitag erfolgte der Besuch der Schülerinnen und Schüler weit überwiegend geschlossen im Klassenverband (gemeinsam mit ihren
Lehrkräften); an den Wochenenden ( = Familientage) individuelle Besuche, häufig begleitet von den Eltern oder Erwachsenen aus dem privaten Umfeld.

- Veranstaltungsgelände/-flächen:
Die Veranstaltungsfläche umfasste 100.000 qm auf dem Messegelände in Hannover und der unmittelbar angrenzenden EXPO-Plaza. Für das Event (Mitmachbereich und weitere Programmelemente) wurden konkret genutzt: Hallen 7, 8 und 9, das Convention Center (CC), der Platz und das Haus der Nationen sowie die EXPO-Plaza (dort: verschiedenste Parcours, z. B. Rennwagen, Autos).

Eine Bühne war im Außenbereich (Gesamtfläche des Bühnenbereichs: ca. 1.400 qm, inkl. Backstage und Infrastruktur), eine Bühne war in der Halle 7 (ca. 200
Sitzplätze, 150 qm Bühnenfläche) und eine Bühne war in Halle 9 im ClubZukunft platziert (ca. 140 Sitzplätze, 30 qm Bühnenfläche)

Besuchereingang: Ost 3 (über die Exponale)

- Aussteller: ca. 230 mit mehr als 600 Exponaten weit überwiegend mit Mitmach-Charakter

- Ausstellerstruktur:
o Wirtschaftsunternehmen: 33 %
o Hochschulen und wissenschaftliche Einrichtungen: 21 %
o Schulen: 12 %
o (Wirtschafts-)Verbände: 21 %
o Bundes- und Landeseinrichtungen: 6 %
o Sonstige: 7 %

In der Aussteller-Übersicht unter www.ideenexpo.de sind die Aussteller und deren Exponate / Beiträge im Einzelnen aufgelistet. Der weit überwiegende Teil dieser
Aussteller hat bereits sein Interesse an einer erneuten Teilnahme an der IdeenExpo 2017 bekundet.

Die Stände der Aussteller waren unterschiedlich groß in einer Bandbreite von 25 qm bis zu 1000 qm (mit jeweils 1 bis zu 37 Exponat/en).

- Der Mitmachbereich (Flächen für die Aussteller) war in folgende Themenbereiche gegliedert:
o EnergieFeld
o ProduktionsKosmos
o MobilitätsArena
o LifeScienceArea
o LebensRaum
o MediaLab
o E-MobilitätsPark
o SinnesParcours
o SportFactory
o SmartHome
o RecyclingWerkstatt

- Science Tunnel 3.0
Mit dem Science Tunnel 3.0 der Max-Planck-Gesellschaft und seinen inhaltlichen Schwerpunkten zu Megatrends des 21. Jahrhunderts und zu aktuellen Entwicklungen der Grundlagenforschung (www.sciencetunnel.de) wurde erstmals
auf 1000 qm eine in sich geschlossene und bereits vorhandene Ausstellung in das Konzept integriert.

- ClubZukunft
Der ClubZukunft (eingetragene Marke) – siehe Anlage – bot Informationen über Ausbildungsberufe und akademische Bildungswege. Neben 15 weiteren Ausstellern präsentierte sich auf dieser Sonderfläche die Bundesagentur für Arbeit, als Premiumpartner des ClubZukunfts, auf über 200 qm mit einem
eigenen Standbau. Neben der Ausstellungsfläche zählten zum ClubZukunft (Gesamtgröße: ca. 1.600 qm):
o Bühne mit 140 Sitzplätzen, Gesamtfläche des Bühnenbereichs: 30 qm; moderiertes Vortragsprogramm
o KarriereMarkt (aktuelle Jobangebote für Studierende an einer rd. 12m langen „Pinnwand“)
o Zentraler Info-Counter
o ClubRaum für den Empfang/die Information von geführten
Schülergruppen mit rund 75 qm

- InteractiveSky
In der Halle 7 konnten sich Smartphone-Nutzer über die IdeenExpo-App mit dem Sky verbinden und miteinander agieren. Vor unterschiedlichen Hintergründen konnten die Besucher durch aktiven Einsatz ihres Handys Lebewesen und
Naturereignisse auftauchen lassen und steuern. Zudem konnte das Bild auf dem InteractiveSky auch durch Bewegungen der Besucher unter dem Sky beeinflusst werden.

Neben seiner interaktiven Funktion war er in seiner Größe prägend für die Hallengestaltung und diente gleichzeitig der Aufwertung der Hallenatmosphäre.

- Weitere Programmelemente des Events
Folgende Module waren integraler Bestandteil des Events (für unterschiedliche Zielgruppen):
o 650 Workshops im CC (für Schülerinnen und Schüler der Klassen 7 - 13 = Kernzielgruppe)
o HochschulCamp im CC (für Schülerinnen und Schüler der Klassen 11 - 13 = Kernzielgruppe)
o KinderUnis im CC (für Schülerinnen und Schüler der Klassen 5 und 6)
o 3 Kreativinseln (Aktionsflächen für Grundschülerinnen und -schüler)
o Science Slam-Finale (studentisches Vortragsformat) im CC
o Eine tägliche Wissenschaftsshow auf der Außenbühne mit prominenter Moderation, insbesondere mit Ranga Yogeshwar
o Konzerte mit Top Acts an vier Abenden jeweils auf der Außenbühne
o Spezielle Formate / Angebote an den Familienwochenenden

Es waren ca. 70 Scouts im Einsatz, die gezielt durch die Veranstaltung geführt haben (vorrangig Montag – Freitag).

- Sonderveranstaltungen (Ort, Zeitpunkt, Größe):
o Eröffnungsveranstaltung (BühneSieben in der Halle 7, 04.07.2015 um 11:00 Uhr, rund 1000 Personen)
o Abschlussevent (BühneSieben in der Halle 7, 12.07.2015 um 17:00 Uhr)
o Bergfest im Rahmen eines Konzertabends nur für Aussteller
(Außenbereich vor der Halle 9, 08.07.2015 um 19:00 Uhr, 1.200
Personen)
o Sponsorenauftaktveranstaltung (Zoo Hannover (Saal des Maharadscha), 17.09.2014 um 18:00 Uhr, 200 Personen)
o Parlamentarischer Abend (Altes Rathaus Hannover (Festsaal), 17.03.2015 um 18:00 Uhr, 200 Personen)

- Spezielle Veranstaltungs-/Funktionsbereiche,
Dazu zählten im Wesentlichen:
o Zentrale Anmeldung für Lehrer/Schulklassen (bis zu 700 Lehrkräfte nehmen täglich die Anmeldung vor; bis zu 20.000 Schülerinnen / Schüler daher nahezu zeitgleich in der „Warteschleife“; Zeitfenster: 08:30 – 10:30
Uhr, montags bis freitags)
o Info-Points für Besucherinnen und Besucher in den Eingangsbereichen
der Hallen 7 und 9
o altersgerechte gastronomische Angebote für Besucherinnen und Besucher
o Ruhezonen
o Presse- und Lehrerlounge
o VIP-Bereich (im Haus der Nationen)
Nicht-öffentliche Bereiche:
o Crew- und Ausstellercatering (bis zu 3.500 Personen pro Tag)
o Ausstellerakkreditierung und Info-Point für Aussteller (in Auf- und
Abbauphase und während der Veranstaltung, Betrieb ca. 4 Wochen)
o Techniksupport-Bereich
o Lager für Veranstalter und Aussteller
o Sicherheit, Sanitätsbereich und Logistik
o Büroräume für Veranstalter, Dienstleister, Aussteller

Bitte beachten Sie: Die Darstellung des Dokumentes auf dieser Seite wurde angepasst. Die ursprüngliche Version finden Sie hier.
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