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Ausschreibung - Softwarepaket für Gesch?ftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe in Langen (ID:4184016)

Auftragsdaten
Titel:
Softwarepaket für Gesch?ftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe
DTAD-ID:
4184016
Region:
63225 Langen
Auftragsart:
Europäische Ausschreibung
Europäische Ausschreibung
Dokumententyp:
Ausschreibung
Ausschreibung
Termine und Fristen
DTAD-Veröffentlichung:
05.08.2009
Frist Angebotsabgabe:
09.09.2009
Beteiligte Firmen und Vergabestellen
Vergabestelle:
Zusätzliche Informationen
Kurzbeschreibung:
Im Rahmen der IT-Gesamtstrategie des Bundesministeriums für Gesundheit (BMG) beabsichtigen das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) mit Sitz in Bonn und das Paul-Ehrlich-Institut (PEI) mit Sitz in Langen bei Frankfurt am Main die Einführung eines Dokumentenmanagement-/ Vorgangsbearbeitungssystems (DMS/VBS). Im Rahmen der ersten Ausbaustufe sollen 3 Musterprozesse implementiert werden. Bei erfolgreicher Einführung ist in beiden Häusern sukzessive der fl?chendeckende Rollout vorgesehen. Mit dieser Ausschreibung werden die verbindlichen Leistungen bis zum Abschluss der ersten Ausbaustufe ausgeschrieben. Dabei sind die folgenden drei Prozesse umzusetzen: Durch das DMS/VBS sollen als strukturierte Musterprozesse im BfArM das dezentrale Zulassungsverfahren mit dem BfArM als sogenanntes Referenzmitgliedsland (Reference Member State, RMS) und im PEI zunächst das zentralisierte europäische Zulassungsverfahren mit dem PEI als sogenannter Rapporteur (Berichterstatter) im Sinne einer elektronischen Vorgangsbearbeitung unterstützt werden. In beiden Behörden soll darüber hinaus das DMS/VBS bei der Umsetzung eines unstrukturierten Prozesses, eines sogenannten Leitungsjobs (ein Berichterstellungs- und Mitzeichnungsverfahren), eingebunden werden. Für alle Prozesse gilt, dass die davon betroffenen ein- und ausgehenden Dokumente in einer elektronischen Akte geführt werden sollen. Nach Abnahme der ersten Ausbaustufe sollen weitere Lizenzen und Personentage abgerufen werden. Der Abruf der Personentage erfolgt über einen Rahmenvertrag (Abrechnung nach Aufwand). Ebenso soll für beide Behörden ein Systemservicevertrag abgeschlossen werden. Weitere optionale Leistungen sowie eine Öffnungsklausel für den Geschäftsbereich des BMG sind ebenfalls Teil der Ausschreibung. Der verbindliche Leistungsteil umfasst die Überlassung von Software, die Erstellung verschiedener Konzepte sowie Anpassungs-, Installations- und Implementierungsleistungen (Festpreisangebot). Das Vergabeverfahren steht unter dem ausdrücklichen Vorbehalt der haushaltsm??igen Ermächtigung in den Jahren 2009 bis 2014.
Kategorien:
Software
CPV-Codes:
Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe
Vergabe in Losen:
II.1.9) Varianten/Alternativangebote sind zulässig: Nein.
Vergabeordnung:
Dienstleistungsauftrag (VOL/VOF)
Vollständige Bekanntmachung
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Org. Dok.-Nr:  217109-2009

BEKANNTMACHUNG Dienstleistungsauftrag

ABSCHNITT I: ÖFFENTLICHER AUFTRAGGEBER
I.1) NAME, ADRESSEN UND KONTAKTSTELLE(N):
Paul-Ehrlich-Institut, Paul-Ehrlich-Straße 51-59, Kontakt Beschaffungsstelle, z. Hd. von Frau K?hn, D-63225 Langen. Tel. +49 610377-1201. E-Mail: kuean@pei.de. Fax +49 610377-1266. Internet-Adresse(n): Hauptadresse des Auftraggebers: http://www.pei.de. Weitere Auskünfte erteilen: die oben genannten Kontaktstellen. Verdingungs-/Ausschreibungs- und ergänzende Unterlagen (einschließlich Unterlagen für den wettbewerblichen Dialog und ein dynamisches Beschaffungssystem) sind erhältlich bei: den oben genannten Kontaktstellen. Angebote/Teilnahmeanträge sind zu richten an: die oben genannten Kontaktstellen.
I.2) ART DES ÖFFENTLICHEN AUFTRAGGEBERS UND HAUPTTÄTIGKEIT(EN):
Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde einschließlich regionaler oder lokaler Unterabteilungen. Gesundheit. Der öffentliche Auftraggeber beschafft im Auftrag anderer Öffentlicher Auftraggeber: Nein. ABSCHNITT II: AUFTRAGSGEGENSTAND
II.1) BESCHREIBUNG
II.1.1) Bezeichnung des Auftrags durch den Auftraggeber:
Lieferung und Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystems (DMS/VBS) im BfArM und im PEI.
II.1.2) Art des Auftrags sowie Ort der Ausführung, Lieferung bzw. Dienstleistung:
Dienstleistung. Dienstleistungskategorie: Nr. 07. Hauptort der Dienstleistung: Paul-Ehrlich-Institut. Paul-Ehrlich-Str. 51-59. 63225 Langen, DEUTSCHLAND und Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte. Kurt-Georg-Kiesinger-Allee 3. 53175 Bonn, DEUTSCHLAND. NUTS-Code: DE71C.
II.1.3) Gegenstand der Bekanntmachung:
Abschluss einer Rahmenvereinbarung.
II.1.4) Angaben zur Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer. Laufzeit der Rahmenvereinbarung: in Jahren 4. Gesch?tzter Gesamtwert des Auftrags über die Gesamtlaufzeit der Rahmenvereinbarung: Gesch?tzter Wert ohne MwSt.: Spanne von 1 000 000 bis 5 000 000 EUR.
II.1.5) Kurze Beschreibung des Auftrags oder Beschaffungsvorhabens:
Im Rahmen der IT-Gesamtstrategie des Bundesministeriums für Gesundheit (BMG) beabsichtigen das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) mit Sitz in Bonn und das Paul-Ehrlich-Institut (PEI) mit Sitz in Langen bei Frankfurt am Main die Einführung eines Dokumentenmanagement-/ Vorgangsbearbeitungssystems (DMS/VBS). Im Rahmen der ersten Ausbaustufe sollen 3 Musterprozesse implementiert werden. Bei erfolgreicher Einführung ist in beiden Häusern sukzessive der fl?chendeckende Rollout vorgesehen. Mit dieser Ausschreibung werden die verbindlichen Leistungen bis zum Abschluss der ersten Ausbaustufe ausgeschrieben. Dabei sind die folgenden drei Prozesse umzusetzen: Durch das DMS/VBS sollen als strukturierte Musterprozesse im BfArM das dezentrale Zulassungsverfahren mit dem BfArM als sogenanntes Referenzmitgliedsland (Reference Member State, RMS) und im PEI zunächst das zentralisierte europäische Zulassungsverfahren mit dem PEI als sogenannter Rapporteur (Berichterstatter) im Sinne einer elektronischen Vorgangsbearbeitung unterstützt werden. In beiden Behörden soll darüber hinaus das DMS/VBS bei der Umsetzung eines unstrukturierten Prozesses, eines sogenannten Leitungsjobs (ein Berichterstellungs- und Mitzeichnungsverfahren), eingebunden werden. Für alle Prozesse gilt, dass die davon betroffenen ein- und ausgehenden Dokumente in einer elektronischen Akte geführt werden sollen. Nach Abnahme der ersten Ausbaustufe sollen weitere Lizenzen und Personentage abgerufen werden. Der Abruf der Personentage erfolgt über einen Rahmenvertrag (Abrechnung nach Aufwand). Ebenso soll für beide Behörden ein Systemservicevertrag abgeschlossen werden. Weitere optionale Leistungen sowie eine Öffnungsklausel für den Geschäftsbereich des BMG sind ebenfalls Teil der Ausschreibung. Der verbindliche Leistungsteil umfasst die Überlassung von Software, die Erstellung verschiedener Konzepte sowie Anpassungs-, Installations- und Implementierungsleistungen (Festpreisangebot). Das Vergabeverfahren steht unter dem ausdrücklichen Vorbehalt der haushaltsm??igen Ermächtigung in den Jahren 2009 bis 2014.
II.1.6) Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV):
48400000.
II.1.7) Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen (GPA):
Ja.
II.1.8) Aufteilung in Lose:
Nein.
II.1.9) Varianten/Alternativangebote sind zulässig:
Nein.
II.2) MENGE ODER UMFANG DES AUFTRAGS
II.2.1) Gesamtmenge bzw. -umfang:
Es werden in der ersten Ausbaustufe, die Lieferung einer Software, die Erstellung verschiedener Konzepte sowie die Implementierung und weitere Dienstleistungen verbindlich vergeben. Gesch?tzter Wert ohne MwSt.: Spanne von 800 000 bis 1 200 000 EUR.
II.2.2) Optionen:
Ja. Beschreibung der Optionen: Das BfArM und das PEI werden nach erfolgreicher Einführung weitere Lizenzen und Personentage abrufen. Der Rahmenvertrag soll auch für das Bundesministerium für Gesundheit und die nachgeordneten Behörden aus dem Geschäftsbereich nutzbar sein. Der Umfang wird wie folgt gesch?tzt: Abruf von Softwarelizenzen für bis zu 2 400 Arbeitsplätzen sowie Dienstleistungen von bis zu 2 500 Personentagen. Voraussichtlicher Zeitplan für den Rückgriff auf diese Optionen: in Monaten 18 (ab Auftragsvergabe).
II.3) VERTRAGSLAUFZEIT BZW. BEGINN UND ENDE DER AUFTRAGSAUSFÜHRUNG:
Beginn: 1.3.2010. Ende: 28.2.2014. ABSCHNITT III: RECHTLICHE, WIRTSCHAFTLICHE, FINANZIELLE UND TECHNISCHE INFORMATIONEN
III.1) BEDINGUNGEN FÜR DEN AUFTRAG
III.1.1) Geforderte Kautionen und Sicherheiten:
Siehe Verdingungsunterlagen.
III.1.2) Wesentliche Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen bzw. Verweis auf die maßgeblichen Vorschriften (falls zutreffend):
Siehe Verdingungsunterlagen.
III.1.4) Sonstige besondere Bedingungen an die Auftragsausführung:
Nein.
III.2) TEILNAHMEBEDINGUNGEN
III.2.2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu ?berpr?fen: Dem Teilnahmeantrag sind die im Folgenden beschriebenen Nachweise zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit beizufügen: 1. Höhe des Gesamtumsatzes; 2. Umsatz pro Mitarbeiter; 3. Entwicklung des Gesamtumsatzes über die letzten 3 Gesch?ftsjahre; 4. Angaben darüber, welcher Anteil des Gesamtumsatzes auf die Einführung von DMS/VBS entfällt.
III.2.3) Technische Leistungsfähigkeit:
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu ?berpr?fen: Dem Teilnahmeantrag sind vom Bewerber die im Folgenden beschriebenen Nachweise zur Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Fachkunde beizufügen sowie die Fragen zu den Ausschlu?kriterien zu beantworten. 1. Nachweis zur Leistungsfähigkeit: 1.1. Unternehmensdarstellung: a) Geschäftsfelder und Strukturen des Unternehmens; b) Erklärung über die Anzahl der ausgeführten Projektauftr?ge, jeweils aufgeschlüsselt nach den Leistungsarten: 1) Projekte in der öffentlichen Verwaltung; 2) Projekte im Bereich des Gesundheitswesens; 3) Anzahl DMS Einführungen; 4) Anzahl VBS Einführungen; 5) Anzahl Projekte mit Gesch?ftsprozessoptimierungs-Hintergrund jeweils bezogen auf die Kalenderjahre 2006, 2007, 2008. 1.2. Personelle Kapazitäten: a) Angabe über die Gesamtzahl der fest angestellten Mitarbeiter; b) Erklärung über die Fluktuation der Anzahl fest angestellter Mitarbeiter in den letzten drei Gesch?ftsjahren; c) Angabe der Anzahl der fest im Unternehmen angestellten Mitarbeiter mit guten oder sehr guten Kenntnissen in den nachfolgend aufgeführten Kompetenzfeldern (Mitarbeiter mit Basiskenntnissen in den jeweiligen Kompetenzfeldern dürfen nicht mitgezählt werden): 1) in der einzuführenden Software; 2) Softwareentwicklung; 3) Durchführung von Schulungen und Trainings; 4) Organisation und Abläufe in der öffentlichen Verwaltung; 5) Projektplanung und Projektmanagement. d) Angaben über die Anzahl der für den Einsatz beim AG vorgesehenen Mitarbeiter, die mindestens an drei dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbaren Projekten beteiligt waren. 1.3. Zertifizierungen: Nachweis der Zertifizierung in den im Folgenden aufgeführten Bereichen: a) DOMEA-Zertifikat oder Moreq2-Zertifikat der angebotenen Software; b) unternehmenseigenes Qualitätsmanagement; c) zur angebotenen Softwarelösung, wenn der Anbieter nicht Hersteller ist. 2. Nachweise zur Zuverlässigkeit: 2.1. Eigenerkl?rung zum Datenschutz (Datengeheimnis nach ? 5 BDSG, Datenschutzbeauftragte/r nach ? 4f BDSG); 2.2. Eigenerkl?rung, dass das Unternehmen seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträgen zur Sozialversicherung ordnungsgemäß nachgekommen ist und nachkommt sowie im Unternehmen keine Schwarzarbeit stattfindet; 2.3. Eigenerkl?rung, dass über das Vermögen kein Insolvenz- oder vergleichbares Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt wurde oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist und sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet; 2.4. Eigenerkl?rung, dass der Bewerber keine Person für das Projekt benennt, die in Straftaten oder Ermittlungen zu Straftaten involviert ist. 3. Nachweis der Fachkunde: Ausf?hrliche Darstellung von mindestens 2 vom Bewerber in der öffentlichen Verwaltung oder im Gesundheitswesen sowie eins aus der Industrie, mit Bezug zum unter II.1.5. beschriebenen Projekt, durchgeführte Referenzprojekte mit detaillierter Beschreibung des Projektinhalts inklusive der folgenden Angaben: a) Ansprechpartner beim Kunden mit Telefonnummer; b) Angabe über die Themenabdeckung des Ausschreibungsgegenstandes (z. B. DMS, VBS); c) Darstellung des Projekterfolges in Bezug auf die abgedeckten Projektphasen (Grobkonzept, Feinkonzept, Pilotierung, Implementierung); d) Umfang des Projektes in Personentagen oder in Höhe der Auftragssumme; e) Projektgröße in Bezug auf die in der Endausbaustufe betroffenen Mitarbeiter. 4. Auskunft über die Erfüllung der fachlichen Ausschlusskriterien: a) Besitzt Ihr DMS/VBS-System ein standardmäßig integriertes Modul zur Adressverwaltung und können Verzeichnisdienste angebunden werden? b) Mindestens eines der nachfolgenden Serverbetriebssysteme muss unterstützt werden: ? SUSE Linux Professional 9.0, ? SUSE Linux Enterprise Server 10, ? Microsoft Windows 2003 Server, ? Microsoft Windows 2008 Server. Geben Sie an, auf welchen Serverplattformen Ihre Software betrieben werden kann: c) Wird Windows XP als Client-Betriebssystem unterst?tzt? d) Ist Ihr System auf dem Datenbanksystem Oracle Version 10g RAC lauff?hig? e) Der Auftragnehmer sichert zu, dass das gesamte DMS/VBS-System in der zum Zeitpunkt der Abnahme des Werkvertrages installierten Form noch mindestens vier Jahre vom Hersteller unterstützt wird, ohne dass ein grundsätzlicher Wechsel auf andere Plattformen (Hardware, Betriebssysteme, Datenbanken etc.) erforderlich wird. f) Werden die zurzeit eingesetzten Mail-Systeme GroupWise 7.0 und Exchange 2007 vom DMS/VBS unterst?tzt? g) Kann der Auftragnehmer in der Zeit von 7:00 bis 17:00 MEZ für die Software einen deutschsprachigen Hotlineservice sicherstellen? h) Sichern Sie die Erfüllung aller unter den Punkten a bis g aufgeführten Anforderungen zu?.
III.2.4) Vorbehaltene Aufträge:
Nein.
III.3) BESONDERE BEDINGUNGEN FÜR DIENSTLEISTUNGSAUFTRÄGE
III.3.1) Die Erbringung der Dienstleistung ist einem besonderen Berufsstand vorbehalten:
Nein. ABSCHNITT IV: VERFAHREN
IV.1) VERFAHRENSART
IV.1.1) Verfahrensart:
Nichtoffenes Verfahren.
IV.1.2) Beschränkung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden:
Geplante Mindestzahl: 5. Höchstzahl: 15 Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern: Die Prüfung der Eignung erfolgt unter Zuhilfenahme einer Bewertungsmatrix. Sofern mehr als 15 Bieter geeignet sind, entscheidet das Los.
IV.2) ZUSCHLAGSKRITERIEN
IV.2.1) Zuschlagskriterien:
Wirtschaftlich günstigstes Angebot in Bezug auf die Kriterien, die in den Verdingungs-/Ausschreibungsunterlagen, der Aufforderung zur Angebotsabgabe oder zur Verhandlung bzw. in der Beschreibung zum wettbewerblichen Dialog aufgeführt sind.
IV.2.2) Es wird eine elektronische Auktion durchgeführt:
Nein.
IV.3) VERWALTUNGSINFORMATIONEN
IV.3.1) Aktenzeichen beim öffentlichen Auftraggeber:
Z2-07 350/6.09.
IV.3.2) Frühere Bekanntmachungen desselben Auftrags:
Nein.
IV.3.3) Bedingungen für den Erhalt von Verdingungs-/Ausschreibungs- und ergänzenden Unterlagen bzw. der Beschreibung:
Die Unterlagen sind kostenpflichtig: Nein. IV.3.4) Schlusstermin für den Eingang der Angebote bzw. Teilnahmeanträge: 9.9.2009. IV.3.5) Tag der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber: 8.10.2009.
IV.3.6) Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge verfasst werden können:
Deutsch. ABSCHNITT VI: ZUSÄTZLICHE INFORMATIONEN
VI.1) DAUERAUFTRAG:
Nein.
VI.2) AUFTRAG IN VERBINDUNG MIT EINEM VORHABEN UND/ODER PROGRAMM, DAS AUS GEMEINSCHAFTSMITTELN FINANZIERT WIRD:
Nein.
VI.3) SONSTIGE INFORMATIONEN:
Eine Vorlage (Ausf?llhilfe) zur Einreichung Ihres Teilnahmeantrages finden Sie unter www.pei.de/Service/Ausschreibungen unterhalb der Veröffentlichung dieser Ausschreibung. Darüber hinaus werden im Rahmen des Teilnahmewettbewerbes keine zusätzlichen Unterlagen und Informationen zu dem Auftragsgegenstand zur Verfügung gestellt. Die unter III.2.3) Nr. 2 geforderten Bedingungen für den Auftrag sind in Form einer Eigenerkl?rung bereits im Rahmen des Teilnahmewettbewerbes beizulegen. Im Falle einer Generalunternehmerschaft haben die Unternehmen folgende Nachweise zu erbringen: Generalunternehmer: Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit, Fachkunde für die Bereiche, in denen Leistungen erbracht werden sowie Beantwortung der Fragen zu den Ausschlusskriterien. Die in III.2.3) Nr. 3 geforderten Mindestnachweise zu durchgeführten Referenzprojekten sind vom Generalunternehmer jeweils eigenständig zu erbringen. Bei der Vergabe von Unterauftr?gen ist ? 10 VOL/A zu berücksichtigen. Unterauftragnehmer: Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit, Fachkunde für die Bereiche, in denen Leistungen erbracht werden sowie Beantwortung der Fragen zu den Ausschlu?kriterien. Im Falle einer Arbeitsgemeinschaft oder eines anderen gemeinschaftlichen Bewerberzusammenschlusses für alle teilnehmenden Unternehmen: Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit, Fachkunde für alle Bereiche, in denen Leistungen erbracht werden sowie Beantwortung der Fragen zu den Ausschlu?kriterien. Dem Antrag ist im Falle einer Generalunternehmerschaft eine vollständige Aufstellung über die beteiligten Unternehmen beizufügen. In der detaillierten Übersicht ist darzustellen, welches Unternehmen für die Erbringung welcher Lieferung und Dienstleistung verantwortlich ist. Der Teilnahmeantrag mit den Nachweisen zu Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit, Fachkunde und Angaben zu den Ausschlusskriterien wird unter Berücksichtigung der in Punkt III.2.3) vorgegebenen Struktur erwartet. Bei Unvollständigkeit der vorgenannten Unterlagen kann der Bewerber ausgeschlossen werden. Auf die einschlägigen Vorschriften der VOL/A wird verwiesen. Die Nachweise zur Zuverlässigkeit dürfen nicht älter als 12 Monate sein. Bestätigungen in anderer als deutscher Sprache sind in beglaubigter Übersetzung vorzulegen.
VI.4) NACHPRÜFUNGSVERFAHREN/RECHTSBEHELFSVERFAHREN
VI.4.1) Zuständige Stelle für Nachprüfungsverfahren:
Bundeskartellamt, Vergabekammer des Bundes, Kaiser-Friedrich-Straße 16, D-53113 Bonn. Tel. +49 2289499-0. URL: http://www.bundeskartellamt.de. Fax +49 2289499-400.
VI.5) TAG DER ABSENDUNG DIESER BEKANNTMACHUNG:
3.8.2009.
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