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DTAD Deutscher Auftragsdienst

Vorabinformation mit Aufruf zum Wettbewerb - Softwarepaket für das Beschaffungswesen in Frankfurt am Main (ID:14107834)


DTAD-ID:
14107834
Region:
60325 Frankfurt am Main
Auftragsart:
Archiviertes Dokument
Europäische Ausschreibung
Europäische Ausschreibung
Dokumententyp:
Vorabinformation mit Aufruf zum Wettbewerb
Vorabinformation mit Aufruf zum Wettbewerb
Verfahrensart:
Verhandlungsverfahren
Kategorien:
Software
CPV-Codes:
Softwarepaket für das Beschaffungswesen
Vergabeordnung:
Dienstleistungsauftrag (VOL/VOF)
Kurzbeschreibung:
VMS – Vendor Management System
Informationsstand
DTAD-Veröffentlichung:
31.05.2018
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25.000 tagesaktuelle Ausschreibungen gefunden.
Beteiligte Firmen & Vergabestellen
Auftraggeber:
KfW Bankengruppe
Palmengartenstraße 5-9
Frankfurt am Main
60325
Deutschland
Telefon: +49 697431-4501
E-Mail: philipp.chevalier@kfw.de
Fax: +49 697431-4223
NUTS-Code: DE712
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://vergabe.kfw.de

Öffentliche Ausschreibungen
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Gewerbliche Bauvorhaben
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Gewonnene / Vergebene Aufträge
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Geschäftsbeziehungen
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Leistungsbeschreibung
Beschreibung:
VMS – Vendor Management System
VMS – Vendor Management System

CPV-Codes:
48490000

Beschafft werden soll ein Vendor Management System (VMS), welches den gesamten Beschaffungszyklus von externen Leistungserbringungen unterstützt. Es wird nur ein VMS beschafft, es werden keine zusätzlichen Leistungen wie „managed services“ vom Auftragnehmer gefordert.
Die Beschaffungen werden über zwei verschiedene Module abgewickelt:
a) Arbeitnehmerüberlassungen (Zeitarbeit) über ein Modul „contingent labor“,
b) Dienst- und Werkverträge über ein Modul „statement of work (SoW)“.
Für beide Module werden Schnittstellen zu dem bestehenden SAP SRM System benötigt wie nachstehend beschrieben.
Vorgesehener High-Level-Prozess SoW: Im VMS wird vom Bedarfsträger zunächst die Leistungsbeschreibung erstellt. Hierbei werden auch Rahmenbedingungen wie Anforderungen des Onboardings, Zuverlässigkeitsprüfungen und der vorgesehene Beschaffungsweg spezifiziert (Hinweis: im VMS werden keine EU-Ausschreibungen abgebildet, jedoch Mini-Wettbewerbe unter Rahmenverträgen mit mehreren Vertragspartnern, eine entsprechende Vertragsdatenbank ist im VMS darzustellen oder anzubinden).
Die Leistungsbeschreibungen müssen verschiedene Prüfvorgänge und Genehmigungen durchlaufen bevor sie als Anfrage zu den ausgewählten Lieferanten im VMS vorliegen. Die Lieferanten können Fragen zur Anfrage stellen. Antworten können nach Wahl der KfW an alle Lieferanten der Anfrage oder nur an Einen zurück geschickt werden. Die Angebote müssen jeweils bis zu einer definierten Frist eingehen und dürfen bis dahin nicht von der KfW gesichtet werden. Nach der Frist darf der Lieferant sein Angebot nicht mehr verändern, sondern nur noch zurückziehen.
Die Entscheidungsfindung der KfW für ein Angebot muss im VMS abbildbar und für die Anbieter sichtbar sein. Bewertungen für Preise und Qualität können individuell bei der Anfrage festgelegt und später vom Einkauf bzw. Bedarfsträger im VMS ausgefüllt werden.
Vorgesehener High-Level-Prozess contigent labor: Im VMS wird vom Bedarfsträger zunächst eine von vorher definierten Rollen ausgewählt, dazu der gewünschte Zeitraum und Standort. Die KfW-Personalabteilung (HR) prüft den Vorgang und übermittelt die Anfrage im VMS an den definierten „master vendor“ für Zeitarbeit. Nach der Angebotslegung des master vendors und der Auswahl der Ressource durch den Fachbereich gibt HR den Vorgang – außerhalb des VMS – zur Freigabe an die Personalvertretung und nach erteilter Freigabe im VMS die Entscheidung frei.
Nach der Entscheidung in beiden Prozessabläufen für ein Angebot werden definierte Daten vom VMS nach SAP SRM über eine Schnittstelle übertragen. In SAP SRM wird daraus ein Einkaufswagen generiert, der nach Anreicherung von weiteren Daten in SAP SRM fertig gestellt, freigegeben und in eine SRM Bestellung umgewandelt wird. Nach diesem Prozess werden definierte Daten über eine Schnittstelle in das VMS Tool zur Vervollständigung einer „work order“ übertragen.
Im VMS werden nach Bestätigung der work order durch den Lieferanten verschiedene onboarding Prozesse gestartet. Infomails gehen z. B. an die Zugangskontrolle zur Erstellung von Ausweisen (hier sind keine Schnittstellen vorgesehen sondern nur Mails und Rückbestätigungen, kein Austausch von Daten. Der Lieferant bestätigt auch Vervollständigung von Zuverlässigkeitsprüfungen oder Zertifikaten (wenn gefordert).
Die Zeit bzw. Aufwandserfassung erfolgt im VMS, gleichfalls die Freigabe durch den Bedarfsträger. Die Daten werden dann durch eine Schnittstelle nach SAP SRM als Wareneingang übermittelt, da die Rechnungsbezahlung über SAP erfolgen wird.
Die Vertragssteuerung im VMS erfolgt durch Mails im Fall von auslaufenden Budgets oder Vertragszeiten. Anpassungen von work ordern führen unter Umständen zur Notwendigkeit der Erstellung von neuen SAP-Einkaufswagen (siehe oben). Nach Beendigung des Vertrages wird eine Rückabwicklung des Onboardings dokumentiert. Erst nach Komplettierung des „Offboardings“ wird die letzte Zeit- oder Aufwandserfassung nach SAP zur Rechnungszahlung übermittelt.

Erfüllungsort:
NUTS-Code: DE712
Hauptort der Ausführung
Frankfurt am Main

Verfahren & Unterlagen
Verfahrensart:
Verhandlungsverfahren

Dokumententyp:
Vorabinformation mit Aufruf zum Wettbewerb

Vergabeordnung:
Dienstleistungsauftrag (VOL/VOF)

Org. Dok.-Nr:
233105-2018

EU-Ted-Nr.:
2018/S 102-233105

Termine & Fristen
Angebotsfrist:
18.06.2018

Bedingungen & Nachweise
Sprache:
DE

Zuschlagskriterien:

Sonstiges
Kommunikation
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten Kontaktstellen

Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts

Haupttätigkeit(en)
Wirtschaft und Finanzen

Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

Angaben zu Mitteln der Europäischen Union:
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein


Bedingungen für die Ausführung des Auftrags

1) Es werden personenbezogene Daten verarbeitet. Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet grundsätzlich ausschließlich im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland, in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union (nachfolgend: „EU“) oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (nachfolgend: „EWR“) statt.
Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen ausdrücklichen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO und auch die sonstigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen erfüllt sind. Die diesbezüglichen datenschutzrechtlichen Anforderungen sind vom Auftragnehmer sicherzustellen und gegenüber dem Auftraggeber auf Verlangen nachzuweisen.
2) Der Cloud Dienst wird als SaaS (Software as a Service) angeboten, mit dem Service sind keine weiteren Dienstleistungen verknüpft.
3) Der Cloud Dienst wird in deutscher Sprache angeboten.

Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 18.06.2018
Ortszeit: 12:00

Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können
Deutsch

Voraussichtlicher Beginn der Vergabeverfahren
04.07.2018

Bindefrist des Angebots

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
Aufträge werden elektronisch erteilt
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die Zahlung erfolgt elektronisch

Zusätzliche Angaben

1) Ergänzend zu III.2.2: Anforderungen und Rahmenbedingungen an IT:
Grundlage hierzu sind die bankaufsichtlichen Anforderungen an die IT (BAIT) von der BAFIN (vom 3.11.2017) die die 5. Novelle der MaRisk (Endfassung erschienen am 27.10.2017) bzgl. der Anforderungen an die IT spezifizieren und der neu erschienene Anforderungskatalog Cloud Computing (C5) des BSI (vom November 2017).
Der Anforderungskatalog Cloud Computing des BSI wiederum basiert auf den marktüblichen internationalen Standards wie z. B. ISO/IEC 27001: 2013, CSA Cloud Controls Matrix 3.01, AICPA – Trust Services Principles Criteria 2014, IDW ERS FAIT 5 4.11.2014, BSI IT-Grund-schutz 14. EL 2014 und BSI SaaS Sicherheitsprofile 2014.
Diese institutsspezifischen Rahmenbedingungen und Anforderungen kommen den aktuellen Anforderungen nach, wie IT Applikationen über Cloud Dienstleister zu betreiben sind.
— Vorgabe verbindlicher Mindestanforderungen zur Gewährleistung aufsichtsrechtlicher Anforderungen aus der BAIT, der Informationssicherheit und des Schutzes personenbezogener Daten im Rahmen von Anforderungen, Auschreibungen, Verträgen und der Providersteuerung von Cloud Services.
— Systematische Steuerung und Mitigation der IT-Risiken, die in der Nutzung von Cloud Services entstehen.
— Grundstrukturen eines Kontrollsystem für durch die KfW genutzte Cloud Services zu definieren und diese bereits zu Anfang des Lebenszyklus des Services wirksam zu verankern.
— Schaffung einer risikoorientierten Entscheidungsgrundlage für Beauftragung und Betrieb von Cloud-Lösungen.
In Zusammenarbeit mit den Bereichen Compliance und IT wurden folgende Anforderungen als „must have“ Anforderungen definiert.
Im Idealfall kann der Anbieter die aufgeführten Nachweise erbringen.
Zertifizierungen oder Bescheinigungen unabhängiger Dritter:
— ISO/IEC 27001 (ggf. auch auf der Basis von IT-Grundschutz).
— ISO 22301 Die Norm ISO 22301 steht für die neueste internationale Richtlinie zum IT-Notfallmanagement (englisch: Business Continuity Management). Im Prinzip ist die Norm eine Fortschreibung der Standards ISO 31000 und ISO 27001.
— von den zuständigen Datenschutzbehörden akzeptierter.
Nachweis über die Einhaltung des Datenschutzes
— Prüfberichte nach ISAE 3402/SSAE 16/SOC1/IDW PS 951.
— Softwarebescheinigungen nach IDW PS 880.
Managementsystem für Informationssicherheit (ISMS):
Das Management des Cloud-Anbieters initiiert, steuert und überwacht ein Managementsystem zur Informationssicherheit (ISMS), das sich an ISO-Standards der 2700x-Reihe orientiert (Zertifizierung nach ISO/IEC 27001: 2013 oder ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz).
2. Nur interessierte Unternehmen, welche die beschriebene Leistung erbringen können, bitten wir, ihr Interesse zu bekunden. Diese Unternehmen werden zum Vergabeverfahren eingeladen. Bitte reichen Sie Ihre Interessenbekundung elektronisch unter vergabestelle@kfw.de
Mit folgendem Inhalt ein:
— Name + Aktenzeichen: „VMS (Vendor Management System) – KfW-2018-0036“,
— Aussage, dass Interesse Ihres Unternehmens an der Auftragsvergabe besteht.

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Vergabekammer Bund
Villemomblerstraße 76
Bonn
53113
Deutschland

Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB: Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Tag der Absendung dieser Bekanntmachung
Tag: 30.05.2018

Bitte beachten Sie: Die Darstellung des Dokumentes auf dieser Seite wurde angepasst. Die ursprüngliche Version finden Sie hier.
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