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Ausschreibung - Teilnehmerakquise und Durchführung einer Vor-Ort Pr?sentationsveranstaltung in Eschborn (ID:5686841)

Auftragsdaten
Titel:
Teilnehmerakquise und Durchführung einer Vor-Ort Pr?sentationsveranstaltung
DTAD-ID:
5686841
Region:
65760 Eschborn
Auftragsart:
Nationale Ausschreibung
Nationale Ausschreibung
Dokumententyp:
Ausschreibung
Ausschreibung
Termine und Fristen
DTAD-Veröffentlichung:
04.12.2010
Frist Angebotsabgabe:
23.12.2010
Zusätzliche Informationen
Kategorien:
Sonstige Dienstleistungen für Unternehmen, Marketing- und Werbedienstleistungen
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- LEISTUNGSBESCHREIBUNG -

Akquise deutscher Teilnehmer sowie Vorbereitung und Unterstützung bei der Konzeption der Vor-

Ort-Pr?sentationsveranstaltungen im Rahmen des Gesch?ftsreiseprogramms der

Auslandshandelskammern (AHKs) der Exportinitiative Energieeffizienz

Tz. 1: Hintergrund

Die Exportinitiative Energieeffizienz (EI EnEff) des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie

(BMWi) verfolgt die Zielsetzung, deutsche, vorrangig kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) in

den verschiedenen T?tigkeitsfeldern im Bereich Energieeffizienz bei der Positionierung auf

internationalen Märkten zu unterstützen. Die im Rahmen der Exportinitiative angebotenen Leistungen

dienen insbesondere dazu, Hilfestellung bei der Erschließung von Auslandsm?rkten zu geben,

Netzwerkbildung und Koordination wichtiger Entscheidungsträger zu forcieren und Export Know-how zu

vermitteln. Weitere Hintergrundinformationen über die Aufgabe sowie das Angebot der Exportinitiative

EnEff können über die Internetseiten der Initiative unter www.efficiency-from-germany.info abgerufen

werden.

Die Exportinitiative EnEff bietet speziell im Rahmen des AHK-Gesch?ftsreiseprogramms organisierte

Geschäftsreisen ins Ausland für deutsche Unternehmen (KMU) aus dem Bereich Energieeffizienz an. Ziel

des AHK-Gesch?ftsreiseprogramms ist es, den Markteinstieg für deutsche Unternehmen durch gezielte

Kontaktvermittlung zu potentiellen Geschäftspartnern in den jeweiligen Zielm?rkten vorzubereiten sowie

bestehende Auslandsaktivit?ten weiter auszubauen. Damit wird der Export von Technologien und

Dienstleistungen in den unterschiedlichen Anwendungsfeldern für Energieeffizienz mit Maßnahmen zur

Information über deutsche Technologien und Dienstleistungen sowie zur zielgenauen, individuellen

Kontaktanbahnung mit potentiellen Gesprächspartnern sowie Entscheidern aus Administration und Politik

unterstützt.

Im Rahmen des AHK-Gesch?ftreiseprogramms wurde eine standardisierte Programmstruktur für eine

drei bis viert?gige Reise deutscher Unternehmen (KMU) entwickelt. Diese umfasst die:

? Teilnehmerakquise von deutschen Unternehmen aus dem Bereich Energieeffizienz in

Deutschland,

? die Durchführung einer Vor-Ort Pr?sentationsveranstaltung im Zielland einschließlich

Fachvortr?ge und Unternehmenspr?sentationen sowie

? die sich anschließende Geschäftsreise mit individuellen Kooperationsgespr?chen der

deutschen Teilnehmer mit potentiellen Gesprächspartnern im Zielland.

Tz. 2: Leistungsumfang

Um auch kleineren Unternehmen eine Bewerbung auf die Ausschreibung zu ermöglichen, wurde eine

Aufteilung in verschiedene Ausschreibungslose vorgenommen, die aus der Anlage ersichtlich sind. Die

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Erstellung der Lose berücksichtigt dabei mögliche Zeit?berschneidungen bei den geplanten

Veranstaltungen bzw. deren regionale oder technologische Ausrichtung. Eine Bewerbung auf alle Lose ist

generell möglich.

Die ausgeschriebene Dienstleistung umfasst allgemein:

I. Zentrale Teilnehmerakquise deutscher Unternehmen aus dem Bereich Energieeffizienz am

Gesch?ftsreiseprogramm

II. Vorbereitung und Unterstützung bei der Konzeption der Vor-Ort Pr?sentationsveranstaltung

zu einem vorgegebenen Themenschwerpunkt aus dem Bereich Energieeffizienz. In Fachvortr?gen

sollen die Erfahrungen aus Deutschland unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen im

jeweiligen Zielland dargestellt werden. Mit den Unternehmenspr?sentationen stellen die deutschen

Teilnehmer ihr Unternehmen und ihr Leistungsangebot dem ausländischen Fachpublikum vor.

III. Nachbereitung und Evaluierung der Geschäftsreise mittels schriftlicher Befragung der deutschen

Teilnehmer und Referenten sowie Auswertung der Ergebnisse und Ergebnisbericht.

Die ausgeschriebene Dienstleistung umfasst im einzelnen:

I. Zentrale Teilnehmerakquise für die unter Tz. 2 und in der Anlage aufgeführten Projekte

1. Pro Geschäftsreise werden maximal 8 deutsche Unternehmen (KMU) akquiriert. Die Teilnehmerzahl

ist auf maximal 8 Unternehmen pro Geschäftsreise begrenzt, um eine optimale Betreuung der

Unternehmen durch die AHK gewährleisten zu können. Bei einer höheren Anzahl interessierter

Unternehmen ist - in Absprache mit der AHK vor Ort - vorab die Genehmigung des BMWi

einzuholen.

2. Die Termine für die Geschäftsreise sind mit der jeweiligen AHK und der Geschäftsstelle sofort nach

Auftragserteilung abzustimmen.

3. Für jede Geschäftsreise ist eine individuelle Akquisestrategie und -realisierung nach dem

vorgegebenen Technologieschwerpunkt zu erbringen. In der Akquisestrategie sind die Art

(Hersteller, Vertrieb, Zulieferer, Berater, Planer, Projektentwickler etc.) und das Leistungsspektrum

(Technologien, Komponenten, Anlagen, Systeme) der zu akquirierenden Unternehmen zu

definieren. Hierzu erfolgt nach Auftragserteilung ein ausführliches Vorgespräch sowie eine Zuarbeit

durch die AHK mit Informationen zu dem jeweiligen Zielmarkt.

4. Die einzelnen Geschäftsreisen sind wie folgt zu bewerben:

a) in (Branchen-)Medien, Newsletter, Internetseiten etc.

b) bei Fachveranstaltungen

c) in Zusammenarbeit mit den Mitgliedern des Steuerungskreises (Partnern), insbesondere der

Fachverbände

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5. Von den im Rahmen der Akquise anzusprechenden Unternehmen ist eine nach Branchen

aufgeschlüsselte Datenbank erstellt worden. Vor Projektbeginn wird diese Datenbank vom BMWi zur

Verfügung gestellt. Die Daten können als Akquisegrundlage genutzt werden. Die Datenbank ist

fortzuführen und laufend zu aktualisieren. Sie ist über den gesamten Projektverlauf zu pflegen und

nach Projektende zu aktualisieren. Eigentum und alleiniges Nutzungsrecht an allen Datenbanken

und Firmendaten stehen mit Projektende dem BMWi zu.

6. Pro Geschäftsreise sind mindestens 80 Unternehmen, darunter 20 neue Unternehmen

anzusprechen und in die Datenbank einzupflegen. Sollte diese Anzahl nicht ausreichen, ist das

BMWi zu informieren. Sollten am Markt weniger als 80 Unternehmen der Zielgruppe vertreten sein,

sind alle in Frage kommenden Unternehmen anzusprechen.

Grundsätzlich ist die jeweilige AHK im Zielland für die Akquise der Teilnehmer verantwortlich. Der mit der

Teilnehmerakquise beauftragte Dienstleister (Consultant) hat die Akquisestrategie im Vorfeld mit der

jeweiligen AHK zu erarbeiten. über den gesamten Projektverlauf erfolgt eine enge Abstimmung des

beauftragten Consultants mit der jeweiligen AHK.

II. Vorbereitung und Unterstützung bei der Konzeption der Vor-Ort Pr?sentationsveranstaltung

(ganztägig)

1. Akquise und Bereitstellung von - grundsätzlich drei - qualifizierten Referenten/Referentinnen, deren

Fachvortr?ge folgende Inhalte abdecken:

a) Überblick über die Entwicklung und die Rahmenbedingungen im Bereich Energieeffizienz in

Deutschland mit Fokus auf die in der Veranstaltung anzusprechenden Technologien

(Einf?hrungsvortrag).

b) Stand der technologischen Entwicklung, Stand und Anwendung der unterschiedlichen

Energieeffizienz-Technologien in Deutschland sowie ihre möglichen Einsatzpotenziale im Zielmarkt

mit Schwerpunkt auf die in der jeweiligen AHK-Veranstaltung anzusprechenden Anwendungsfelder

und Regionen

c) Produktangebote und Umsetzung im Markt (Angebot der deutschen Wirtschaft)

Die Inhalte der Fachvortr?ge sind auf den Stand der Marktentwicklung des Zielmarktes, die

jeweilige Zielgruppe und den Technologieschwerpunkt der Veranstaltung abzustimmen. Durch die

AHK können bei bereits entwickelten Märkten/Ziell?ndern bzw. wiederholten Geschäftsreisen

besondere Anforderungen an die zu haltenden Fachvortr?ge gestellt werden. Diese sind vom

Consultant in Abstimmung mit der AHK umzusetzen.

2. Qualitätssicherung und Koordination der Fachvortr?ge einschließlich Briefing der Referenten über die

Zielm?rkte

3. Qualitätssicherung, Koordination und ggf. Unterstützung bei der Vorbereitung der

Unternehmenspr?sentationen der deutschen Teilnehmer

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4. Leitung und Moderation der Vor-Ort Pr?sentationsveranstaltung.

5. Erstellung bzw. Anpassung der Pr?sentationsunterlagen (sowohl der Fachvortr?ge als auch der

Unternehmenspr?sentationen) durch den Consultant erfolgt grundsätzlich in Englisch oder in der

Sprache des Ziellandes. Die Vortragssprache für Fachreferenten und Unternehmen ist ebenfalls

grundsätzlich Englisch.

Anmerkung: Die Vortragssprache sowie die Sprache der zu erstellenden Pr?sentationsunterlagen wird

? sofern sie nicht Englisch ist - durch die AHK mit dem Consultant abgestimmt. Die AHK wird in

diesem Fall für die notwendigen Übersetzungen einen Dolmetscher bereitstellen. Diese Dolmetscherund

?bersetzungsleistungen in andere Sprachen sind daher kein Bestandteil des vorzulegenden

Angebots.

6. Reisevorbereitung, Beschaffung der Flugscheine, Fahrkarten und Hotelunterk?nfte für Moderator und

Referenten sowie Abrechnung dieser Reisen.

Grundsätzlich ist die jeweilige AHK im Zielland für die Organisation, Programmablauf und Durchführung

der Gesch?ftreise verantwortlich. Der Consultant berät und unterstützt die AHK bei der Konzeption,

Vorbereitung und Durchführung der Pr?sentationsveranstaltung. Eine enge Abstimmung mit der AHK ist

über die gesamte Projektverlaufzeit notwendig.

III. Nachbereitung und Evaluierung der Ergebnisse der Pr?sentationsveranstaltung auf Basis

einer schriftlichen Befragung sowie Zusammenfassung in einem Ergebnisbericht

1. Ein standardisierter Fragebogen wird bei Auftragserteilung zur Verfügung gestellt. Der Fragebogen

ist mit der jeweiligen AHK im Zielland abzustimmen.

2. Durchführung der schriftlichen Befragung der deutschen Teilnehmer, Referenten und AHK

Vertretern.

3. Auswertung der Befragung und Erstellung eines Ergebnisberichtes

Tz. 3: Teilnahmevoraussetzungen / Eignungskriterien

Zur Durchführung der ausgeschriebenen Dienstleistungen müssen an der Ausschreibung teilnehmende

Unternehmen folgende Voraussetzungen erfüllen:

? Umfassende Fachkenntnisse im Bereich Energieeffizienz in Deutschland und in den unter Tz. 2

und der Anlage genannten Ziell?nder,

? Langj?hrige Erfahrungen im Bereich Akquisition und Projektmanagement,

? Entsprechend nachweisliche internationale Tätigkeit,

? Ausreichende personelle Ausstattung für die Begleitung der Veranstaltungen,

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? Entsprechende Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des eingesetzten Personals

sowie sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache

? Gute Kontakte zu relevanten Vertretern im Bereich Energieeffizienz (Unternehmen, Institutionen,

Verbände etc.) in Deutschland und ggf. in die unter Tz. 2 und in der Anlage genannten Ziell?nder.

Tz. 4: Anforderungen an das Angebot

Im Angebot müssen zusätzlich folgende Gesichtspunkte berücksichtigt werden:

Unternehmensdarstellung:

? Historie, Struktur und maßgebliche Geschäftsfelder

? Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens für die letzten drei Gesch?ftsjahre

? Angabe der Anzahl der insgesamt derzeit beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sowie

Anzahl der davon als freie Mitarbeiter beschäftigten Personen

Nähere Angaben zur Eignung:

? Vorlage einer Referenzliste der wesentlichen, in den letzten drei Jahren erbrachten Leistungen

mit internationalem Bezug unter Angabe des Rechnungswertes, der Leistungszeit sowie der

öffentlichen und privaten Auftraggeber.

? Angaben der Namen und beruflichen Qualifikation der für die Ausführung verantwortlichen

Personen. Es ist ein erfahrener Projektleiter mit einschlägiger Berufspraxis vorzusehen.

? Angaben und Erläuterungen zu den Voraussetzungen zu Tz. 3

Projektentwurf/Vorgehenskonzept

Unter Berücksichtigung der insbesondere unter Tz. 2 genannten Programmstruktur ist ein Projektentwurf

vorzubereiten, der u. a. auch Ausführungen zu folgenden Aspekten mit einschließt:

? Projektorganisation und Projektmanagement, Kommunikation, Qualitätssicherung

? Mitwirkungspflichten und Aufwand für den Projekttr?ger (AHK)

? Zeit- und Ressourcenplanung

Kosten

Im Angebot sind die Gesamtkosten in Euro inkl. der gültigen Mehrwertsteuer (die Mehrwertsteuer ist

getrennt auszuweisen) anzugeben, differenziert nach Art der Dienstleistung (Teilnehmerakquise in

Deutschland (I.) und Vorbereitung und Unterstützung bei der Konzeption der Vor-Ort

Pr?sentationsveranstaltung inkl. Nachbereitung & Evaluierung (II. und III.). Es ist die Anzahl und Höhe

der angesetzten Tagess?tze je Mitarbeiter darzustellen.

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Falls ein unter Tz. 2 bzw. in der Anlage aufgeführtes Projekt (Geschäftsreise) entfällt, wird vom BMWi

versucht, eine Ersatzveranstaltung in das Programm aufzunehmen. Sollte dies nicht möglich sein, erfolgt

eine (anteilige) Kürzung der Auftragssumme.

Hinweis Akquisekosten:

Für die Teilnehmerakquise ist ein Durchschnittspreis pro Projekt (Geschäftsreise) zu kalkulieren, der

folgende Variationen zu berücksichtigen hat:

1. Es ist ein Durchschnittspreis (netto) für die Gewinnung von mindestens 5 Teilnehmern pro Projekt

anzugeben.

2. Bei Unterschreiten der Mindestteilnehmerzahl wird pro fehlendem Teilnehmer 1/10 des kalkulierten

Durchschnittspreises (netto) je Projekt gekürzt.

3. Bei ?berschreiten der Teilnehmerzahl wird pro zusätzlichem Teilnehmer ein Zuschlag von 1/10 des

kalkulierten Durchschnittspreises (netto) je Projekt gewährt. Maximal können 8 Teilnehmer pro

Projekt akquiriert werden.

Hinweis Reisekosten:

Die Reisekosten sind nicht Bestandteil des Angebots. Die Erstattung der Reisekosten erfolgt nach dem

Bundesreisekostengesetz (BRKG). Die Erstattung kann nur nach der Dauer des tatsächlichen Aufenthalts

und der notwendigen Reisetage erfolgen. Die Auslandstagegelder für die Zeit der Aufenthalte am

Veranstaltungsort sowie für die Reisetage und die Nebenkosten werden nach Prüfung der

Kostenabrechnung durch das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) erstattet. Es wird

besonders darauf hingewiesen, dass Nebenkosten nur erstattet werden, soweit sie tatsächlich notwendig

und nachgewiesen sind. Die Notwendigkeit ist zu begründen. Bei der Terminabstimmung der unter Tz. 2

und in der Anlage aufgeführten Geschäftsreisen ist zu prüfen, ob eine reisetechnische Verknüpfung

dieser Reisen wirtschaftlicher ist als eine getrennte Reisekalkulation. Dies ist mit der betreffenden AHK

abzustimmen.

Hinweis Versicherungsschutz:

Für ausreichenden Versicherungsschutz (Todesfall, Kapital, Jahresrente bei Invalidität, Krankheits- und

Behandlungskosten) auf Unfälle, Erkrankung und Krankheiten hat der beauftragte Consultant für sich und

die Referenten selbst zu sorgen. Eine entsprechende Haftungsfreistellungserkl?rung ist dem BMWi

gegenüber bei Auftragserteilung auszustellen.

Hinweis Corporate Design (CD) der Exportinitiative Erneuerbare Energien:

Für die Marke der Exportinitiative Energieeffizienz ?Energy Efficiency ? Made in Germany? wurden

gestalterische Richtlinien entwickelt. Die Anwendung des Corporate Designs (CD) ist verbindlich für alle

Dokumente (z.B. Flyer, Broschüren, Vortragsfolien), die für Aktivitäten im Rahmen der Exportinitiative

Energieeffizienz erstellt werden und der Außendarstellung dienen. Bei Auftragsvergabe wird ein

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Corporate Design Handbuch sowie graphische Gestaltungselemente zur Verfügung gestellt. Davon

ausgenommen sind die Präsentationen der teilnehmenden Unternehmen, die über ein eigenes

Unternehmens-CD verfügen. über spezielle CD-Anwendungen, die nicht im CD-Handbuch geregelt sind,

ist die Geschäftsstelle der Exportinitiative Energieeffizienz zu kontaktieren.

Tz. 5: Bewertungs- und Zuschlagskriterien

Die Bewertungs- und Zuschlagskriterien ergeben sich aus den unter Tz. 3 und Tz. 4 genannten

Voraussetzungen und Anforderungen. Die Bewertung erfolgt entsprechend der nachfolgend abgebildeten

Matrix.

Bewertungs- und Zuschlagskriterien:

Angaben zur Eignung (Tz. 3, 4) Ja oder Nein

Unternehmensdarstellung (Tz. 4) Ja oder Nein

Qualität und Inhaltliche Schlüssigkeit des

Angebots

55 %

Angebotspreis 45 %

Eine Präsentation des Angebots bleibt bei Bedarf vorbehalten.

Nr Zielmarkt Technologieschwerpunkt (Anwendungsbereich für Energieeffizienz)

der AHK-Geschäftsreise

Durchf?hrungszeitraum Thema

Block I

1 Finnland Energieeffiziente städtische Infrastruktur 1. Halbjahr 2011 Verkehr/Mobilität

2 Polen Energieeffizienz in der Stromdurchleitung, Intelligente Stromnetze 1. Halbjahr 2011 Stromverteilung, Intelligente Netze

3 Irland Energieeffizienzte Innen- und Außenbeleuchtung 2. Halbjahr 2011 Beleuchtung

4 Kanada Energieeffizienz in der Industrie 2. Halbjahr 2011 Industrieanwendungen

5 Rumänien Energieeffizienz in der Industrie 2. Halbjahr 2011 Industrieanwendungen

6 Spanien Energieeffizienz Industrie/ Verkehrssektor 2. Halbjahr 2011 Industrie/ Vekehr

Block II

1 Norwegen Energieeffiziente Sanierung (u.U. Passivhausstandard) 1. Halbjahr 2011 Geb?udeanwendungen

2 Ungarn Passivhausstandard/ Geb?udeeffizienz 1. Halbjahr 2011 Geb?udeanwendungen

3 Dänemark Energieeffizienz in Gebäuden (Passivhausstandard) 2. Halbjahr 2011 Geb?udeanwendungen

4 Frankreich Nachhaltiges Bauen in Südfrankreich (Passivhausstandard, ggf. auch gekoppelt mit EE) 2. Halbjahr 2011 Geb?udeanwendungen

5 Italien Energieeffizienztechnologien für italienische Hausverwaltungsunternehmen 2. Halbjahr 2011 Geb?udeanwendungen

6 Kroatien Energieeffizienz in Gebäuden - Heizungstechnik und Kühlung 2. Halbjahr 2011 Geb?udeanwendungen

7 Tschechien Energetische Sanierung von Gebäuden mit Fokus auf historischer Bausubstanz 2. Halbjahr 2011 Geb?udeanwendungen

Block III

1 Israel Energieeffiziente Gebäude 1. Halbjahr 2011, 2. Quartal Geb?udeanwendungen

2 Türkei Energieeffizienz im Gebäudemanagement 1. Halbjahr 2011, 2. Quartal Geb?udeanwendungen

3 USA - Kalifornien Energieeffizienz in Gebäuden 1. Halbjahr 2011 Geb?udeanwendungen

4 Ukraine Energieeffizienz im Kommunalbereich, einschl. in Wohn- und Verwaltungsgeb?uden 2. Halbjahr 2011 Geb?udeanwendungen

5 USA - Houston Energieeffizienz in Gebäuden 2. Halbjahr 2011 Geb?udeanwendungen

AHK-Gesch?ftsreiseprogramm der Exportinitiative Energieeffizienz in 2011

Stand: 01.12.2010

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