DTAD

Ausschreibung - Verfahren zum elnvoicing in Frankfurt am Main (ID:4124028)

Auftragsdaten
Titel:
Verfahren zum elnvoicing
DTAD-ID:
4124028
Region:
60327 Frankfurt am Main
Auftragsart:
Nationale Ausschreibung
Nationale Ausschreibung
Dokumententyp:
Ausschreibung
Ausschreibung
Termine und Fristen
DTAD-Veröffentlichung:
20.07.2009
Frist Angebotsabgabe:
03.08.2009
Zusätzliche Informationen
Kurzbeschreibung:
Ausführungsfrist: Ausführungsfrist ist zu verstehen als Implementierungszeitraum. Fr?hest möglicher Beginn ist der 17.08.09, Implementierungsende ca. 01/2010. Der Ausführungszeitraum der Dienstleistung entspricht der Laufzeit des dann abgeschlossenen Vertrages. Beginn: 17.08.2009 Ende: 17.08.2009
Kategorien:
Computer, -anlagen, Zubehör
CPV-Codes:
Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste
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Beschränkte Ausschreibung mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb VOL/A Vergabenummer/Aktenzeichen: eInv-20090710

a) Auftraggeber / Zuschlagserteilung: DB Rent GmbH, Kölner Str. 4, 60327 Frankfurt am Main, Deutschland, Zu Hdn. von :Gerhard Dech, Telefon: 0 69 26 52 93 73, Fax: 0 69 26 52 93 77

Mail: gerhard.dech@dbfuhrpark.de digitale Adresse (URL): http://www.dbfuhrpark.de

b) Art der Vergabe: Beschränkte Ausschreibung mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb VOL/A

c) Bezeichnung des Auftrags: Entwicklung und Betrieb eines Portals zum elektronischen Rechnungsversand (DL Kategorie 07)

Art, Umfang und Ort der Leistung: Die DB Rent GmbH plant den Versand der Ausgangsrechnungen an ihre Geschäftskunden fortan elektronisch vorzunehmen und somit ein Verfahren zum elnvoicing einzuführen. Um den Vorsteuerabzug beim Rechnungsempf?nger zu ermöglichen, muss hierzu ein ordnungsgem??es Verfahren implementiert werden, das entsprechend ? 14 Abs.3 UStG dem Geschäftspartner die Prüfung der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts der elektronischen Rechnung ermöglicht. Zur optimalen Kompatibilität der elnvoicing Lösung der DB Rent soll ein Webportal, ein sogenanntes Invoice Management Portal (IMP) aufgebaut werden, welches nachfolgend beschrieben wird. Derzeit werden an zirka 400 Rechnungsempf?nger insgesamt rund 30.000 Rechnungen p. a. zugestellt.

Quellformat und Übertragung vom ERP System der DB Rent an den Dienstleister bzw. das IMP: Die Rechnungsdaten werden vom Fakturierungssy-stem der DB Rent ein Mal monatlich zirka zum 20. (plusminus 4 Tage) in einem XML-Format erstellt. Diese Rechnungsdaten sollen mittels einer direkten EDI-Verbindung von der DB Rent an den Service Provider übermittelt werden. Hierbei ist die Sicherstellung der Vertraulichkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit der Datenübertragung herzustellen. Das ERP-System der DB Rent ist eine Standardlösung. Die DTD des XML-Datensatzes ist noch zu deklarieren.

Zieldatenformate für den Rechnungsempf?nger, die der Dienstleister bereitstellen soll: Als Zieldatenformate, in die die empfangenen XML-Rechnungsdaten der DB Rent ?bertragen werden sollen, sind PDF, PDF/A-la, UN/EDIFACT, XML und IDOC vorgesehen. Es soll ein Konverter angeboten werden, der die vollständige und richtige Formatierung der Quelldaten in die jeweiligen Zielformate sicherstellt. Signatur:

Es soll eine qualifizierte elektronische Signatur für die Rechnungsdateien erstellt werden. Diese soll einerseits als einzelne Signaturdatei bereitgestellt und ?bertragen werden können, als auch, je nach Wunsch des Rechnungsempf?ngers, in die Rechnungsdaten integriert werden (embedded), soweit dies das Rechnungsdatenformat zulässt. Verifikation:

Unter der Voraussetzung einer separaten Beauftragung durch den Rechnungsempf?nger soll eine Verifikation der erstellten Signatur zu den Rechnungsdaten durch den Dienstleister vorgenommen werden. Hierbei ist eine ordnungsgemäße Sph?rentrennung (administrativ als auch systemtechnisch) zwischen den Prozessen der Signaturerstellung und der

Verifikation zu gewährleisten. Gemäß den Anforderungen der Rechnungsempf?nger soll der Verifikationsreport als zusätzliche Datei bereitgestellt oder ?bertragen werden, bzw. so weit formattechnisch möglich und erwünscht mit den Rechnungsdaten zu-sammengefasst werden. Übertragung an den Rechnungsempf?nger: Die Bereitstellung und Übertragung der signierten und evtl. verifizierten Rechnungen an den Rechnungsempf?nger soll per E-Mail-Versand, Secure Download vom Webportal (IMP) oder per direkter EDI-Verbindung vorgenommen werden. Optional kann ein Ausdruck und Postversand der Rechnungen über den Dienstleister implementiert werden, um Rechnungsempf?nger, die dem elektronischen Rechnungsaustausch nicht zustimmen, analog anzubinden.

Allgemeines zum IMP:

Die Kommunikationsparamter können im IMP gepflegt und gewartet werden. Hierbei wird spezifiziert, welches Rechnungsformat und welcher Übertragungsweg mit dem Rechnungsempf?nger vereinbart sind.

Für Rechnungen, die zum Download auf dem IMP bereitgestellt werden, wird eine Benachrichtigungsfunktion über die Verfügbarkeit neuer Rechnungen implementiert werden, die aktiviert oder deaktiviert werden kann, und evtl. eine zusätzliche Erinnerung nach einer gewissen Zeitspanne, in der die Rechnungen nicht herunter geladen wurden, zulässt. Das Webportal sollte ausschließlich Standard-HTML verwenden, das heißt, Technologien, wie z. Bsp. Java, JavaSkript, Flash u. a. sollten nicht in Einsatz kommen, so dass das IMP in ein bestehendes DB Rent Portal beispielsweise anhand eines Frames integriert werden kann. Produktschl?ssel (CPV):

72250000 Systemdienstleistungen und Unterst?tzungsdienste

79200000 Dienstleistungen im Bereich Rechnungslegung und -pr?fung sowie Steuerwesen 79900000 Veschiedene Dienstleistungen für Unternehmen und andere Dienstleistungen 79 99 90 00 Scanning und Rechnungsstellung , 79 99 92 00 Rechnungsstellung Ort der Lieferung: Kölner Str. 4,60327 Frankfurt am Main

NUTS-Code : DE712 Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt

d) Unterteilung in Lose: nein

e) Ausführungsfrist:

Ausführungsfrist ist zu verstehen als Implementierungszeitraum. Fr?hest möglicher Beginn ist der 17.08.09, Implementierungsende ca. 01/2010. Der Ausführungszeitraum der Dienstleistung entspricht der Laufzeit des dann abgeschlossenen Vertrages. Beginn: 17.08.2009 Ende: 17.08.2009

f) Teilnahmeantragsfrist: 03.08.2009

g) Einreichung des Teilnahmeantrags bei: siehe unter a)

h) Absendefrist Angebotsunterlagen: 17.08.2009

i) Eignungsnachweise: Teilnahmeanträge müssen bis spätestens 03.08.09, 12:00 Uhr MESZ bei DB Rent eingegangen sein (Punkt f) Teilnahmeantragsfrist) und einen deutlichen Hinweis auf vertrauliche Ausschreibungsunterlagen tragen! Ein Nachreichen von Unterlagen nach Ablauf dieser Frist ist nicht möglich. Teilnahmeanträge per Mail o. Fax werden NICHT angenommen! Aus formellen Gründen können ausschließlich Teilnahmeanträge berücksichtigt werden, die in der Erbringung der geforderten Nachweise vollständig sind. Bei nicht erbringbaren Nachweisen oder Unterlagen bedarf es einer kurzen schriftlichen Erklärung. Teilnahmeanträge, die nicht schriftlich eingereicht werden und/oder keine rechtskräftige originale Unterschrift tragen, f?hren zum Ausschluss am weiteren Verfahren. Unterlagen, die nicht im Original vorliegen müssen, können alternativ auch auf einem Datenträger dem schriftlichen Teilnahmeantrag und den Originalnachweisen beigelegt werden. Beiliegende Erklärungen müssen unterschrieben sein und im Original vorliegen. Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu ?berpr?fen (falls zutreffend):

- Auszug aus dem Handelsregister (nicht älter als 6 Monate)

- Gesellschaftsform und Gesellschaftsstruktur

- Angabe der Gesellschafter und der entsprechenden Gesellschaftsanteilen

- Angabe von Tocherfirmen und/oder Beteiligungen

- Erklärungen, dass in den letzten 5 abgeschlossenen Kalenderjahren keine rechtskräftig festgestellten schweren Verfehlungen vorliegen und nicht an wettbewerbsbeschr?nkenden Abreden teilgenommen wurde

- Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts, des/der Sozialversicherungsträger/s und der Berufsgenossenschaft

-Erklärung des Unternehmens/der Bietergemeinschaft, dass es/ein Bieter sich nicht in einem Insolvenzverfahren oder in Liquidation befindet und keine Umstände vorliegen, welche seine/ihre Zuverlässigkeit in Frage stellen

Jahresabschlussberichte der letzten 3 Jahre

- Darstellung der Mitarbeiterzahl

- Nachweis Qualifizierungssystem nach DIN ISO 9001 ff oder vergleichbar

Darstellung etwaiger Zertifizierungen, SAS70, PS951 zum elnvoicing Verfahren

- Darstellung von konkreten elnvoicing Referenzprojekten (ausschließlich elnvoicing)

Projektablaufskizze von bereits umgesetzten eln-voicing-Projekten zur Darstellung eines ihrer Stan-dardprozedere

Geforderte Eignungsnachweise (gem. ? 7 Nr. 4 VOL/A), die in Form anerkannter Pr?qualifikationsnachweise (u. a. HPQR) vorliegen, sind im Rahmen ihres Erkl?rungsumfangs zulässig,

k) ? 27: Mit der Abgabe des Angebotes unterliegt der Bewerber den Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote gemäß ? 27 VOL/A. Sonstige Angaben:

Teilnahmeanträge müssen bis spätestens 03.08.09, 12:00 Uhr MESZ bei DB Rent eingegangen sein (Punkt f) Teilnahmeantragsfrist) und einen deutlichen Hinweis auf vertrauliche Ausschreibungsunterlagen tragen! Der Punkt h) Absendefrist Angebotsunterlagen bezeichnet das Datum an den DB Rent die Verdingungsunterlagen oder Information über Absage an die Teilnahmeantragsteller versendet.

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