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DTAD Deutscher Auftragsdienst
Leitfaden
Ausschreibungen

AKTUELLES KAPITEL

Checkliste Ausschreibungsmanagement

Wird die Dokumentenfrist eingehalten?

Werden die Vergabeunterlagen nach Verstreichen der Dokumentenfrist angefordert, dann ist eine Teilnahme an einer Ausschreibung unmöglich geworden.

Wird die Angebotsfrist eingehalten?

Der Bieter trägt in jedem Fall das Risiko einer verspäteten Zustellung. Ein Angebot zu faxen ist unzulässig. Bei E-Vergabe-Plattformen ist darauf zu achten, dass die Dateien vor Ablauf der Frist vollständig hochgeladen wurden, das Übertragungsfenster schließt automatisch mit Fristablauf.

Wurden die geforderten Nachweise beigelegt?

Dabei kann es sich um folgende Dokumente handeln, die am besten aktuell (nicht älter als drei Monate) im Unternehmen vorliegen sollten, da ihre Anforderung einige Zeit in Anspruch nehmen kann (bei der Forderung von Standardnachweisen kann als Ersatz der Eintrag in eine Präqualifizierungsdatenbank dienen):

  • Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes
  • Unbedenklichkeitsbescheinigung der Sozialversicherungsträger
  • Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft
  • Polizeiliches Führungszeugnis
  • Auszug aus dem Handelsregister/ Gewerbeanmeldung
  • Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung
  • Meisterbrief oder andere Belege für berufliche Qualifikationen
  • Unternehmensprofil
  • Umsatzbescheinigungen
  • Referenzlisten
  • Verfügbarkeitserklärungen

Hat jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft die Eignung komplett nachgewiesen?

Gemeinschaftlich bietende Unternehmen müssen alle die volle Anzahl an Nachweisen erbringen oder ihre Eignung durch den Eintrag in eine Präqualifizierungsdatenbank nachweisen.

Wurden die Anforderungen bzgl. Aufbau, Form und Inhalt beachtet?

Den formalen Anforderungen an die Angebote ist höchste Priorität einzuräumen. Die Angebots- und Bewerbungsbedingungen sind zwingend zu beachten. Häufig verlangen Vergabestellen die Zusammenstellung der Angebotsunterlagen in einer gewissen Reihenfolge, in einem kopierfähigen Zustand und ohne Prospekthüllen oder Trennblätter. Die Nennung des Bieters und der Losnummer wird oft auf allen Seiten des Angebotes verlangt.

Wurden die Vergabeunterlagen nicht verändert?

Die Form des Angebots hat sich auf jeden Fall an die Anforderungen der Vergabestelle zu halten. Ist ein Formular Teil der Vergabeunterlagen, so ist dieses unbedingt zu benutzen und nicht zu verändern. Eintragungen sind nur an den dafür vorgesehenen Stellen zu machen.

Wurden keine eigenen AGB beigelegt?

Es dürfen keine eigenen AGB des Bieters beigefügt sein, dies gilt als Veränderung der Vergabeunterlagen und führt zum Ausschluss.

Wurde das Angebot unterzeichnet oder – sofern nötig – signiert?

Das Angebot muss mit einer rechtsverbindlichen Unterschrift an allen hierfür vorgesehenen Stellen unterzeichnet werden. Bei manchen elektronischen Vergaben kommt das Erfordernis der elektronischen Signatur noch vor und muss bedient werden.

Wurde das Angebot verschlossen?

Angebote müssen in einem verschlossenen Umschlag eingereicht werden mit der exakten Anzahl der geforderten Kopien. Nebenangebote sind, sofern zulässig, gesondert abzugeben.

Wurde das Angebot gemäß den Anforderungen der Vergabestelle beschriftet?

Häufig verlangen Vergabestellen vom Bieter den Umschlag/ das Paket mit einer speziellen Aufschrift zu versehen wie z.B. „Nicht öffnen! Angebot zur Öffentlichen Ausschreibung, Vergabenummer 896-08-T345, Los Nr.: 1“.

Wurden Leistungsbeschreibungen aufmerksam gelesen?

Bei detaillierter Leistungsbeschreibung durch die Vergabestelle gilt es, sich exakt an die Vorgaben zu halten. Auf keinen Fall Streichungen vornehmen oder Ergänzungen einfügen. Es empfiehlt sich, in jedem Fall zuerst einen „Dummy“ auszufüllen und danach erst die endgültige Version „ins Reine“ zu schreiben. In vielen Fällen werden Unklarheiten im Leistungsverzeichnis von Bieter und Vergabestellen unterschiedlich interpretiert. Derartige Missverständnisse gilt es durch schriftliche Aufklärungsersuche an den Auftraggeber auszuschließen. Klar erkennbare Mängel verpflichten die Bieter, den Auftraggeber darauf hinzuweisen (Rüge). Sie befinden sich in einem vorvertraglichen Vertrauensverhältnis, das für beide Seiten Rechte und Pflichten begründet.

Ist das Angebot widerspruchsfrei?

Angaben zur Leistung sind vor allem bei einer rein funktionalen Leistungsbeschreibung (keine detaillierten Vorgaben, sondern nur eine allgemeine Beschreibung der Funktion einer Sache, z.B. einer Software) vom Bieter so exakt und widerspruchsfrei wie möglich zu gestalten.

Wurden Verbesserungen an den eigenen Angaben widerspruchsfrei und ordentlich vorgenommen?

Unterlagen, deren Lektüre zu viel Mühe bereitet, werden in der Regel schnell aus dem Verfahren befördert.

Gibt es keine widersprüchlichen Preisangaben?

Widersprüchliche Preisangaben sind ein Ausschlussgrund.

Wurde keine Mischkalkulation vorgenommen?

Die Zulässigkeit von sog. Quersubventionen ist umstritten. Eine Mischkalkulation vorzunehmen und dafür andere Posten mit null Euro oder mit sehr kleinen symbolischen Beträgen wie z.B. einem Euro auszuzeichnen, kann u. U. zum Ausschluss führen. Man darf die Kosten eines Postens nicht ohne Weiteres den Kosten eines anderen Postens zurechnen, sofern keine sachliche Rechtfertigung hierfür vorliegt.

Wurde auf den Umgang mit der Umsatzsteuer geachtet?

Es ist auf jeden Fall darauf zu achten, ob die Preise brutto oder netto auszuweisen sind (mit oder ohne Umsatzsteuer).

Sind Preisnachlässe ordnungsgemäß gewährt worden?

Mit Preisnachlässen ist sehr vorsichtig umzugehen. Sog. bedingte Preisnachlässe (im Sinne eines Handels) können eine unzulässige Beeinflussung des Wettbewerbs sein. Nur in Ausnahmen wird das Zugestehen eines Preisnachlasses gewinnbringend sein. Wird die Wertung durch einen Preisnachlass nicht beeinflusst, bringt der Nachlass keinen Vorteil bei der Zuschlagschance. Ein Preisnachlass kann gleichwohl von Vorteil sein, wenn z.B. mehrere Lose an einen Auftragnehmer vergeben werden.

Sind Skonti ordnungsgemäß gewährt worden?

Skonti sind zulässig, sollten aber klar kommuniziert werden. Sie werden allerdings oft bereits durch die vergebende Stelle abgefragt. Werden sie nicht in die Wertung einbezogen, bieten sie keinen Vorteil für den Bieter und sollten nicht angeboten werden.

Wurden Nebenangebote ordentlich ausgearbeitet?

Bei Nebenangeboten sind die Formulare der Vergabestelle zu benutzen. Gibt es keine Formvorschriften in den Vergabeunterlagen, dann sollten die Nebenangebote klar vom Hauptangebot getrennt und als Nebenangebot gekennzeichnet werden.

Wurden die Gründe für eine Ablehnung oder Zusage in Erfahrung gebracht?

Für eine wirksame Nachbereitung einer gescheiterten oder erfolgreichen Bewerbung müssen die Gründe in Erfahrung gebracht werden, nur dann kann man aus den eigenen Fehlern lernen. Auskunfts- und Informationsansprüche sind wahrzunehmen.

Ist der Gewinner einer Ausschreibung in Erfahrung gebracht worden?

Hat man eine Ausschreibung verloren, so kann es sinnvoll sein, das Unternehmen, welches die Ausschreibung gewonnen hat, genauer in Augenschein zu nehmen. Nach dem Motto „Lernen von den Gewinnern“ können so die Aussichten bei kommenden Ausschreibungen verbessert werden.



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