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DTAD Deutscher Auftragsdienst
Leitfaden
Ausschreibungen

AKTUELLES KAPITEL

Die E-Vergabe

Unter E-Vergabe versteht man die elektronische Abwicklung von Vergabeverfahren in Unterscheidung zur Abwicklung auf Papier. Maßgeblich ist hierfür die EU-Richtlinie 2014/24/EU (Art. 22, 35, 36), die sich am Beispiel der Vergabeverordnung so niederschlägt: „Für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten in einem Vergabeverfahren verwenden der öffentliche Auftraggeber und die Unternehmen grundsätzlich Geräte und Programme für die elektronische Datenübermittlung (elektronische Mittel)“ (§ 9 Abs. 1 VgV). Demnach gilt die E-Vergabe im Oberschwellenbereich ab 2018 als einzige zulässige Vergabeform. Angebote können bei zentralen Vergabestellen bereits ab dem 18.4.2017 nur noch in elektronischer Form abgegeben werden.

Die ausschließliche Zulässigkeit der E-Vergabe zielt auf Zeit- und Kosteneinsparungen sowie einen geringeren Bürokratieaufwand. Darüber hinaus erschwert die E-Vergabe Manipulationen. Auch erleichtert sie den Vergabestellen, der Verpflichtung nachzukommen, Vergabeunterlagen vollständig und kostenfrei zur Verfügung zu stellen. Bieter können die Unterlagen von der E-Vergabe-Plattform herunterladen. Der postalische Versand entfällt.

Ausnahmen von der verpflichtenden E-Vergabe sind zulässig, wenn:

  • physische Modelle verlangt werden (selten),
  • besonders schutzwürdige, sensible Daten auszutauschen sind (sehr selten),
  • eine bestimmte technische Ausstattung für die Teilnahme an der Vergabe notwendig wäre, die nicht allgemein vorausgesetzt werden kann (die seltenste Begründung einer Ausnahme).

Bieter sollten auf die Angebotsfrist achten, da mit deren Ablauf das Abschicken der Daten von einer Sekunde auf die nächste unmöglich wird. Andererseits profitieren sie von der Kontrollfunktion der Software, die z.B. auf fehlende Angaben hinweist.

Die mündliche Kommunikation mit der Vergabestelle ist unter den Bedingungen der E-Vergabe nur eingeschränkt möglich. Sie darf keine wesentlichen Bestandteile des Vergabeverfahrens betreffen und muss dokumentiert werden.

Zur Teilnahme an Vergaben auf E-Vergabe-Plattformen ist eine vorherige Anmeldung unabdingbar. Sie ist in der Regel nicht mit Kosten verbunden. Darüber hinaus müssen Bieter ihre Eignung nachweisen, z. B. in Form der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE). Diese ist ausschließlich in elektronischer Form ausfüllbar und gilt als vorläufiger Eignungsnachweis. Bescheinigungen werden von der Vergabestelle meist binnen einer Woche nach Angebotswertung angefordert. Perspektivisch soll die EEE Standard werden, so dass sich die umständliche Bearbeitung lohnt.

Grundlegend für die Teilnahme an der E-Vergabe ist die entsprechende technische Ausrüstung, die aber zunächst nicht über die allgemein übliche Ausstattung mit Computern und Internet hinausgeht. Die Ausnahme ist die für manche Ausschreibungen (noch) benötigte Karte samt Lesegerät zur Identifizierung per elektronischer Signatur. Alternativ erfolgt die Identifizierung per Signaturdatei. Es gibt die fortgeschrittene elektronische Signatur, welche die Prüfung der Authentizität und Unverfälschtheit der Daten ermöglichen und nur dort zulässig ist, wo die Schriftform nicht obligatorisch ist. Daneben besteht die qualifizierte elektronische Signatur, die dank eines qualifizierten Zertifikats rechtlich der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist. Welche Form der Signatur verlangt wird, entscheidet die Vergabestelle. Dort kann man auch eine Signatur beantragen.

Allerdings ist eine Signatur nach neuem Vergaberecht nicht mehr erforderlich, es genügt die Schriftform bzw. eine „Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger“ nach 126b BGB. Dies gilt aber zunächst nur für den Oberschwellenbereich, doch wird die Abschaffung der Signatur sukzessive auf den Unterschwellenbereich erweitert, indem die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) in den einzelnen Bundesländern in Kraft gesetzt wird. Bis dahin wird es noch Ausschreibungen geben, die eine elektronische Signatur erfordern. Ausnahmen werden auch späterhin u.a. besonders vertrauliche Beschaffungen, z.B. durch die Bundeswehr, bilden.

Diese Tabelle gibt eine Übersicht zu den verschiedenen E-Vergabe-Softwarelösungen:

Tabelle 4: Übersicht zu den verschiedenen E-Vergabe-Softwarelösungen

Wertgrenzen für Beschränkte Ausschreibungen / die Freihändige Vergabe in Bund und den Bundesländern für VOB



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