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DTAD Deutscher Auftragsdienst

Ausschreibungsmanagement

Der folgende Fahrplan führt die grundlegenden formalen Schritte eines Ausschreibungsverfahrens und die während der einzelnen Schritte aus Unternehmenssicht wichtigsten Aufgaben eines Bewerbers zusammen. Nur eine gleichzeitige Erfüllung der formalen Voraussetzungen eines Ausschreibungsverfahrens und der richtige Umgang mit den vergebenden Stellen können letztendlich zum Erfolg führen. Des Weiteren ist zu beachten, dass in verschiedenen Wirtschaftsbereichen spezielle formale und verfahrenstechnische Besonderheiten existieren, deren umfassende Darstellung den Rahmen dieses Leitfadens sprengen würde. Aus Unternehmenssicht gliedert sich die Teilnahme an einer Ausschreibung in fünf Schritte (siehe Abbildung 2).

Abbildung 2: Ausschreibungsmanagement in fünf Schritten

Ausschreibungsmanagement in fünf Schritten

  1. Die Recherche von geeigneten Ausschreibungen:
    • Erstellung eines Kompetenzprofils des eigenen Unternehmens. Produkte, Dienstleistungen, Kapazitäten, Referenzen, Zertifizierungen, Erfahrung und geografische Reichweite. Mangelt es an Referenzen oder Kapazitäten kann grundsätzlich über die Gründung einer Bewerber- oder Bietergemeinschaft oder durch das Aufsetzen einer geeigneten Verfügbarkeitserklärung auf die Ressourcen Dritter zurückgegriffen werden.
    • Recherche von Besonderheiten des Vergabeverfahrens abhängig vom Sektor in dem das eigene Unternehmen tätig ist. So gilt für die Bauindustrie eine eigene Verordnung oder für die IT-Service- und Softwareindustrie spezielle Ergänzungen zur VOL.
    • Recherche der Ausschreibungen in geeigneten Medien (z.B. DTAD Deutscher Auftragsdienst oder EuropeanTenders.de) vor dem Hintergrund des Leistungsprofils des eigenen Unternehmens. Konzentriert sich ein Unternehmen auf europäische oder nationale Ausschreibungen? Sind nur Öffentliche Ausschreibungen relevant oder soll auch ein Weg zu Beschränkten Ausschreibungen und zu Freihändigen Vergaben geebnet werden? Ist das Unternehmen dazu in der Lage den Absatzraum zu vergrößern, vielleicht sogar international tätig zu werden? Gibt es starke saisonale Schwanken in der staatlichen Nachfrage nach gewissen Gütern und Dienstleistungen, die vom Unternehmen ausgeglichen werden müssen?
  2. Angebotsvorbereitung:
    • Rechtzeitige Anforderung der Verdingungsunterlagen. Die Frist zur Anforderung darf nicht übersehen werden. Zahlung der Kosten für die Unterlagen ist nachzuweisen (so diese denn kostenpflichtig sind).
    • Analyse der Verdingungsunterlagen nach den geforderten Nachweisen, Fristen und Zuschlagskriterien.
    • Sammeln der geforderten Nachweise und wo diese fehlen das Besorgen von zulässigem Ersatz oder Eintrag in eine Präqualifikationsdatenbank.
    • Benennung eines für diese Ausschreibung Verantwortlichen im Unternehmen.
    • Erstellung eines „vorläufigen“ Leistungsverzeichnisses als Arbeitsgrundlage anhand der Vergabeunterlagen.
  3. Erstes Kontaktieren des Auftraggebers und Kontaktmanagement:
    • Gegebenenfalls Vorstellung des Unternehmens.
    • Mitteilung des für diese Ausschreibung Verantwortlichen, also eines Ansprechpartners für den Auftraggeber.
    • Wenn nötig, um Aufklärung und Spezifikationen bitten, um eine erste Version des Leistungsverzeichnisses zu konkretisieren oder Widersprüche und Unklarheiten in den Vergabeunterlagen aufzuklären.
    • Wenn nötig Schutz der eigenen Rechte durch unverzügliche Rüge bei Verstößen bzw. drohender Benachteiligung.
  4. Erstellung des Angebotes:
    • Kalkulation eines tragfähigen Angebots. In jedem Fall ist darauf zu achten, dass zugesagte Leistungen qualitativ hochwertig und termintreu erfüllt werden können. Nachverhandlungen, die in der Privatwirtschaft normal sind, werden von Vergabestellen in der Regel nicht durchgeführt.
    • Erneuter Kontakt zur Vergabestelle wenn es Unklarheiten gibt, die eine seriöse Kalkulation erschweren. Ausreichender Kontakt zur Vergabestelle qualifiziert einen Bieter und erhöht die Qualität des Angebotes aus Sicht der Vergabestelle. Hält sich die Kontakthäufigkeit zu einer Vergabestelle in einem vernünftigen Rahmen, wird es grundsätzlich für die Ernsthaftigkeit und die zuverlässigkeit eines Bieters sprechen.
    • Erstellung eines vollständigen und widerspruchsfreien Angebots. Im Falle der Abgabe eines unvollständigen Angebotes besteht in der Regel kein Anspruch auf Nachbesserungen. Ein widersprüchliches Angebot, etwa wenn beigelegte Preislisten und im Angebotstext genannte Preise von einander abweichen, ist ebenso ein Ausschlussgrund. Nachverhandlungen sind bei Ausschreibungen ausgeschlossen.
    • Sollte ein Nebenangebot zugelassen sein, können aus Sicht des Auftraggebers sinnvolle Ergänzungen in das Angebot aufgenommen werden. Ist dies nicht der Fall, so hat sich der Bieter strikt an die Verdingungsunterlagen zu halten. Nebenangebote müssen gleichwertig sein. Der Nachweis der Gleichwertigkeit ist vom Bieter zu erbringen.
    • Erscheint es zu diesem Zeitpunkt nicht möglich ein tragfähiges Konzept für ein Angebot zu erstellen, dann muss die Vergabestelle über die Gründe informiert werden. Mängel in den Vergabeunterlagen sind förmlich zu rügen, bevor das Angebot abgegeben wird. Bei einem vorzeitigen Rückzug aus dem Verfahren ist die Mitteilung an den Auftraggeber für zukünftige Ausschreibungen sehr wichtig. Unternehmen, die sich „seriös“ zurück gezogen haben, werden eher positiv in Erinnerung bleiben.
    • Formale Vollständigkeit prüfen, Beilegen aller geforderten Nachweise, Leisten aller Unterschriften und Beachtung der sonstigen Anforderungen. So dürfen z.B. keine eigenen AGB beigelegt werden und die Verdingungsunterlagen nicht verändert werden. Es besteht in der Regel keine Möglichkeit fehlende Nachweise nachzureichen und Formfehler können zu keinem Zeitpunkt nach Fristablauf ausgemerzt werden.
    • Rechtzeitigen Zugang des Angebotes, wenn möglich durch persönliche Übergabe des Angebots gewährleisten.
  5. Nachbearbeitung der Bewerbung:
    • Wird dem eigenen Unternehmen der Zuschlag erteilt, so lohnt es sich auf jeden Fall die Gründe für den Zuschlag in Erfahrung bringen.
    • Wird das Angebot des eigenen Unternehmens abgelehnt, ist es für die Verbesserung der zukünftigen Aussichten unerlässlich die Gründe für die Ablehnung in Erfahrung zu bringen. Auskunfts- und Informationsansprüche sind ggfl. durch einen förmlichen Antrag geltend zu machen.
    • Bekommt das eigene Unternehmen den Zuschlag nicht, so ist es grundsätzlich aufschlussreich, den Gewinner in Erfahrung zu bringen (bei europäischen Ausschreibungen wird man als Teilnehmer automatisch informiert und es gibt zudem allgemein zugängliche Vergabebekanntmachungen). Manche Unternehmen nehmen an nationalen Ausschreibungen nur teil, um den Gewinner der jeweiligen Ausschreibung in Erfahrung bringen zu können. So ist es ihnen möglich, als Zulieferer oder Subunternehmer Kontakt aufzunehmen.
    • Systematische Verarbeitung der Erfahrungen, um für zukünftige Angebote gewappnet zu sein (Fehleranalyse).
    • Der vergebenden Stelle gegenüber Interesse für zukünftige Ausschreibungen signalisieren, egal ob für die aktuelle Ausschreibung der Zuschlag erteilt wurde oder nicht.
    • Bei einer erfolgreichen Erledigung des Auftrages, sich auf jeden Fall eine Referenz ausstellen lassen.
Christa Schauer
Miriam Köster
DTAD - Team

Telefon: 0800 - 899 899 1
E-Mail: service@dtad.de

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