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DTAD Deutscher Auftragsdienst
Leitfaden
Ausschreibungen

AKTUELLES KAPITEL

Ausschreibungsmanagement

Der folgende Fahrplan führt die grundlegenden formalen Schritte eines Ausschreibungsverfahrens und die wichtigsten Aufgaben eines Bewerbers während dieser einzelnen Schritte aus Unternehmenssicht zusammen. Nur eine gleichzeitige Erfüllung der formalen Voraussetzungen eines Ausschreibungsverfahrens und der richtige Umgang mit den vergebenden Stellen können letztendlich zum Erfolg führen. Des Weiteren ist zu beachten, dass in verschiedenen Wirtschaftsbereichen spezielle formale und verfahrenstechnische Besonderheiten existieren, deren umfassende Darstellung den Rahmen dieses Leitfadens sprengen würde. Aus Unternehmenssicht gliedert sich die Teilnahme an einer Ausschreibung in fünf Schritte.

Abbildung 1: Ausschreibungsmanagement in fünf Schritten

Schwellenwerte und Wertgrenzen für Europäische Ausschreibungen und nationale Ausschreibungen am Beispiel Berlins

  1. Die Recherche von geeigneten Ausschreibungen:
    • Erstellung eines Kompetenzprofils des eigenen Unternehmens mit Produkten, Dienstleistungen, Kapazitäten, Referenzen, Zertifizierungen, Erfahrungen und geografischer Reichweite. Mangelt es an Referenzen oder Kapazitäten kann grundsätzlich über die Gründung einer Bewerber- oder Bietergemeinschaft oder durch das Aufsetzen einer geeigneten Verfügbarkeitserklärung auf die Ressourcen Dritter zurückgegriffen werden.
    • Recherche von Besonderheiten des Vergabeverfahrens je nach vorgegebener Vergabeverfahrensart
    • Recherche der Ausschreibungen in geeigneten Medien (z.B. DTAD Deutscher Auftragsdienst) vor dem Hintergrund des Leistungsprofils des eigenen Unternehmens. Konzentriert sich ein Unternehmen auf europäische oder nationale Ausschreibungen? Sind nur Öffentliche Ausschreibungen relevant oder soll auch ein Weg zu Beschränkten Ausschreibungen und zu Freihändigen Vergaben geebnet werden? Ist das Unternehmen dazu in der Lage, den Absatzraum zu vergrößern, vielleicht sogar international tätig zu werden? Gibt es starke saisonale Schwankungen in der staatlichen Nachfrage nach gewissen Gütern und Dienstleistungen, die vom Unternehmen ausgeglichen werden müssen?
  2. Angebotsvorbereitung:
    • Rechtzeitige Anforderung der Vergabeunterlagen. Die Frist zur Anforderung darf nicht übersehen werden. Die Zahlung der Kosten für die Unterlagen ist nachzuweisen (so diese denn kostenpflichtig sind).
    • Analyse der Vergabeunterlagen nach den geforderten Nachweisen, Fristen und Zuschlagskriterien.
    • Sammeln der geforderten Nachweise und im Falle des Fehlens derselben das Besorgen von zulässigem Ersatz oder der Eintrag in eine Präqualifizierungsdatenbank.
    • Benennung eines für diese Ausschreibung Verantwortlichen im Unternehmen.
    • Erstellung eines „vorläufigen“ Leistungsverzeichnisses als Arbeitsgrundlage mithilfe der Vergabeunterlagen.
  3. Erstes Kontaktieren des Auftraggebers und Kontaktmanagement:
    • Gegebenenfalls Vorstellung des Unternehmens.
    • Mitteilung des für diese Ausschreibung Verantwortlichen, daher eines Ansprechpartners für den Auftraggeber.
    • Wenn nötig, um Aufklärung und Spezifikationen bitten, um eine erste Version des Leistungsverzeichnisses zu konkretisieren oder Widersprüche und Unklarheiten in den Vergabeunterlagen aufzuklären.
    • Wenn nötig Schutz der eigenen Rechte durch unverzügliche Rüge bei Verstößen bzw. drohender Benachteiligung.
  4. Erstellung des Angebotes:
    • Kalkulation eines tragfähigen Angebots. In jedem Fall ist darauf zu achten, dass zugesagte Leistungen qualitativ hochwertig und termintreu erfüllt werden können. Nachverhandlungen, die in der Privatwirtschaft normal sind, werden von Vergabestellen in der Regel nicht durchgeführt.
    • Erneuter Kontakt zur Vergabestelle, wenn es Unklarheiten gibt, die eine seriöse Kalkulation erschweren. Ausreichender Kontakt zur Vergabestelle qualifiziert einen Bieter und erhöht die Qualität des Angebotes aus Sicht der Vergabestelle. Hält sich die Kontakthäufigkeit zu einer Vergabestelle in einem vernünftigen Rahmen, spricht dies grundsätzlich für die Ernsthaftigkeit und die Zuverlässigkeit eines Bieters.
    • Erstellung eines vollständigen und widerspruchsfreien Angebots. Im Falle der Abgabe eines unvollständigen Angebotes besteht in der Regel kein Anspruch auf Nachbesserungen. Ein widersprüchliches Angebot, etwa wenn beigelegte Preislisten und im Angebotstext genannte Preise voneinander abweichen, ist ebenso ein Ausschlussgrund. Nachverhandlungen sind bei Ausschreibungen ausgeschlossen.
    • Sollte ein Nebenangebot zugelassen sein, können aus Sicht des Auftraggebers sinnvolle Ergänzungen in das Angebot aufgenommen werden. Ist dies nicht der Fall, so hat sich der Bieter strikt an die Vergabeunterlagen zu halten. Nebenangebote müssen gleichwertig sein. Der Nachweis der Gleichwertigkeit ist vom Bieter zu erbringen.
    • Erscheint es zu diesem Zeitpunkt nicht möglich, ein tragfähiges Konzept für ein Angebot zu erstellen, dann muss die Vergabestelle über die Gründe informiert werden. Mängel in den Vergabeunterlagen sind förmlich zu rügen, bevor das Angebot abgegeben wird. Bei einem vorzeitigen Rückzug aus dem Verfahren ist die Mitteilung an den Auftraggeber für zukünftige Ausschreibungen sehr wichtig. Unternehmen, die sich „seriös“ zurückgezogen haben, werden eher positiv in Erinnerung bleiben.
    • Formale Vollständigkeit prüfen: der geforderten Nachweise, der Unterschriften und der sonstigen Anforderungen. So dürfen z.B. keine eigenen AGB beigelegt werden und die Vergabeunterlagen nicht verändert werden. Es besteht in der Regel keine Möglichkeit, fehlende Nachweise nachzureichen und Formfehler können zu keinem Zeitpunkt nach Fristablauf ausgemerzt werden.
    • Rechtzeitige Zustellung des Angebotes, wenn möglich durch persönliche Übergabe des Angebots gewährleisten.
  5. Nachbereitung der Bewerbung:
    • Wird dem eigenen Unternehmen der Zuschlag erteilt, so lohnt es sich auf jeden Fall, die Gründe für den Zuschlag in Erfahrung zu bringen.
    • Wird das Angebot des eigenen Unternehmens abgelehnt, ist es für die Verbesserung der zukünftigen Aussichten unerlässlich, die Gründe für die Ablehnung in Erfahrung zu bringen. Auskunfts- und Informationsansprüche sind gegebenenfalls durch einen förmlichen Antrag geltend zu machen.
    • Bekommt das eigene Unternehmen den Zuschlag nicht, so ist es grundsätzlich aufschlussreich, den Gewinner in Erfahrung zu bringen (bei europäischen Ausschreibungen wird man als Teilnehmer automatisch informiert und es gibt zudem allgemein zugängliche Vergabebekanntmachungen). Manche Unternehmen nehmen an nationalen Ausschreibungen nur teil, um den Gewinner der jeweiligen Ausschreibung in Erfahrung bringen zu können. So ist es ihnen möglich, als Zulieferer oder Subunternehmer Kontakt aufzunehmen.
    • Systematische Verarbeitung der Erfahrungen, um für zukünftige Angebote gewappnet zu sein (Fehleranalyse).
    • Der vergebenden Stelle gegenüber Interesse an zukünftigen Ausschreibungen signalisieren, unabhängig davon, ob für die aktuelle Ausschreibung der Zuschlag erteilt wurde oder nicht.
    • Bei einer erfolgreichen Auftragsabwicklung auf jeden Fall eine Referenz ausstellen lassen.


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